Büroorganisation

Kein Tag vergeht ohne Büroarbeit, denn das Büro ist das Herz der Unternehmensführung im Landservice-Betrieb. Sämtliche Arbeiten im Betrieb - ob im Laden, im Café, in der Ferienwohnung oder auf dem Hof – alle sind eng verbunden mit Arbeitsprozessen im Büro.

Viele unterschätzen diese Zusammengehörigkeit und den damit verbundenen Wert der Büroarbeit. Die Erfahrung in der Praxis jedoch zeigt: Ist das Büro gut organisiert, läuft vieles leichter – nicht nur im Büro, sondern im gesamten Betrieb. Auf dieser Seite finden Sie das nötige Werkzeug für Veränderungen.

Netzwerk-Agrarbüro: Alles Wesentliche rund ums (Agrar-)Büro finden Sie auf der Website www.netzwerk-agrarbuero.de in den Rubriken „Büroorganisation“ und „Personalverwaltung“:

•  Büro und Arbeitsplatz einrichten
•  Ablage organisieren - Papier und PC
•  Strukturieren und Organisieren
•  Personalverwaltung und Zeiterfassung
•  PC-Tipps und Digitalisierung

Agrarbüro-Newsletter: Mit dem kostenfreien Agrarbüro-Newsletter meistern Sie Ihre Büroarbeit! Kostenfrei und zum Monatsende kommt er zu Ihnen. Sicher ist dann auch ein Tipp für Ihr Büro dabei! Zur Anmeldung

• Das Büro ist nicht sehr einladend
  Sorgen Sie für ein gut erreichbares Büro und gut ausgestattete Arbeitsplätze – für sich selbst und auch für Ihre Beschäftigten. Kurze Wege, Schreibtisch, Lichteinfall, Möbel, praktische Geräte - all das hat großen Einfluss auf die Zufriedenheit und Leistungsbereitschaft bei der Büroarbeit. Sind erstmal die räumlichen, ergonomischen (arbeitsgesundheitlichen) und technischen Voraussetzungen geschaffen und das Büro ist so gestaltet, dass es einladend wirkt, läuft vieles schon fast von allein. Und Sie können sich auf das Wesentliche konzentrieren – Ihre Kunden, Ihren Service, Ihr Geschäft.
• Die Ablage ist nicht strukturiert und führt zu Suchzeiten
  Suchzeiten sind verlorene Arbeitszeit. Beschriften Sie alles klar und verständlich, insbesondere Aktenordner (Rückenschild + Inhaltsverzeichnis), Ablagefächer, Mitarbeiterfächer und Mappen. Trennen Sie sichtbar gewerbliche Betriebe von der Landwirtschaft. Die Beschriftung ist eine sehr wirkungsvolle Methode, um die Organisation und vor allem Orientierung zu verbessern. Ist die Ablage-Struktur nicht ganz klar, besprechen Sie mit allen, die beteiligt sind, wie die Ablage erfolgen soll. Wer an der Entscheidung beteiligt ist, hält sich sicher auch gerne an die Abmachung – diese muss die Arbeit auf jeden Fall erleichtern!
• Wer soll´s machen?
  Die Büroarbeit sollte je nach Umfang auf mehrere Schultern verteilt werden. Meistens sind es Chef und Chefin des Landservice-Betriebes, die sich die laufenden Büro-Aufgaben teilen. Aber nicht immer reicht die Arbeitskraft aus. Das belastet die Familie und den Betrieb. Prüfen Sie, ob eine Fremdarbeitskraft eingestellt werden kann, im Büro oder auch an anderer Stelle, so dass Sie selbst mehr Zeit fürs Büro haben. Wer aus der Familie könnte noch im Büro einsteigen, wo sind vielleicht noch unentdeckte Talente? Wo kann Digitalisierung oder ein externer Service die Arbeit erleichtern?
• Der tägliche Stress und keine Zeit
  Ihr Landservice-Unternehmen hält Sie stets auf Trab. Prüfen Sie ab und an Aufgaben kritisch: Muss ich das selbst machen oder macht jemand anderes das vielleicht viel besser und viel lieber, so dass ich delegieren kann? Muss ich die Arbeit so machen wie immer, oder kann ich etwas anders machen, also rationalisieren? Muss ich das wirklich jetzt sofort machen und mich wieder unter Druck setzen, oder kann ich die Aufgabe auch auf einen späteren Termin verlegen und einen Termin machen? Muss eine bestimmte Aufgabe überhaupt gemacht werden, oder kann sie eigentlich auch wegfallen?
• Viel Papier statt PC
  Buchhaltung, Bestellungen, Buchungen und viele andere Arbeitsprozesse laufen häufig noch in Papierform, wobei die Digitalisierung Alternativen bietet. Bei vielen und komplexen Aufgaben kann ein Software-Programm die Arbeit wesentlich erleichtern und effizienter machen. Digitale Kompetenz aller Beteiligten wird erforderlich. Probieren Sie Software-Programme aus. Die meisten Anbieter ermöglichen einen kostenfreien Testlauf.

• Notfall-Checkliste: Was tun, wenn plötzlich jemand ausfällt? Für diesen Fall sollte jeder Betrieb vorsorgen. Die Notfall-Checkliste zur Eigenkontrolle hilft an das Wesentliche zu denken. Was ist schon da, was fehlt noch? Die Checkliste finden Sie ab Seite 7: Download Broschüre mit Notfall-Checkliste 2 MB
• Basis-Check Büroorganisation für Landservice-Betriebe: Wählen Sie einen Bereich aus und erkennen Sie, wo Sie etwas verändern möchten. Dann gleich beginnen! Kleine Schritte sind der Anfang, wenn Sie Ihr Büro verändern wollen. Download Basis-Check Büroorganisation Landservice-Betrieb 1 MB
• Musteraktenplan für Landservice-Betriebe: Auf dieser Mind-Map sehen Sie alle Sachgebiete auf einen Blick. Es ist ein Beispiel, dass als Vorlage dienen kann. Die Ablagestruktur für Ihre Aktenordner oder für den Dateimanager im PC sollten Sie immer individuell anpassen! Download Mind-Map Musteraktenplan Landservice-Betrieb 68 KByte

• Online-Seminare: Die Zeit ist knapp und Sie möchten den Betrieb nicht verlassen? Mit dem Online-Seminar informieren Sie sich zu Hause in Ihrem Büro. Für Landservice-Betriebe ist im Bereich Weiterbildung insbesondere die Rubrik „Landservice und WiN“ interessant.
• Online-Beratung: Sie haben wenig Zeit und möchten Ihre Anfrage einfach online besprechen? Wir nutzen Microsoft Teams, teilen mit Ihnen den Bildschirm und können gemeinsam Bilder, Büro-Skizzen oder Texte besprechen. Keiner muss sich auf den Weg machen, alles geht per PC. Rufen Sie uns gerne an!
• E-Learning „Büromanagement im landwirtschaftlichen Unternehmen“ mit rund 20 Selbstlernmodulen. Das Lernangebot richtet sich an all diejenigen, die neu in einem Agrarbüro anfangen und keine oder wenig Vorkenntnisse im landwirtschaftlichen Bereich haben. Ebenso ist das Angebot für Interessierte, die ihr Wissen festigen oder auffrischen und das Selbstlernen als neuen Lernweg probieren wollen.