Zeitmanagement

„Die Kunst eines erfüllten Lebens ist die Kunst des Lassens: Zulassen – Weglassen – Loslassen.“ Dieses bekannte Zitat von Ernst Ferstl (*1955), österreichischer Dichter, Lehrer und Aphoristiker, lässt sich auch wunderbar auf den Büroalltag übertragen.

Vielleicht denken Sie manchmal: „Hätte ich es doch einfach gelassen.“ Oder jemand, der es gut mit Ihnen meint, sagt: „Lass es doch einfach.“ Vielleicht geht es auch um eine andere Person und Sie hören den Satz: „Lass ihn doch einfach mal machen.“ Leichter gesagt als getan. Dennoch lohnt es sich, diesen Gedanken gelegentlich mitzunehmen.

Vielleicht inspirieren Sie die folgenden Beispiele dazu, etwas einmal bewusst zuzulassen, wegzulassen oder loszulassen. Oft sind es gerade die kleinen Veränderungen, die den Büroalltag spürbar leichter machen.  

Drei Beispiele fürs Zulassen

• Zulassen, dass eine externe Fachkraft die Rechnungen bearbeitet und damit punktuell auch Einblick in die Finanzen erhält. Das bedeutet, Vertrauen zu schenken, statt alles selbst erledigen und kontrollieren zu wollen. Gerade dann, wenn die eigene Zeit ohnehin knapp ist.
• Zulassen, dass eine andere oder neue Person in der Familie Aufgaben im Büro übernimmt und nach und nach Einblick in diesen Bereich erhält. Dazu gehört auch, die Sorge loszulassen, dadurch selbst irgendwann keine Aufgaben mehr zu haben. Neue Aufgaben finden sich meist schneller, als man denkt. 
• Zulassen, dass Mitarbeitende selbstständig Daten erfassen oder Dokumente vorbereiten, ohne jeden einzelnen Arbeitsschritt zu kontrollieren. Auch hier geht es darum, etwas zu ermöglichen, das man vielleicht zunächst lieber verhindern oder anders machen würde.  

Drei Beispiele fürs Weglassen

• Weglassen von ständigen Erinnerungen und Ermahnungen, wenn andere ihre Aufgaben erledigen sollen. Vielleicht brauchen sie einfach etwas mehr Zeit, denken aber auch selbst daran. Und falls nicht, kann eine gemachte Erfahrung manchmal mehr bewirken als die nächste Erinnerung.
• Weglassen der Sammlertätigkeit, stattdessen alte Zeitschriften direkt entsorgen. Nicht mehr sammeln, weil einzelne Artikel vielleicht irgendwann noch einmal interessant sein könnten. In vielen Fällen braucht man die Infos nicht, außerdem sind die Inhalte in der Regel auch online verfügbar.
• Weglassen von Papier. E-Mails können direkt am Bildschirm bearbeitet und Anhänge digital gespeichert werden. Vielleicht lohnt es sich, beim gewohnten nächsten Klick auf „Drucken“ kurz innezuhalten und zu überlegen: Brauche ich diesen Ausdruck wirklich oder lasse ich das Papier heute einfach einmal weg?  

Drei Beispiele fürs Loslassen

• Aufgaben loslassen, von denen man überzeugt ist, dass nur man selbst sie richtig erledigen kann. Deshalb werden sie oft nicht abgegeben. Häufig halten wir an Bewährtem fest, weil wir nicht wissen, was danach kommt. Gerade dadurch entsteht jedoch oft Raum für Neues.
• Loslassen von Gewohnheiten, die sich über längere Zeit verfestigt haben, etwa der ständige Blick aufs Handy und das sofortige Antworten auf jede Nachricht. Nicht alles muss unmittelbar erledigt werden. E-Mails lassen sich oft gut gebündelt bearbeiten, Signaltöne können ausgeschaltet bleiben.
• Loslassen von geliebten Ordnerstrukturen, die über Jahre gewachsen sind, heute aber nicht mehr zur Arbeitsweise passen. Eine einfache digitale Ablage kann am Ende übersichtlicher und leichter nutzbar sein. Besonders bei einer Hof- oder Büroübergabe an die nächste Generation zeigt sich oft, wie hilfreich ein neuer Blick auf Bestehendes sein kann.  

Und nun die Frage an Sie: Was möchten Sie ab heute einfach einmal lassen – weglassen, loslassen oder zulassen? Vielleicht ist es nur eine kleine Veränderung. Vielleicht macht sie den Büroalltag aber auch etwas leichter.

Viel Freude beim Ausprobieren und viel Erfolg dabei!

Der Berufsalltag zwischen Familie, Büro und Betrieb kann manchmal ganz schön aufreibend sein. Hier sind fünf Tipps, die Ihnen helfen können, Ihre vielfältigen Aufgaben effizienter zu bewältigen.
Suchen Sie sich einen Tipp aus und setzen ihn einfach um. Freuen Sie sich auf's Ausprobieren. Neue Erkenntniss sind nicht auszuschließen.

► Prioritäten setzen: 
Erstellen Sie eine Liste Ihrer täglichen Aufgaben und priorisieren Sie diese nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Die Kunst dabei ist, ehrlich zu sich selbst zu sein, und zu erkennen, dass vielleicht auch Aufgaben dabei sind, die nicht so wichtig sind wie sie erscheinen.

► Delegieren:
Finden Sie die Aufgaben heraus, die Sie einfach mal abgeben könnten. Es geht. Auch wenn man oft meint, dass es nicht geht. Gehen Sie einzelne Aufgaben gedanklich durch. Überlegen Sie, welche Aufgabe Sie an ein bestimmtes Familienmitglied, eine Mitarbeiterin oder auch an eine externe Dienstleistung delegieren könnten. So können Sie sich auf Ihre wichtigsten Tätigkeiten konzentrieren.

► Zeitblöcke einplanen: 
Planen Sie feste Zeitblöcke für verschiedene Aufgabenbereiche ein, zum Beispiel Büroarbeit, Stallarbeit und Familienzeit. Halten Sie sich möglichst konsequent an diese Zeitpläne, um Ablenkungen zu minimieren und Ihre Produktivität zu steigern. Achten Sie einmal darauf, wie leicht Sie sich von einer Aufgabe im Büro (vielleicht sogar gern) ablenken lassen.

► Pausen einplanen: 
Vergessen Sie nicht, regelmäßige Pausen einzuplanen, um neue Energie zu tanken. Kurze Pausen während des Tages können Ihre Konzentration und Leistungsfähigkeit verbessern. Nutzen Sie diese Zeit, um sich zu entspannen und den Kopf frei zu bekommen. Ein paar Minuten reichen oft schon aus.

► Selbstfürsorge nicht vernachlässigen: 
Achten Sie darauf, sich selbst nicht zu vernachlässigen. Planen Sie Zeit für sich selbst ein, sei es für Sport, Hobbys oder einfach nur zum Entspannen. Eine gute Work-Life-Balance ist entscheidend, um langfristig motiviert und gesund zu bleiben.

Mit diesen Tipps können Sie Ihre Zeit besser managen und den vielfältigen Anforderungen Ihres Alltags gerecht werden. Viel Erfolg!

Wer kennt es nicht, das Gefühl am Abend, nicht das geschafft zu haben, was man eigentlich vorhatte. Wie kam es dazu?  Häufige Ursache sind die sogenannten „Zeitdiebe“. Tückische, oft unsichtbare Einflüsse oder Ablenkungen im Arbeitsalltag, die einem Zeit und Energie stehlen, ohne dass wir es merken.

Zeitdiebe stehen der effizienten und produktiven Arbeit einfach immer wieder im Weg, es lohnt sich also, ab und an auf die Suche zu gehen. Wie finde ich heraus, welche Zeitdiebe es sind, die meine Arbeit ungünstig beeinflussen? Testen Sie einmal die folgenden vier Schritte, oder schauen Sie sich direkt Häufige Zeitdiebe und Lösungsmöglichkeiten an (s. u.):

• Notieren sie Ihre Aktivitäten: Was habe ich gemacht und wie lange hat es gedauert? Notieren Sie alle Tätigkeiten, auch die vermeintlich kleinen. Betrachten Sie so ihre Zeitverwendung an einem Tag, an mehreren Tagen oder vielleicht sogar eine ganze Woche lang.
• Analysieren Sie Ihre Notizen: Finden Sie die Tätigkeiten heraus, die viel Zeit gebraucht haben, aber eigentlich nicht ihren Wünschen und Zielen entsprechen bzw. den größten ungewünschten Effekt auf Ihre Produktivität haben.
• Priorisieren Sie: Wählen Sie aus den zuvor entdeckten Tätigkeiten, die Ihre Zeit stehlen eine oder zwei aus, die Sie am meisten stören. Bitte einmal groß aufschreiben oder farbig markieren.
• Entwickeln Sie eine Strategie: Überlegen Sie sich, was Sie anders oder besser machen können. Stellen Sie sich diese Fragen:

• Kann ich die Tätigkeit einfach weglassen (Eliminieren oder stärker einschränken)?
• Kann ich die Tätigkeit zu einem anderen Zeitpunkt machen (Terminieren oder anders einplanen)?
• Kann ich die Tätigkeit anders machen (Rationalisieren oder Technik einsetzen)?
• Kann ich die Tätigkeit jemand anderem übertragen (Delegieren oder externe Dienstleistung nutzen)?

Häufige Zeitdiebe, insbesondere im Agrarbüro • Auszug aus der Broschüre 10 Lifehacks für den Einstieg im landwirtschaftlichen Familienbetrieb, PDF 225 KB

Download der gesamten Broschüre • Viel Liebe, Arbeit und ein digitaler Hof ... und ich mittendrin - 10 Lifehacks für den Einstieg im landwirtschaftlichen Familienbetrieb, PDF 4,4 MB
 

Wer den Fußboden leer räumt und leer hält, kann stets schneller wischen. Wer das Werkzeug ordnet und geordnet hält, kann schneller reparieren. Wer entrümpelt und dann darauf achtet, dass das Chaos nicht wiederkommt, befreit sich von Ballast und hat mehr Freiräume. Wer im Betrieb das richtige Hinweis-Schild am richtigen Platz anbringt, informiert damit viele Beschäftigte oder die Kundschaft und sorgt für geregelte Abläufe. Es gibt viele Aufgaben, die ganz gezielt darauf hinwirken, uns dauerhaft zu entlasten. Wir müssen sie nur aufspüren.

Welches sind meine Aufgaben, die eine weitreichende, dauerhafte und entlastende Wirkung haben? Oftmals sind sie nicht auf den ersten Blick erkennbar, aber sie lauern überall und warten darauf entdeckt zu werden. Es lohnt sich also, alltäglich Aufgaben, die zur Gewohnheit geworden sind, immer mal wieder zu hinterfragen. Schauen Sie sich im Büro, in der Küche, in der Schmutzschleuse oder in der Werkstatt um. Was könnte ich tun, damit die Arbeit hier dauerhaft besser läuft? Welche Aufgabe hat die größte und beste Wirkung?

Ein weiteres Beispiel für sehr wirksame Aufgaben zeigt unser Bild: Ordnungsmittel statt Altakten. Hier kehrt auf Dauer mehr Ordnung ein. Hinterfragen Sie also immer mal wieder sich selbst und Ihre Arbeitsweise. Lassen Sie ganz neue Sichtweisen einfach mal zu. Fangen Sie am besten noch heute an und verändern Sie etwas. Was kann ich mit überschaubaren Aufwand so verändern, dass es langfristig einen großen Effekt hat. Den Fußboden freiräumen und kleine Ecken entrümpeln sind immer ein guter Anfang...

Wenn eine Aufgabe recht umfangreich ist, besteht die Gefahr, dass wir sie immer wieder vor uns herschieben. Das Büro aufräumen, die Mitarbeiter unterweisen, einen neuen Computer auswählen. Irgendwie passt es nie so richtig, obwohl es wichtig wäre, die Sache zu erledigen. Die Zeit läuft davon und das schlechte Gewissen kommt von ganz alleine noch hinzu.

Lassen Sie es nicht so weit kommen. Zerlegen Sie die Aufgabe in kleinere Teilaufgaben und beginnen Sie mit dem ersten Schritt. Räumen Sie „nur“ den Schreibtisch auf, verabreden Sie mit den Mitarbeitern einen Termin, erkundigen Sie sich nach den Öffnungszeiten des Computerladens und planen Sie den Termin fest in Ihrem Terminkalender ein. Diese kleineren Aufgaben können Sie leichter erledigen und sehen sofort Fortschritte. Das motiviert.

Ob eine Aufgabe für Sie umfangreich ist oder nicht, können nur Sie selbst entscheiden. Aufgaben in überschaubarere Teilaufgaben zu gliedern, ist eine bewährte Methode aus dem Zeitmanagement und ist im Falle eines Falles ein hilfreiches „Werkzeug“. Auch bekannt als „Salami-Taktik“. Insbesondere neue Aufgaben und umfangreichere Projekte sollten Sie stets nach diesem Prinzip aufteilen. Viel Erfolg!

Oh, den Termin hatte ich ganz vergessen! Ach, die vielen Fristen kann ich mir nicht merken! Terminplanung ist nicht immer einfach. Da kann es schon mal passieren, dass der ein oder andere Termin verpasst wird. Im Agrarbüro jedoch kann eine vergessene Frist teuer werden.

Wer die Antragsfrist versäumt oder eine Sperrfrist missachtet, der zahlt unter Umständen eine Menge Geld! Lassen Sie es nicht so weit kommen und tragen Sie Termine und Fristen immer sofort in Ihren Kalender ein. So muss sich Ihr Kopf nichts merken und Sie können ihn weiter zum Denken verwenden!

Tipps:

Achten Sie beim Posteingang besonders auf Termine und Fristen. Suchen Sie diese ganz gezielt aus dem Anschreiben oder der E-Mail heraus. Wenn der Termin für Sie wichtig oder von Interesse ist, tragen Sie den Termin oder die Frist sofort in den Terminkalender ein. Der Eintrag dauert keine halbe Minute. Der Nutzen hingegen kann von Dauer sein. Entscheiden Sie sich bewusst für das Sofort-Prinzip!

Termine im Kalender zeigen Ihnen auf Anhieb, welche Zeit schon verplant ist oder wo es eventuell zu Terminüberschneidungen mit Ihrem Partner, Mitarbeiter oder Geschäftspartner kommen kann. Das erleichtert die Aufgabenplanung und verhindert unnötige Verwirrungen in der Kommunikation und Organisation. Das ist effizient!

Wenn Sie einen digitalen Kalender nutzen, wie zum Beispiel Outlook oder den Kalender in Ihrem Smartphone, können Sie sich rechtzeitig vor dem Termin erinnern lassen. Einige Minuten, Stunden oder auch einen ganzen Tag vorher klingelt es und Sie werden diesen Termin jetzt nicht vergessen. Testen Sie es einfach mal aus. Sie werden es nicht mehr missen wollen!

Terminklender - Sicherheit in turbulenten Büo- und Betriebszeiten

Einen gemeinsamen Termin für mehrere Personen zu finden, ist gar nicht so einfach. Geschäftspartner, Berufskollegen oder Freunde - alle haben bereits einen gut gefüllten Terminkalender. Mit dem Internet-Tool "Doodle" ist es möglich, effizient einen Termin zu finden - auch mit dem Smartphone (Siehe Doodle > Funktionen > Doodle Mobile).

Doodle ist ein einfaches Werkzeug, das im Internet für kostenlose Terminumfragen genutzt werden kann.  Für weitere Ansprüche gibt es kostenpflichtige Zusatzpakete. Doodle kommt aus dem englischen und bedeutet „kritzeln“. Entwickelt wurde Doodle von der gleichnamigen Schweizer Firma Doodle.

Zur kostenlosen Terminumfrage, muss man sich nicht registrieren, sondern kann das Werkzeug sofort nutzen. Als Organisator schlagen Sie mehrere Termine vor, senden einen Link an die beteiligten Personen, die daraufhin per Häkchen ihre Meinung dazu kundtun. Als Organisator haben sie stets eine gute Übersicht, wer sich schon gemeldet hat und welche Zeiten für diese Person in Frage kommen.

Wie Doodle im einzelngen funktioniert, wird auf der Doodle-Website gut erklärt. Folgen Sie einfach den einzelnen Schritten unter "Termin finden". 

Zur Website/Startseite: www.doodle.com 

Zur Web-Seite mit Video: https://doodle.com/de/ueber-doodle