• Alle „Vermögenswerte“ werden ermittelt
• Alle Veränderungen im Laufe des Wirtschaftsjahres werden anhand der Belege zahlenmäßig erfasst
• Das Ergebnis wird am Jahresende in Form der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlust-Rechnung festgestellt

Wozu dient die Buchführung?

• Sie ermöglicht betriebswirtschaftliche Auswertungen und ist Basis für unternehmerische Entscheidungen mit laufender Kontrolle der Geldvorgänge.
• Sie dient der Gewinnermittlung und ist damit Grundlage für das Finanzamt bei der Steuerfestsetzung.
• Sie ist eine Grundlage für das sogenannte Ratingverfahren der Banken.

Über die Buchführungspflicht eines landwirtschaftlichen Unternehmens entscheiden gemäß § 141 Abgabenordnung (AO) drei Kennzahlen:

• Gewinn pro Kalenderjahr > 80.000 € oder
• Gesamtumsatz pro Kalenderjahr > 800.000 € oder

Sobald einer dieser Grenzwerte überschritten wird, besteht Buchführungspflicht. Allerdings erfolgt vorab eine Mitteilung durch die Finanzbehörde und erst mit Beginn des darauffolgenden Wirtschaftsjahres sind Bücher zu führen. Für gewerbliche Unternehmer gelten die Grenzen analog, wobei der Gewinn aus dem Gewerbebetrieb für das Wirtschaftsjahr verwendet wird.
Zur Buchführung und Bilanzerstellung sind außerdem diejenigen Betriebe verpflichtet, die Fördermittel wie z. B. aus dem Agrarinvestitionsförderprogramm (AFP) in Anspruch nehmen (sog. Auflagenbuchführung).

Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge gelten als Nachweise für getätigte Geschäftsvorgänge. Nicht gültig sind in der Regel Lieferscheine oder Garantiezettel. Die Belege sollten chronologisch gesammelt und möglichst den Kontoauszügen zugeordnet werden. Damit lassen sich die Kontobewegungen schnell und effektiv zuordnen und entsprechend kontieren.

Belege werden zunehmend digital erfasst und geordnet. Belege, die elektronisch erstellt, empfangen oder archiviert werden, müssen digital gemäß GOBD aufbewahrt werden. Eine Umwandlung in Papierform (z. B. Ausdruck und Ablage) ist nicht ausreichend.

Diese sind nur in Ausnahmefällen zulässig, z.B. zum Nachweis von Privatentnahmen oder für die privaten Geldentnahmen aus der Kasse.
Grundsätzlich muss für jede Buchung ein Beleg vorhanden sein. Die Belege dienen der Beweissicherung und der Nachprüfbarkeit der Buchführung. Fehlende Belege können von Geschäftspartnern als Kopie nachgefordert werden.

Steuerliche und förderungstechnische Hinweise bestimmen die Dauer der Aufbewahrungspflichten im landwirtschaftlichen Büro. Buchführungsabschlüsse und Belege müssen in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden. Dazu ein Beispiel: Ein Beleg vom 05.07.2017 muss bis zum 31.12.2028 aufbewahrt werden, da die Fristen stets erst am Ende des Kalenderjahres beginnen. Um die Aktenablage zu erleichtern und die Übersicht zu verbessern, ist eine genaue Beschriftung der Aktenordner empfehlenswert, damit das Aussortieren und Entsorgen schneller vonstatten gehen kann.

Bei Rechnungen gibt es eine Reihe von Angaben, die enthalten sein müssen:

• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers und des Leistungserbringers
• Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer zur eindeutigen Identifikation der Rechnung
• Menge oder handelsübliche Bezeichnung der Lieferung/Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistungserbringung
• Ggf. Anzahlungshöhe und -zeitpunkt
• Anzuwendender Steuersatz und auf das Entgelt anfallender Steuerbetrag

Bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €) reichen folgende Angaben:

• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers
• Ausstellungsdatum
• Menge oder handelsübliche Bezeichnung der Lieferung/Leistung
• Entgelt und der darauf anfallende Steuerbetrag in einer Summe
• Hinweis auf enthaltenen Steuersatz bzw. Steuerfreiheit