Belege online und E-Rechnung

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich weiterhin Papierrechnungen verwenden. Andere elektronische Formate wie PDF dürfen während der Übergangsfrist ebenfalls genutzt werden, sofern der Empfänger zustimmt.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt dies dann grundsätzlich für Unternehmen im inländischen B2B-Bereich, und die letzte Übergangsfrist endet. Es gibt einige gesetzliche Ausnahmen, siehe unten FAQ Bundesfinanzministerium.

Behalten Sie die Fristen im Blick, und bereiten Sie sich auf die Umstellung zur Rechnungserstellung rechtzeitig vor. Nehmen Sie bei Bedarf Kontakt zu Ihren Software-Anbietern auf. 

Für das inzwischen etablierte Empfangen von E-Rechnungen hat sich eine separate E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang bewährt, zum Beispiel „rechnungen@ihrbetrieb.de“ oder "eingangsrechnungen@ihrbetrieb.de“ oder auch „buchhaltung@ihrbetrieb.de“.

Die gebräuchlichen Formate für E-Rechnungen sind XRechnung und ZUGFeRD. Während ZUGFeRD in der Regel eine für Menschen lesbare PDF-Darstellung mit den strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format kombiniert, basiert die XRechnung auf strukturierten XML-Daten. Für die Anzeige und Verarbeitung einer XRechnung benötigen Sie einen geeigneten Viewer oder eine entsprechende Softwarelösung. Viele Beleg- und Buchhaltungslösungen bieten diese Funktion bereits an. Auch ELSTER, das Online-Finanzamt, stellt hierfür einen kostenlosen Viewer zur Verfügung (siehe unten in der Liste). 

Informationen zur E-Rechnung: 

Bundesfinanzministerium

Informationen des Bundesfinanzministeriums Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025. Stand: März 2026 

Nlb

E-Rechnung (Informationen zur E-Rechnung, Übersicht im Info-Flyer, Videos)

Land-Data

E-Rechnung: Empfang, Verarbeitung & Versand (Informationen für Buchstellen und Selbstbucher )

E-Rechnung: Das müssen Sie jetzt wissen (Informationen und Hinweis auf Farm Book von Just Farming)

E-Rechnung in der Landwirtschaft Just Farming

Datev

E-Rechnung mit DATEV (Informationen und kurze Videos)

FAQ E-Rechnungen

Datev-E-Rechnungsplattform (Informationen zum Umsatzsteuermeldesystem)

E-Rechnungen in Unternehmen empfangen und verarbeiten (mit einer anschaulichen Graphik bei Klick auf die Schaltflächen „Per Post / E-Mail“ und „Per Dokumentenmanagementsystem“ zu der Frage „Wie erhalten Sie heute Eingangsrechnungen?“

Wolters Kluwer

E-Rechungsprozesse - mit ADDISON 
Beispiel für die Zusammenarbeit mit Steuerberatung und Mandant (Addison Direkt)

WISO MeinBüro

Video 8:48: E-Rechnung ab 2025 Pflicht: Das müssen Selbstständige jetzt wissen (Gut verständlich und sachlich im Interview erklärt)

ELO

Podcast 41:40: ELO-Talk ECM-Podcast ca. 42 Min. Informatiove und ausführliche Erklärungen aus steuerlicher, technischer und praktischer Sicht. 

IHK

Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen (Informationen der IHK Darmstadt)

IHK Nordrhein-Westfalen mit weiterführenden Links

ELSTER Ihr Online-Finanzamt

Landwirtschaftliche Unternehmen sollten auch weiterhin betriebsindividuelle Lösungen für den Empfang und später auch für die Erstellung von E-Rechnungen finden. Gut zu wissen ist aber vielleicht auch, dass die Finanzverwaltung auf dem Portal ELSTER Ihr Online-Finanzamt die Möglichkeit geschaffen hat, E-Rechnungen zu visualisieren. Es sind nur xml-Dateitypen erlaubt. Portal ELSTER Ihr Online-Finanzamt 

Belege für die landwirtschaftliche Buchführung können auf vielen Wegen digital abgelegt und zur Steuerberatung weitergeleitet werden. Immer mehr Software-Programme ermöglichen diesen digitalen Schritt im Agrarbüro, doch die Auswahl des passenden Tools ist nicht immer einfach.

Die meisten Software-Anbieter ergänzen ihre Programme immer weiter, um möglichst viele Funktionen abzudecken. Das macht es leider oft für den Laien umso unverständlicher. Wir erklären einige Begriffe, die das Verständnis erleichtern, wenn Sie mit dem Software-Anbieter sprechen oder auf dessen Website unterwegs sind:

Was sind die GoBD?

Die GoBD sind bei der elektronischen Buchführung, und damit auch bei der digitalen Belegablage, zu beachten, damit das Finanzamt die Buchführung nicht beanstandet. GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD sind Bestandteil (Anhang 64) des Amtlichen AO-Handbuches. Unter Punkt 4. Belegwesen (Belegfunktion) sind Angaben zur elektronischen Belegführung aufgezeigt. Zu den GoBD - Anhang 64 (siehe RN 61)

Was bedeutet GoBD konform?

Wer im Internet nach Software-Lösungen zur digitalen Belegablage sucht findet in dem Zusammenhang oft die Angabe „GoBD konform“. Das heißt, dass bestimmte Grundsätze der GoBD mit der Software erfüllt werden können, zum Beispiel die Unveränderbarkeit von Belegen. Aber Achtung! Letztendlich sind die Bedienung und der Umgang mit der Software und die Arbeitsschritte der Buchführung insgesamt, einschließlich Belegablage, entscheidend dafür, ob es keine Beanstandungen vom Finanzamt gibt und die Buchführung damit ordnungsgemäß ist.

Was bedeutet revisionssicher?

Die digitale Belegablage (Archivierung) muss revisionssicher sein, daher wird dieser Begriff ebenfalls im Zusammenhang mit Software-Lösungen für die Buchführung und Belegablage oft gebraucht. Revision bedeutet so viel wie Überprüfung oder Kontrolle. Wird eine Software bzw. der Speicherplatz (häufig "Cloud") als revisionssicher bezeichnet, ist gemeint, dass die Aufbewahrung der Belege einer Prüfung – hier insbesondere durch das Finanzamt – aus technischer Sicht standhalten kann. Die Belege müssen zum Beispiel nach 10 Jahren auffindbar und noch lesbar sein.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation, die ebenfalls laut GoBD vorgeschrieben ist, ist eine wichtige und hilfreiche Grundlage für Arbeitsschritte in der Buchführung und Belegablage. In der Verfahrensdokumentation wird zum Beispiel festgelegt und dokumentiert, wie die Abfolge der Belegbearbeitung im Unternehmen erfolgt. Wer darf Belege einscannen? Womit wird gescannt? Welches Programm wird eingesetzt? Wer ist verantwortlich? Diese und mehr Fragen und Antworten sind Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Unter Punkt 10 der GoBD (Randnummer 151) sind Informationen zur Verfahrensdokumentation zu finden. Zu den GoBD (siehe RN 151).

Belege digital zum Steuerbüro?

Einfach online weiterleiten, das reicht oft aus für die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung, damit keine Akten mehr hin und her transportiert werden müssen. Eingescannte Belege oder Belege, die bereits elektronisch im Betrieb angekommen sind, werden nur noch digital (online) zum Steuerbüro übermittelt. Oder das Steuerbüro hat Zugriffsrechte auf den Speicherplatz. Das Steuerbüro erledigt dann die Buchführung. Für diesen Belegtransfer gibt es spezielle Software-Lösungen, die beiden Seiten die Bearbeitung erleichtern. In der Regel ist es ein Tool, das zur Buchhaltungs-Software der Steuerkanzlei oder Buchstelle passt. Deshalb sollten Überlegungen fürs Agrarbüro vorab mit der Steuerberatung besprochen werden.

Papierloses Büro?

Sollen „nur“ die Belege für die Buchführung mit der Software erfasst werden, oder sollen auch andere Dokumente, wie zum Beispiel Verträge, Formulare und Schriftverkehr mit Behörden oder Unternehmen, mit denen man zusammenarbeitet, digital erfasst und ebenso abgelegt, verteilt und verwaltet werden? Hier kommen GoBD konforme Dokumentenmanagementsysteme ins Spiel. Diese bieten noch mehr Möglichkeiten, können zum Beispiel auch E-Mails und Dateien aus dem Office-Programm verwalten. Die Schaltflächen und Funktionen sind dabei in das Office-Programm integriert. Die Buchführungsbelege sind praktisch „nur“ ein Teil der Dokumente, die diese Programme digital verwalten können. Es gibt auch Programme, die den kompletten Workflow (Arbeitsprozess) eines Unternehmens abbilden. Das sind sogenannte ERP-Systeme (Enterprise Ressource Planning).