Belege online und E-Rechnung
E-Rechnung: Fit für den nächsten digitalen Schritt im Büro
Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine
wichtige Änderung in Kraft: Alle landwirtschaftlichen und gartenbaulichen Unternehmen sind dann – wie
alle anderen Unternehmen auch - gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu
können. Ihre individuellen weiteren Schritte im Agrarbüro sind nun davon abhängig
welches Buchführungsprogramm Ihre Steuerberatung nutzt und wie digital die Zusammenarbeit bereits
ist.
In vielen Fällen reicht eine Anpassung durch den Software-Anbieter aus, und
Sie können dann in Kürze die neue Anwendung zum Empfang und zur Bearbeitung der E-Rechnung
anwenden.
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen kann über die gesetzliche Vorgabe hinaus den Rechnungsverkehr effizienter, schneller und umweltfreundlicher gestalten. Das bedeutet, dass Sie alle Rechnungen in einem elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erhalten und verarbeiten werden. Das reduziert die Papierarbeit und auch die PC-Arbeit erheblich und bringt Sie auf dem Weg zum papierlosen Büro wieder einen Schritt weiter.
Wir empfehlen, sich frühzeitig auf diese Änderung vorzubereiten, indem Sie sich individuell informieren und Schulungen in Betracht ziehen. So stellen Sie sicher, dass die Arbeit im Agrarbüro reibungslos weiterlaufen kann, wenn die neue Regelung am 1. Januar 2025 in Kraft tritt.
Nehmen Sie sich etwas Zeit! Wir haben hilfreiche Informationsquellen für Sie ausgesucht. Die Liste der Anbieter ist natürlich nicht abschließend. Aber so haben Sie einen Einstieg und sind auf wichtige Gespräche mit Ihrer Steuerberatung oder Ihrer IT-Diensteistung gut vorbereitet. Und Sie sind fit für den nächsten Schritt zum digitalen Agrarbüro!
Informationen zur E-Rechnung:
► Tipp: Schauen Sie sich auch Informationen von Anbietern an, die Sie vielleicht nicht kennen. Das Prinzip der E-Rechnung ist grundlegend für alle gleich. So finden Sie am besten Darstellungen, die für Sie individuell am verständlichsten sind. Wir haben Texte, Graphiken, Videos und Podcasts ausgewählt.
FAQ zum Thema E-Rechung:
Informationen des Bundesminsteriums des Innern und für Heimat
Nlb
E-Rechnung (Informationen zur E-Rechnung und zu kostenlosen Infoveranstaltungen)
Land-Data
E-Rechnung: Empfang, Verarbeitung & Versand (Informationen und Hinweis auf Farm Book von Just Farming)
E-Rechnung: Das müssen Sie jetzt wissen (Informationen und Hinweis auf Farm Book von Just Farming)
Datev
E-Rechnung mit DATEV (Informationen und kurze Videos)
E-Rechnungen in Unternehmen empfangen und verarbeiten (mit einer anschaulichen Graphik bei Klick auf die Schaltflächen „Per Post / E-Mail“ und „Per Dokumentenmanagementsystem“ zu der Frage „Wie erhalten Sie heute Eingangsrechnungen?“
Wolters Kluwer
Addison
E-Rechnung
Beispiel für die Zusammenarbeit mit Steuerberatung und
Mandant
WISO MeinBüro
Video 8:48: E-Rechnung ab 2025 Pflicht: Das müssen Selbstständige jetzt wissen (Gut verständlich und sachlich im Interview erklärt)
Lexoffice
STEUERFIT für Selbständige (Werbung für Lexoffice)
Video 9:38: E-Rechnung: Pflicht ab 2025! Alles was Selbstständige jetzt wissen müssen (Hinweis: Das Video beginnt mit einer recht langen Werbung für Lexoffice 2:43 Min. Klicken Sie auf „Überspringen“, um direkt zur Information zu den E-Rechnungen zu gelangen – sehr euphorische Darstellung, aber alles wird gut erklärt.)
ELO
Podcast 41:40: ELO-Talk ECM-Podcast ca. 42 Min. Informatiove und ausführliche Erklärungen aus steuerlicher, technischer und praktischer Sicht. (Hinweis: Der Verkauf von ELOoffice wurde nach Information von ELO eingestellt, der Support für die Lösung wird allerdings bis zum 31.12.2026 weiterhin zur Verfügung stehen. Die weiteren Produktlinien ELOprofessional und ELOenterprise für Projekte mit bis zu mehr als 10 Anwendern stehen weiterhin zur Verfügung.)
IHK
Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen (Informationen der IHK)
Haufe
Verpflichtung zur elektronischen Rechnung (sehr ausführliche Information der haufe-Onlnine-Redaktion)
ELSTER Ihr Online-Finanzamt
Landwirtschaftliche Unternehmen sollten auch weiterhin betriebsindividuelle Lösungen für den Empfang und später auch für die Erstellung von E-Rechnungen finden. Gut zu wissen ist aber vielleicht auch, dass die Finanzverwaltung auf dem Portal ELSTER Ihr Online-Finanzamt die Möglichkeit geschaffen hat, E-Rechnungen zu visualisieren. Es sind nur xml-Dateitypen erlaubt. Portal ELSTER Ihr Online-Finanzamt
Resümee: Was ist also zu tun?
- Grundsätzlich: Nutzen Sie regelmäßig den PC und informieren Sie sich. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen geht weiter. Je mehr Sie mit dem PC und den Fachbegriffen vertraut sind, umso besser. Einfach dranbleiben!
- Eine E-Mail-Adresse haben Sie sicherlich. Wenn nicht, müsste sie eingerichtet werden. Ideal ist eine separate Adresse, die nur dem Empfang von Rechnungen dient.
- X-Rechnung oder ZUGFerD: Wenn Sie eine Rechnung erhalten, müssen Sie diese lesen können, um die Überweisung zu tätigen. Das ZUGFerD-Format hat einen lesbaren Teil, und Sie erkennen, welchen Betrag Sie wohin überweisen müssen. Eine X-Rechnung besteht nur aus dem strukturierten Datensatz, und Sie benötigen eine Software, um die Rechnung lesen zu können - also zu erfahren, wie hoch zum Beispiel der Rechnungsbetrag ist. Erkundigen Sie sich bei Ihren Hauptlieferanten, welches Format diese verwenden werden.
- Sprechen Sie mit Ihrem IT-Dienstleiser und den Software-Anbietern, deren Software Sie bereits im Einsatz haben. Buchhaltungsprogramm, Rechnungsprogramm, Farmmanagementsystem, Dokumentenmanagementsystem, Warenwirtschaftssystem etc. Fragen Sie, ob die E-Rechnungsverarbeitung nach Posteingang per E-Mail rechtssicher gemäß GoBD möglich ist. Das wird in der Regel der Fall sein. Die Software-Firmen arbeiten daran oder haben die Funktionen bereits eingerichtet.
- Informieren Sie sich, wenn Sie in Zukunft selbst auch E-Rechnungen schreiben müssen. Das ist Anfang 2025 noch nicht der Fall, kommt aber nach einer Übergangsfrist auch auf die Unternehmen zu. Auch hierbei erkundigen Sie sich bei den Ihnen bekannten Software-Anbietern oder bei Ihrer Bank, die Ihnen bereits das Online-Banking zur Verfügung stellt.
- Sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung. Die Kanzleien haben in der Regel ein gutes Netzwerk und können vielleicht konkrete Software-Empfehlungen geben, die mit der Steuerkanzlei-Software gut zusammenpasst.
- Sprechen Sie mit Ihren Hauptlieferanten, und fragen Sie nach, welche Umstellungen bei der Rechnungsstellung zu erwarten sind.
Welche Software für die digitale Belegablage?
Belege für die landwirtschaftliche Buchführung können auf vielen Wegen digital abgelegt und zur Steuerberatung weitergeleitet werden. Immer mehr Software-Programme ermöglichen diesen digitalen Schritt im Agrarbüro, doch die Auswahl des passenden Tools ist nicht immer einfach.
Die meisten Software-Anbieter ergänzen ihre Programme immer weiter, um möglichst viele Funktionen abzudecken. Das macht es leider oft für den Laien umso unverständlicher. Wir erklären einige Begriffe, die das Verständnis erleichtern, wenn Sie mit dem Software-Anbieter sprechen oder auf dessen Website unterwegs sind:
Was sind die GoBD?
Die GoBD sind bei der elektronischen Buchführung, und damit auch bei der digitalen Belegablage, zu beachten, damit das Finanzamt die Buchführung nicht beanstandet. GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD sind Bestandteil (Anhang 64) des Amtlichen AO-Handbuches. Unter Punkt 4. Belegwesen (Belegfunktion) sind Angaben zur elektronischen Belegführung aufgezeigt. Zu den GoBD - Anhang 64 (siehe RN 61)
Was bedeutet GoBD konform?
Wer im Internet nach Software-Lösungen zur digitalen Belegablage sucht findet in dem Zusammenhang oft die Angabe „GoBD konform“. Das heißt, dass bestimmte Grundsätze der GoBD mit der Software erfüllt werden können, zum Beispiel die Unveränderbarkeit von Belegen. Aber Achtung! Letztendlich sind die Bedienung und der Umgang mit der Software und die Arbeitsschritte der Buchführung insgesamt, einschließlich Belegablage, entscheidend dafür, ob es keine Beanstandungen vom Finanzamt gibt und die Buchführung damit ordnungsgemäß ist.
Was bedeutet revisionssicher?
Die digitale Belegablage (Archivierung) muss revisionssicher sein, daher wird dieser Begriff ebenfalls im Zusammenhang mit Software-Lösungen für die Buchführung und Belegablage oft gebraucht. Revision bedeutet so viel wie Überprüfung oder Kontrolle. Wird eine Software bzw. der Speicherplatz (häufig "Cloud") als revisionssicher bezeichnet, ist gemeint, dass die Aufbewahrung der Belege einer Prüfung – hier insbesondere durch das Finanzamt – aus technischer Sicht standhalten kann. Die Belege müssen zum Beispiel nach 10 Jahren auffindbar und noch lesbar sein.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation, die ebenfalls laut GoBD vorgeschrieben ist, ist eine wichtige und hilfreiche Grundlage für Arbeitsschritte in der Buchführung und Belegablage. In der Verfahrensdokumentation wird zum Beispiel festgelegt und dokumentiert, wie die Abfolge der Belegbearbeitung im Unternehmen erfolgt. Wer darf Belege einscannen? Womit wird gescannt? Welches Programm wird eingesetzt? Wer ist verantwortlich? Diese und mehr Fragen und Antworten sind Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Unter Punkt 10 der GoBD (Randnummer 151) sind Informationen zur Verfahrensdokumentation zu finden. Zu den GoBD (siehe RN 151).
Belege digital zum Steuerbüro?
Einfach online weiterleiten, das reicht oft aus für die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung, damit keine Akten mehr hin und her transportiert werden müssen. Eingescannte Belege oder Belege, die bereits elektronisch im Betrieb angekommen sind, werden nur noch digital (online) zum Steuerbüro übermittelt. Oder das Steuerbüro hat Zugriffsrechte auf den Speicherplatz. Das Steuerbüro erledigt dann die Buchführung. Für diesen Belegtransfer gibt es spezielle Software-Lösungen, die beiden Seiten die Bearbeitung erleichtern. In der Regel ist es ein Tool, das zur Buchhaltungs-Software der Steuerkanzlei oder Buchstelle passt. Deshalb sollten Überlegungen fürs Agrarbüro vorab mit der Steuerberatung besprochen werden.
Papierloses Büro?
Sollen „nur“ die Belege für die Buchführung mit der Software erfasst werden, oder sollen auch andere Dokumente, wie zum Beispiel Verträge, Formulare und Schriftverkehr mit Behörden oder Unternehmen, mit denen man zusammenarbeitet, digital erfasst und ebenso abgelegt, verteilt und verwaltet werden? Hier kommen GoBD konforme Dokumentenmanagementsysteme ins Spiel. Diese bieten noch mehr Möglichkeiten, können zum Beispiel auch E-Mails und Dateien aus dem Office-Programm verwalten. Die Schaltflächen und Funktionen sind dabei in das Office-Programm integriert. Die Buchführungsbelege sind praktisch „nur“ ein Teil der Dokumente, die diese Programme digital verwalten können. Es gibt auch Programme, die den kompletten Workflow (Arbeitsprozess) eines Unternehmens abbilden. Das sind sogenannte ERP-Systeme (Enterprise Ressource Planning).
Die Lösung finden – aber wie?
- Oft bietet das Steuerbüro direkt eine Lösung an, um die Belege online an die Steuerkanzlei oder die Buchstelle zu übermitteln. Sie unterstützt die Betriebe auch bei der Auswahl des passenden Scanners. Damit kann die Lösung schnell gefunden sein.
- Aber auch andere Software-Lösungen bieten sich an, so zum Beispiel branchenunabhängige Dokumentenmanagement-Systeme. Eine Schnittstelle/Möglichkeit für den Belegtransfer zur Software der Steuerkanzlei muss dann vorhanden sein.
- Halten Sie insbesondere Ausschau danach, ob die Software GoBD konform und die Archivierung der Belege revisionssicher ist. Besuchen Sie Online-Schulungen von Software-Anbietern oder rufen Sie direkt an, und stellen Sie Ihre Fragen. Testen Sie das Programm, ob es zu Ihnen und Ihren Mitarbeitenden im Büro passt.
- Sprechen Sie vorab mit Ihrer Steuerberatung, wenn Sie für sich eine Software ausfindig gemacht haben und überlegen diese einzusetzen. Klären Sie, ob die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro, insbesondere der Belegtransfer damit reibungslos ablaufen kann. Zunehmend kommen die Steuerberatungen auch auf ihre Mandanten zu.