E-Mail-Knigge

Manchmal ist es gar nicht so einfach, bei einer geschäftlichen E-Mail den richtigen Ton zu treffen. Wer will, dass seine E-Mails beim Empfänger "gut ankommt", also einen guten Eindruck macht, der sollte die folgenden Tipps beachten.

1. Betreff
Die Betreffzeile sollte kurz und aussagekräftig sein, damit der Empfänger sofort weiß worum es geht. Ein klares Stichwort oder ein kurzer aussagefähiger Satz machen den Empfänger zudem aufmerksam. Ihre Betreffzeile entscheidet, ob die Nachricht überhaupt gelesen wird. Auch bei einer späteren Suche nach einer Nachricht erleichtert ein aussagekräftiger Betreff mit klarem Bezug zum Inhalt das Auffinden.

2. Formulierung
Ob E-Mail oder klassischer Brief, ein Geschäftskontakt ist etwas Formelles. Lassen Sie sich nicht zu einem allzu legeren Umgangston hinreißen. Also kein „Hi“ oder „Hey“ an den Anfang, sondern „Guten Tag“ oder „Hallo“ oder „Sehr geehrte/r…“. Höflichkeit ist Trumpf! Bitte, Danke und ein freundlicher Gruß zum Ende drücken Ihre Wertschätzung aus. Ihren persönlichen Schreibstil sollten Sie natürlich beibehalten und nicht "zu formell" werden. 

3. Fassen Sie sich kurz
E-Mails sind kein Ersatz für ausführliche Briefe. Sie sind kurze, schnelle Mitteilungen und sollten übersichtlich und prägnant sein. Muss die Nachricht einmal etwas länger sein, gliedern Sie sie mit Absätzen und Leerzeichen.

4. Achten Sie auf die Rechtschreibung
Auch für E-Mails gelten die neuen deutschen Rechtschreibregeln. Wenn Sie bei einem Wort unsicher sind, nutzen Sie das Rechtschreibprogramm. Eine E-Mail nur in Kleinschreibung zu verschicken, gilt als unhöflich.

5. Keine Nur-Großbuchstaben-Wörter
Werden Wörter oder ganze Sätze ausschließlich in Großbuchstaben geschrieben, könnte das missverstanden werden. Großbuchstaben gelten im Internet als Schreien und "kommen nicht gut an"! Wenn Sie in Ihrem Text etwas hervorheben wollen, benutzen Sie im Programm „Fett“ oder „Unterstrichen“.

6. Antworten Sie zeitnah
Wer eine E-Mail schreibt erwartet in der Regel eine schnelle Antwort, es sei denn es gibt eine Frist, die mit der E-Mail mitgeteilt wird. Es ist höflich, sich spätestens am darauf folgenden Tag (bis zur gesetzten Frist) zu melden. Falls es doch einmal viel später wird, als der Absender wohl erhofft hatte, können Sie durch eine kurze Entschuldigung einiges wieder gut machen. Ebenso kann eine kurze Nachricht, dass Sie sich später melden, hilfreich sein.

7. No Smileys
Smileys lockern die E-Korrespondenz auf und sind in privater Post oft zu finden. Die kleinen Symbole drücken in erster Linie Gefühle wie Lachen, Bedauern oder Augenzwinkern aus. Aus Ihren Business-Mails sollten Sie die Smileys aber lieber verbannen.

8. Klare Ausdrucksweise
Kürzel wie mfg und lg (Liebe Grüße) oder cu (see you) mögen echt cool sein, aber nur unter privaten Freunden. Im Geschäftsleben schreibt man ehrlich gemeinte Grüße aus. Wer nicht Dauer-Chatter ist, versteht ansonsten nur Bahnhof.

9. Sagen Sie, wer Sie sind
Eine Signatur am Ende einer E-Mail erleichtert die Kommunikation mit Gesprächspartnern. Sie enthält den vollständigen Namen, die Adresse, Telefon-  und Faxnummer und ggf. weitere Angaben, die für die geschäftliche Signatur sogar vorgeschrieben sind.

Anleitung: Signatur erstellen in Outlook (PDF)

10.  Anhänge als PDF
Wenn Sie Anhänge mitsenden, achten Sie auf aussagekräftige Dateinamen. Senden Sie das Dokument als PDF-Datei, damit es der Empfänger öffenen kann. Die Dateimenge sollte 5 MB nicht überschreiten. Weitere Informationen zur Erstellung von PDF-Dateien auf der Seite PC-Tipps.