Sowohl für Chefin und Chef als auch für Mitarbeitende gilt: Eine angenehme Arbeitsumgebung kann die Produktivität steigern und das Wohlbefinden fördern. Einfache Veränderungen, haben oft große Wirkung. Fangen Sie am besten schon heute mit einer Veränderung an. Machen Sie Ihren Büro-Arbeitsplatz zu Ihrem Lieblingsplatz! 

Hier sind einige praxisnahe Ideen, wie Sie Ihr Agrarbüro angenehm und motivierend gestalten können:

1. Bringen Sie Persönlichkeit ins Spiel
Hängen Sie ein Bild auf, das Ihnen besonders gut gefällt – vielleicht ein Urlaubsfoto, eine beruhigende Landschaft oder ein Cartoon, der Sie zum Schmunzeln bringt. In einem schönen Rahmen wird es zum Blickfang und sorgt für gute Stimmung.

2. Schaffen Sie Raum für klare Gedanken
Räumen Sie konsequent auf: Entfernen Sie überflüssige Unterlagen und Gegenstände. Freie Flächen wirken befreiend und fördern die Konzentration. Seien Sie ehrlich zu sich selbst – wenn das Chaos Sie stört, ist jetzt der richtige Moment, es anzugehen.

3. Gönnen Sie sich kleine Bürofreuden
Ein hochwertiger Kugelschreiber, verschiedenfarbige Textmarker und Buntstifte oder auch eine neue Kaffeemaschine und schöne Tassen können den Arbeitsalltag angenehmer machen. Überlegen Sie, was Ihnen fehlt und werten Sie Ihr Büro auf. 

4. Behalten Sie das große Ganze im Blick
Ein Jahresplaner an der Wand hilft Ihnen, wichtige Termine wie Urlaube, Seminare oder Unternehmertage im Blick zu haben. So behalten Sie die Übersicht und können besser planen. Alle Beteiligten sind über wichtige Termine, zum Beispiel Tagungen, Events oder Messen, informiert.

5. Digitalisieren Sie Aufgaben
Digitale Tools sind oft effizienter, aber sie sollten zum persönlichen Arbeitsstil passen. Zum Beispiel: Digitaler Kalender auf dem Rechner oder dem Smartphone, digitale Notizen mit OneNote oder Kurznotizen-App, Dokumentation per Düngeportal statt handschriftliche Notizen. Welches ist Ihr nächster digitaler Schritt? 

Setzen Sie mindestens einen dieser Tipps um und schaffen Sie sich Ihren Lieblingsplatz!

Viel Erfolg!

Die Erntezeit ist eine aufregende Zeit in der Landwirtschaft – die Felder stehen voll im Mittelpunkt und das Büro muss sich ein wenig gedulden. Aber keine Panik! Mit diesen einfachen Tricks wird die Rückkehr ins Büro zum Kinderspiel:

♦ Planen Sie voraus: Notieren Sie wichtige Büroaufgaben und Deadlines bereits vor der Ernte oder auch während der Ernte zwischendurch. So geht nichts verloren. Ein Notizblock auf dem Schreibtisch hilft, den Überblick zu behalten und ist auch für Familienmitglieder oder Büromitarbeitende sichtbar.

♦ Vorsortieren statt Chaos: Stapeln Sie nicht alle unerledigte Post und Dokumente wild auf Ihrem Schreibtisch. Sortieren Sie sie vorab in Kategorien wie Rechnungen, Behördenpost, Zeitschriften und Sonstiges. Nutzen Sie dafür Ihre Briefkörbe oder einen bestimmten Platz am Schreibtisch. So bleibt Ihr Arbeitsplatz ordentlich und einladend.

♦ Ordnung ist das halbe Leben: Ein leerer Schreibtisch macht den Wiedereinstieg umso leichter. Nehmen Sie sich kurz Zeit, um Ordnung zu schaffen – es lohnt sich!

♦ Digitalisieren Sie Ihre Termine: Wenn Sie Outlook oder ähnliche Tools nutzen, verwenden Sie die Funktion „Serientyp“, um wiederkehrende Termine ohne Mühe einzuplanen.

♦ Vergessen Sie nicht, auch während der Erntezeit Pausen einzuplanen. Kurze Auszeiten helfen, den Kopf frei zu bekommen und später effizienter im Büro zu arbeiten. 

Lassen Sie sich von der Erntezeit inspirieren, um mit neuer Energie und strukturierter Ordnung zurück ins Büro zu kehren. Viel Erfolg!

1. Schaffen Sie eine gute Arbeitsatmosphäre in Ihrem Büro. Das erhöht die Motivation. Wie diese aussehen muss, wissen Sie selbst am besten. Fragen Sie sich: Gehe ich gerne in mein Büro? Was stört mich in dem Raum? Was könnte ich ändern (lassen), damit ich gerne ins Büro gehe?

2. Richten Sie Ihren Arbeitsplatz optimal ein, damit Sie alles schnell zur Hand haben. Ein unbequemer Bürostuhl, zu wenig Platz hinter dem Stuhl, Schubladen, die unpraktisch sind und viele andere vermeintliche Kleinigkeiten können die Arbeit stören, ohne dass wir es merken. Einige Maße helfen, den Arbeitsplatz ergonomisch einzurichten.

3. Verschaffen Sie sich einen guten Überblick durch eine systematische Ordnung – das bringt Sicherheit. Wo ist was zu finden? Die häufigste Frage, wenn es ums Büro geht. Beschriften Sie Behältnisse und Aktenrücken, bündeln sie Unterlagen und halten Sie sich an die Ordnung. Ausprobieren ist ausdrücklich erlaubt und führt zu weiteren Erkenntnissen.

4. Erstellen Sie einen Aktenplan für Ihr Unternehmen – damit alle Informationen ihren festen Platz haben. Das ist insgesamt sehr aufwändig und dauert seine Zeit. Fangen Sie alternativ im Kleinen an. Mit einem wichtigen Ordner oder dem Regal, das direkt am Schreibtisch steht. Bereits kleine Verbesserungen können eine nachhaltige Wirkung haben und die Arbeit erleichtern.

5. Bearbeiten Sie Ihr Informationseingänge nach dem Prinzip „Durchgangsverkehr“. Damit bleibt der Schreibtisch (fast) leer. Fünf Wege für die Post – auch die digitale - gibt es. Entscheiden Sie: Wegwerfen (Löschen), Bearbeiten, Wiedervorlage, Weiterleiten, Ablegen. Weitere Infos "Fünf Wege für die Post"

6. Planen und Terminieren Sie regelmäßig, damit der „Kopf frei bleibt“ für andere wichtige Dinge. Ein Terminkalender entlastet den Kopf. Testen Sie, welche Kalenderform für Sie am besten passt. Führen Sie regelmäßige Besprechungen ein, damit alle auf dem gleichen Kenntnisstand sind.

7. Erkennen und beseitigen Sie mögliche Schwachstellen im Zeitmanagement – das mindert manchen Stress. Dauer eines Termins falsch eingeschätzt, zu viel vorgenommen oder sich verplaudert. Das sind ganz typische Zeitfresser. Hinterfragen Sie ab und an die eigenen Gewohnheiten und probieren Sie einen anderen Weg.

In vielen Agrarbüros ist der Winter „Aufräum-Zeit“. Die Außenarbeiten sind überwiegend abgeschlossen und es kehrt etwas Ruhe ein.

Damit ist Zeit für Arbeiten, die bisher immer liegen geblieben sind. Was im ersten Moment nach mühseliger ungeliebter Aufgabe klingt, ist in der Industrie schon lange eine anerkannte arbeitswissenschaftliche Methode für mehr Effizienz.

Es geht um die die sogenannte 5 A - Methode oder auch 5 S - Methode. Sie stammt ursprünglich aus Japan, ist aber inzwischen überall bekannt und wird sowohl im Produktionsbereich als auch zunehmend im Bürobereich angewendet. Was hat es damit auf sich, und wie kann sie im Büro fruchten?

5 A steht für die 5 Aufgaben oder Schritte

1. Aussortieren,
2. Aufräumen,
3. Arbeitsplatz sauber halten,
4. Anordnung zur Regel machen
5. Alle Schritte wiederholt durchlaufen.

1. Aussortieren:
Beim ersten Schritt, dem Aussortieren, geht es darum, Gegenstände auszumachen, die am Arbeitsplatz nicht gebraucht werden. Für die Entscheidung, ob Gegenstände oder Dinge benötigt werden oder nicht, sind drei Fragen hilfreich:

• Wir dieser Gegenstand benötigt?
• Wird er in dieser Menge benötigt?
• Sollte er an dieser Stelle sein?

Steht zum Beispiel in einem eher kleinen Büro der gesamte Papier-Vorrat im Regal und der Platz für Ordner ist schon knapp, könnte das Ergebnis nach den 3 Fragen sein: 2 Pakete werden in der Nähe des Druckers platziert. Die anderen kommen in den Schrank.

2. Aufräumen oder auch Anordnen: 
Im zweiten Schritt werden die Dinge so angeordnet und hingestellt, dass man damit effizient arbeiten kann. So ist die Preisliste in der Nähe des Telefons, um bei Anfragen schnell antworten zu können. Der Locher steht auf dem Schreibtisch, wenn er täglich gebraucht wird. Wenn er nur einmal pro Woche gebraucht wird, darf er auch in der Schreibtischschublade auf seinen Einsatz warten. Die Sichthüllen liegen in einer Stapelbox griffbereit auf oder neben dem Schreibtisch, wenn sie täglich zum Einsatz kommen.

3. Arbeitsplatz sauber halten:
Der dritte Schritt betrifft die Sauberkeit am Arbeitsplatz, wobei es um mehr geht, als nur das Saubermachen. Wenn geputzt wird kann gleichzeitig alles kontrolliert und wenn nötig repariert oder ersetzt werden. Nicht selten kommen beim Putzen auch neue Ideen.

4. Alle Schritte wiederholt durchlaufen: 
Der vierte Schritt ist die Standardisierung. Hier geht es darum, einmal getroffene Regelungen einzuhalten. Das macht Arbeitsschritte nachvollziehbar und erleichtert für alle die Zusammenarbeit. Wenn Sie zum Beispiel eine neue Stapelbox mit dem großen Schild „Posteingang“ an einer bestimmten Stelle platziert haben, sorgen Sie dafür, dass die Post auch immer hier hineingelegt wird. Vergisst jemand diese Regel, darf er freundlich erinnert werden. So werden nach und nach bestimmte Arbeitsabläufe standardisiert.

5. Anordnung zur Regel machen: 
Nun geht es darum, dass alle Beteiligten auch tatsächlich mitmachen und sich an die – im Idealfall gemeinsam getroffenen Regeln – zu halten. Farben, wie zum Beispiel farbige Ordnerrücken oder der knallrote Posteingangskorb, erleichtern dies. Auch eine schöne Beschriftung mit dem Labelmaker*[1] am Regal kann zeigen: „Hier kommen die Bestell-Kataloge hin!“

Achtung: Die 5 A Methode hat mit Disziplin und Konsequenz zu tun, das sind nicht immer "Lieblingseigenschaften". Aber ganz ohne sie geht es nicht. Die beschriebene Methode ist mit Vorgaben und vielleicht immer mal wieder korrigierenden „Ermahnungen" verbunden. Aber eine gute Anregung für den Büro- und Betriebsalltag ist sie allemal. Probieren Sie es doch einfach bei Gelegenheit an einer kleinen Stelle aus. Nebenwirkungen wie AHA-Effekte, gutes Gefühl oder neue Ideen sind nicht ausgeschlossen.

5 S -Methode im REFA-Lexikon (REFA-Verband für Arbeitsstudien und Betriebsorganisation e. V.)

5 A bzw. 5 S Wikipedia

[1] Labelmaker: kleines Gerät, mit dem Etiketten oder Schilder erstellt werden können