Ein aufgeräumter PC spart täglich Zeit, weil Sie Ordner, Dateien und Programme schneller finden. 
Mit ein paar einfachen Regeln wird Ihr digitaler Arbeitsplatz schön übersichtlich.

Fangen Sie mit einem Punkt an und setzen Sie ihn noch heute direkt um. 
Viel Erfolg!

Wie sollte der Desktop aussehen?

• Weniger ist mehr: Der Desktop ist kein Ablageplatz für alles, sondern eine Schnellstartfläche.
• Buttons: Maximal 10–15 (20) Verknüpfungen – zum Beispiel zu den wichtigsten Ordnern oder Programmen.
• Keine losen Dateien: Dateien sollten grundsätzlich in strukturierten Ordnern aufbewahrt werden 

Wie organisiere ich meine Dateien sinnvoll?

• Erstellen Sie Jahres- und Themenordner, zum Beispiel:
  • 2025_Ernte
  • 2025_Buchhaltung
  • 2025_Fütterung
• Innerhalb dieser Ordner können Sie weiter unterteilen, zum Beispiel nach Monaten oder Lieferanten.
• Verwenden Sie möglichst einheitliche und vor allem aussagekräftige Dateinamen mit Datum und Thema. Beispiel: 2025-06-27_Lieferschein_Maislieferung_Agravis.pdf

Wo finde ich Hilfe, wenn ich nicht weiterkomme?

• Netzwerk-Agrarbüro.de bietet praxisnahe Tipps mit Anleitungen oder kurzen Videos.
• Die Landwirtschaftskammer NRW bietet bei WiN EDV-Kurse speziell fürs Agrarbüro oder kurze Online-Vorträge dazu an. Weitere Infos zu WiN
• Auf YouTube finden Sie viele leicht verständliche Anleitungen – zum Beispiel „Ordnerstruktur erstellen“ oder „Desktop aufräumen“.

Tipp: Planen Sie alle zwei Wochen 15 Minuten ein, um Ihren PC aufzuräumen – am besten freitags oder bei Regenwetter. So bleibt Ihr digitaler Arbeitsplatz effizient, und die Büroarbeit macht mehr Freude. 

QuickSteps in Outlook sind eine großartige Möglichkeit, um häufige Aufgaben im Agrarbüro mit nur einem Klick zu automatisieren.

QuickSteps helfen dabei, Aufgaben schneller zu erledigen und Zeit für andere Dinge zu gewinnen!
Hier ist eine Anleitung, wie Sie Quicksteps erstellen können und einige Beispiele, wie sie nützlich sein können:
 

Quicksteps erstellen

1. Outlook öffnen: Starten Sie Outlook und gehen Sie zu Ihrem Posteingang.
2. Quicksteps finden: Klicken Sie auf die Registerkarte "Start" und suchen Sie den Bereich "QuickSteps".
3. Neuen Quickstep erstellen: Klicken Sie auf "Neuer QuickStep" und wählen Sie eine Aktion aus der Liste aus. Die Liste ist in Rubriken unterteilt, zum Beispiel Ablage oder Antworten. In jeder Rubrikt finden Sie Aktionen, die Sie bereits aus dem täglichen Umgang mit Outlook kennen, zum Beispiel "Neue Nachricht" oder "Weiterleiten".
4. Aktionen konfigurieren: Hier liegt nun der größte Vorteil! Weil Sie mehrere Aktionen kombinieren und später mit nur einem Klick erledigen können. Geben Sie zunächst dem QuickStep einen Namen und konfigurieren Sie dann die gewünschten Aktionen. 
5. Speichern: Klicken Sie auf "Fertigstellen", um den QuickStep zu speichern.

Beispiele für nützliche QuickSteps

• Sie schreiben in einem bestimmten Projekt immer dieselben Personen an. Hier können Sie die E-Mail-Adressen bereits erstellen und bei Bedarf jemanden in CC setzen. Weiterhin könnten Sie bereits die Betreffzeile formulieren, weil diese immer gleich sein und nur um einen bestimmten Text ergänzt werden soll. Auch erste Textzeilen können schon angelegt werden.
• E-Mail verschieben und als gelesen markieren: Verschieben Sie eingehende E-Mails von einem bestimmten Absender automatisch in einen bestimmten Ordner, zum Beispiel einen von Ihnen erstellten Unterordner in Ihrem Posteingang, und markieren Sie sie als gelesen. Damit haben Sie bestimmte Nachrichten schon mal gebündelt und können sie später gemeinsam im Explorer dauerhaft ablegen.
• E-Mail weiterleiten: Leiten Sie E-Mails von einem bestimmten Absender automatisch an eine andere Person oder mehrere Personen weiter. Ergänzen Sie dabei schon einen Text, zum Beispiel: Zur Info. Viele Grüße ...
• E-Mail kategorisieren: Weisen Sie eingehenden E-Mails automatisch eine Kategorie zu, um sie später leichter zu finden.

Am besten probieren Sie es einfach mal aus! Dann werden Ihnen sicher immer mehr Möglichkeiten einfallen, wie Sie QuickSteps für sich nutzen können. Viel Erfolg!

Welchen Namen gebe ich der Datei? Wie benenne ich den neuen Ordner? Wer viel mit dem PC arbeitet, kennt diese Fragen nur zu gut. Dateien sollten so abgelegt werden, dass sie auch schnell wieder zu finden sind. Entweder über die Ablagestruktur oder mit Hilfe der Suchfunktion. Ordner sollen eine Struktur geben und beschreiben, was man im Ordner finden und ablegen kann.

Dabei spielt die Auswahl des Datei- bzw. Ordnernamens eine wichtige Rolle. Grundsätzlich ist die Vergabe von Datei- und Ordnernamen sehr individuell und kann je nach Betrieb unterschiedlich sein. Einige grundlegende Tipps können bei der Wahl von passenden Datei- und Ordnernamen helfen:

Text möglichst aussagekräftig und - wenn möglich - kurz halten
Der Text sollte so kurz wie möglich und so lang wie nötig sein, um bei der Suche nach der Datei möglichst schnell zum Erfolg zu kommen. Zum Beispiel Mitarbeiter_Einsatzplan_Hofladen. Liegen die Einsatzpläne in einem Ordner „Mitarbeiter“ kann das Wort "Mitarbeiter" im Dateinamen entfallen, wenn es keine Überschneidungen in der Ablage geben kann. Dann würde Einsatzplan_Hofladen ausreichen. Wägen Sie ab, ob mit einem längeren Namen die Aussagekraft wesentlich besser ist oder ob ein kurzer Name ausreicht.

Datum
Da wo es sinnvoll ist, hilft die Angabe des Datums im Dateinamen. Zum Beispiel bei der Ablage von Rechnungen und Lieferscheinen, bei Checklisten, welche eine Eigenkontrolle dokumentieren oder bei der Ablage von Anschreiben an Geschäftspartner. Am besten geeignet ist die amerikanische Schreibweise „Jahr-Monat-Tag“. Dann werden alle anfallenden Dokumente in einem Ordner automatisch in der richtigen Reihenfolge sortiert. Zum Beispiel 2024_06_20_LVM_Betriebshaftplicht_Aenderung. Ist nur der Monat oder das Jahr entscheidend, können Tag bzw. Monat und Tag auch weggelassen werden. 

Umlaute
Moderne Betriebssysteme können inzwischen mit Umlauten umgehen. Trotzdem kann es immer mal wieder Probleme geben. Deshalb sollten Umlaute vermieden werden. Also statt Fütterungsplan_Schweine besser Fuetterungsplan_Schweine

Groß- und Kleinschreibung
Windows 10 und 11 unterscheiden hier nicht. Wenn Sie eine Datei mit dem Namen Checkliste_Audit angelegt haben und wollen erneut eine Datei mit dem Namen checkliste_audit anlegen, so geht das nicht. Einigen Sie sich am besten im Büro auf Groß- und Kleinschreibung bzw. Kleinschreibung für alles.

Sonderzeichen und Leerzeichen
Auch hier streiken moderne Betriebssysteme nicht immer. Die Verwendung von Sonderzeichen wird jedoch weiterhin nicht empfohlen, da Probleme möglich sind. Bei manchen „warnt“ der Dateimanager direkt. Diese Zeichen akzeptieren zum Beispiel Windows 10 und 11 nicht: \ / : * ? < > |". Leerzeichen funktionieren meistens, sollten aber besser nicht verwendet werden. Ein Punkt ist zwar möglich, wird jedoch bereits für die Trennung zwischen Dateiname und Dateinamenerweiterung verwendet und könnte zu Missverständnissen führen.

Bindestrich und Unterstrich
Das sind die am häufigsten genutzten Sonderzeichen. Damit werden Worte im Dateinamen verbunden und gleichzeitig Leerzeichen vermieden. Zum Beispiel: Checkliste_Hoftag oder Checkliste-Hoftag. Tipp: Trennen Sie Worte durch den Unterstrich und nutzen Sie den Bindestrich nur für Worte, die sonst auch mit Bindestrich geschrieben werden. Zum Beispiel: Vorlage_Einsatzplan_Mitarbeiter_Gemuese-Scheune.

Zahlen und Prioritäten
Zahlen können im Dateinamen an jeder Stelle verwendet werden. Voran gestellt helfen sie beim Sortieren der Dateien und Ordner im Explorer. Grundsätzlich gilt: Sonderzeichen vorangestellt erscheinen zuoberst. Dann folgen Zahlen und erst zum Schluss Buchstaben. Wenn Sie also eine bestimmte Reihenfolge wünschen beginnen Sie den Dateinamen mit 00, 01,02 u. s. w. Möchten Sie bestimmte Dateien oder Ordner ganz oben in der Liste angezeigt bekommen, setzten Sie einfach ein Sonderzeichen davor – zum Beispiel eine Zahl oder einen Unterstrich _.

Beispiel wie der Explorer Ordner- oder Dateinamen sortieren würde:
1. _Hoftag
2. 01_Landwirtschaft
3. Betriebsvergleich

Maximal 260 Zeichen sind möglich
Zum gesamten Dateinamen gehört tatsächlich mehr als der Text, den Sie der Datei als Autor geben. Der gesamte Pfad gehört mit dazu. Also die Namen von Laufwerk oder Datenträger, Ordner oder Verzeichnis, Dateiname und Dateierweiterung (z. B.“pdf“ oder „docx“).

Beispiel mit insgesamt 158 Zeichen: C:\Users\MMustermann\Documents\00_Unternehmensführung\12_Weiterbildung\
Landwirtschaftskammer_NRW\2024_Büroorganisation_im_landwirtschaftlichen_Unternehmen.pdf (Hier sind zwar umgekehrte Schrägstriche enthalten, sie werden allerdings vom System vergeben und sind für den Pfad wichtig. Wenn Sie den Backslash im Dateinamen verwenden, wird die Datei woanders gespeichert, als Sie es vielleicht vorhatten.)

Abkürzungen
Abkürzungen sind eigentlich ganz praktisch, da sie den Dateinamen schön kurz machen und in der Liste alles schön zu lesen ist. Aber Abkürzungen habe auch ihre Tücken. Was einem selbst vertraut ist, versteht ein anderer überhaupt nicht. Vor allem dann, wenn mehrere Personen im Agrarbüro arbeiten und Zugriff auf alle Dateien haben sollen, ist eine Einigkeit zu erzielen.

Abkürzungen können genutzt werden, wenn sie allen bekannt und geläufig sind und es keine Überschneidungen gibt. Zum Beispiel kann BG für Berufsgenossenschaft, Biogas oder Bürgergemeinschaft stehen. Kommen alle drei Bereiche in Ihren Dokumenten vor, sollten aussagekräftigere Texte genutzt werden. Also zum Beispiel Biogas und BuergerGem (etwas abgekürzt aber ohne Verwechslungsgefahr). BG für Berufsgenossenschaft könnte bleiben.

Wichtig! Wählen Sie auch für sich selbst nur Abkürzungen, die Sie auch in 5 Jahren noch nachvollziehen können!

Ihre Situation: Sie möchten während Ihrer PC-Arbeit stets schnellen Zugriff auf bestimmte Programme haben, z. B. auf Excel oder Outlook, nützliche Werkzeuge wie Snipping-Tool, verschiedene Browser wie Firefox oder Chrome und auf den Explorer, den Dateimanager Ihres Windows-Betriebssystems, der für eine ordentliche Ablage sorgt.

Die Lösung: Heften Sie die zugehörige App zum Programm einfach an Ihre Taskleiste unten am Bildschirmrand. So brauchen Sie nicht erst zum Desktop oder in die Programm-Liste zu wechseln, um das gewünschte Programm zu starten.

Wir zeigen zwei Beispiele: 1. Den Explorer (Dateimanager) über die Windows-Suchfunktionan an die Taskleiste heften. 2. Ein Programm aus der Programm-Liste auswählen und an die Taskleiste heften.

Anleitungen "App and die Taskleiste heften" - zwei Möglichkeiten

Losgelöst von der Maus können Sie am PC viele Befehle auch mit der Tastatur geben. Das geht oft schneller. Ausschneiden, Kopieren und Einfügen sind die wichtigsten Beispiele. Wenn man in ganz unterschiedlichen Software-Anwendungen arbeitet, funktioniert das Kopieren und Einfügen mit Hilfe der rechten Maustaste oftmals nicht. Dann ist es gut die Shorcuts (Tastaturkürzel /Tastaturkombinationen) von Windows zu kennen, die insbesondere in den Office-Programmen wie Word, Excel und Powerpoint, im Dateimanager (Explorer) aber auch in den Outlook-Programmen genutzt werden können.

Beispiel Kopieren und Einfügen: Markieren Sie den Text oder das Bild und geben Sie "Strg + C" ein, um den Text oder das Bild zu kopieren. Gehen Sie mit dem Cursor zur gewünschten neuen Stelle und geben Sie "Strg + V" ein, um den Text oder das Bild nun aus der Zwischenablage an die neu ausgewählte Stelle einzufügen.

Beispiele für hilfreiche Shortcuts:

Strg + X = Ausschneiden

Strg + C = Kopieren

Strg + V = Einfügen

Strg + S = Speichern

Strg + Pfeil nach oben + F = fett

Strg + Pfeil nach oben + K = kursiv

Strg + Pfeil nach oben + U = unterstreichen

Strg + Pos 1 = Zum Anfang des Dokuments

Strg + Ende = Zum Ende des Dokuments

Strg + F = Suche im Dokument

Weitere Tastenkombinationen finden Sie bei Wikipedia im Artikel „Tastenkombination“ Zur Wikipedia-Seite 

Beim Speichern von Dateien in Ihrem Explorer (Windows-Explorer / Dateimanager) sollten Sie möglichst aussagekräftige Dateinamen einsetzen. Nach einigen Tagen wissen Sie vielleicht noch, was Sie unter dem ein oder anderen Dateinamen abgespeichert haben, aber nach mehreren Wochen wissen Sie wahrscheinlich nicht mehr, was sich in der Datei „Scan_20230923“ oder „Anschreiben_LK verbirgt.

Die Funktion „Vorschaufenster“ im Windows-Explorer oder kurz Explorer (Dateimanager) kann hier ganz nützlich sein. Damit sehen Sie die ersten Inhalte der Datei, ohne die Datei öffnen zu müssen. Das reicht in der Regel, um sich zu erinnern, was Sie hier vor längerer Zeit gespeichert haben.

So ändern Sie die Ansicht:

• Öffnen Sie den Explorer*
• Gehen Sie zum Reiter „Ansicht“
• Wählen Sie in der Gruppe „Bereiche“, die gleich am Anfang der Menüleiste angeordnet ist, die Funktion „Vorschaufenster“ aus. Wenn Sie nun eine Datei anklicken oder antippen wird am rechten Fensterrand der Inhalt der zuvor markierten Datei angezeigt.
• Ist die Datei eine Bilddatei, so ist die Schaltfläche „Detailbereich“ unterhalb der Schaltfläche Vorschaufenster interessant. Hier finden Sie dann im rechten Fensterbereich nicht nur das (kleinere) Foto, sondern auch Informationen zur Datei. Zum Beispiel Aufnahmedatum, Abmessungen oder Autor.

Mit einem erneuten Klick auf die Schaltfläche blenden Sie für beide genannten die Darstellung am rechten Fensterrand wieder aus.

* So heften Sie den Explorer an die Taskleiste - für schnellen direkten Zugriff

Der Windows 10 Dateimanager (Datei-Explorer) bietet mit der Gruppierung von Dateien verschiedene Ansichten für die Darstellung der Dateien innerhalb eines Ordners. Damit kann die Ansicht ganz individuell an die eigenen persönlichen Vorlieben und Bedürfnisse angepasst werden. Das kann vor allem beim Aufräumen im PC helfen, wenn sich in den Ordnern sehr viele Dateien befinden.

So geht’s:

Zur Anleitung: Mehr Übersicht durch individuelle Ansichten im Datei-Explorer (Windows 10) (PDF 215 KB)

Ganz schön praktisch, wenn man auf dem Smartphone seine Login-Website, die Online-Zeitschrift oder weitere oft und gern besuchte Websites direkt beim Öffnen des Browsers angezeigt bekommt. Das Suchen oder Eingeben der Adresse entfällt. Wir beschreiben, wie das auf dem iPhone oder Android-Smartphone funktioniert. 

In der „Safari“-App (Safari: Browser auf dem iPhone) können Sie Websites mit einem Lesezeichen versehen, zu Ihren Favoriten hinzufügen oder ein Symbol der Website zu Ihrem Home-Bildschirm hinzufügen. So können Sie zu einem späteren Zeitpunkt schnell zu der gewünschten Website zurückkehren.

• Rufen Sie die Website auf, die Sie gern öfters besuchen möchten.
• Legen Sie den Finger für eine kurze Weile auf das Buchsymbol am unteren Bildschirmrand.
• Wählen Sie „Lesezeichen hinzufügen“.
• Als Ort wird „Favoriten“ vorgeschlagen. Den sollten Sie wählen, damit Sie später das Symbol der Website auf Ihrem Bildschirm haben.
• Klicken Sie auf Sichern. Das Lesezeichen bzw. Icon wird zum Schluss angefügt. Sie können die Reihenfolge ändern - siehe folgende Beschreibung.

Lesezeichen anzeigen und verwalten:

• Öffnen Sie die Safari-App
• Klicken Sie auf das Buchsymbol am unteren Bildschirmrand
• Wählen sie „Bearbeiten“ aus. Sie sehen die Liste Ihrer Lesezeichen bzw. Favoriten
• Hier können Sie Websites von der Liste löschen, indem Sie den roten Punkt mit weißem Minus anklicken und dann rechts auf Löschen tippen. Sie können Ihr Lesezeichen umbenennen, indem Sie das offene Dreieck anklicken und dann den Namen im angezeigten Dialogfeld ändern. Oder Sie können das Lesezeichen in seiner Position verändern, indem Sie den Schriftzug in der Liste anklicken, „festhalten“ und an die gewünschte Stelle ziehen. Damit verschieben Sie auch die Icons auf dem Bildschirm.

Wenn Sie eine Website direkt auf Ihrem Home-Bildschirm sehen möchten (also schon einen Stufe früher, bevor Sie die Browser-App anklicken), gehen Sie wie folgt vor:

• Rufen Sie die Website auf, die Sie immer mal wieder besuchen möchten.
• Tippen Sie unten auf dem Bildschirm auf das Quadrat mit dem Pfeil nach oben (Symbol für Teilen und weitere Aktionen)
• Wählen Sie aus der Vorschlagsliste „Zum Home-Bildschirm“.
• Bestätigen Sie mit „Hinzufügen“

Sie können das Icon vom Home-Bildschirm schnell wieder löschen, indem Sie das Icon etwas länger angeklickt halten und dann „Lesezeichen löschen“ (Papierkorbsymbol) auswählen.

Zur Beschreibung im iPhone Nutzerhandbuch

Auf Ihrem Android-Smartphone funktioniert es ähnlich:

• Öffnen Sie die Chrome-App (Chrome: Ihr Browser zum Internet)
• Gehen Sie auf die gewünschte Internetseite, die Sie als Favorit sichern möchten
• Klicken Sie oben rechts auf die 3 Punkte (Menü)
• Wählen Sie aus „Zum Startbildschirm zufügen“
• Ändern Sie ggf. den Namen
• Klicken Sie auf „Automatisch Hinzufügen“
• Das Icon der Website ist nun auf dem Bildschirm zu sehen

Weitere Informationen auf support.google.com (Lesezeichen in Chrome erstellen, ansehen und bearbeiten)