Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine digitale Lösung zur systematischen Erfassung, Ablage, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Es ermöglicht die zentrale Speicherung, schnelle Wiederauffindbarkeit und revisionssichere Ablage von Dateien.

Moderne Dokumentenmanagementsysteme bieten Funktionen wie:

► Volltextsuche: Mit der Volltextsuche können Dokumente nicht nur nach Dateinamen, sondern auch nach Inhalten durchsucht werden. Zum Beispiel: Eine Mitarbeiterin sucht einen Vertrag, in dem die „Ausbildungsvergütung“ geregelt ist. Statt alle Verträge manuell zu öffnen, gibt sie den Begriff in die Suchmaske ein – das DMS zeigt alle relevanten Dokumente sofort an.
►Versionsverwaltung: Die Versionsverwaltung dokumentiert alle Änderungen an einem Dokument und ermöglicht den Zugriff auf frühere Versionen. Zum Beispiel: Ein Wochenplan wird mehrfach angepasst. Das DMS speichert jede Version automatisch. So kann jederzeit nachvollzogen werden, welche Angaben zu welchem Zeitpunkt gültig waren – wichtig für Kontrollen und Nachweise.
►Rechte- und Rollenmanagement: Mit dieser Funktion wird gesteuert, wer welche Dokumente sehen, bearbeiten oder löschen darf. Zum Beispiel: Die Betriebsleitung hat Zugriff auf die Personalunterlagen, die Büromitarbeiterin jedoch nur auf alle anderen Ordner. Das DMS stellt sicher, dass sensible Daten geschützt bleiben und nur autorisierte Personen Zugriff haben. 
►Automatisierter Workflow: Ein Workflow automatisiert wiederkehrende Prozesse, zum Beispiel die Freigabe von Dokumenten. Zum Beispiel: Eine Rechnung wird eingescannt und automatisch an die Betriebsleitung zur Prüfung weitergeleitet. Nach Freigabe wird sie direkt in der Buchhaltung abgelegt. Das spart Zeit und verhindert Medienbrüche.

Wann reicht der Explorer (Dateimanager) im PC? 

Für Betriebe mit überschaubarem Dokumentenaufkommen kann eine strukturierte Ordnerablage im Windows-Explorer ausreichen – vorausgesetzt, es gibt klare Regeln zur Benennung, Ablage und Sicherung der Dateien.

Was der Explorer im Vergleich zu einem DMS nicht kann:

• Keine automatische Versionierung, das ist häufig auch nicht erforderlich und sollte im Einzelfall abgewogen werden.
• Keine Suchfunktion über Dokumenteninhalte, der Explorer sucht nur nach Ordner- und Dokumentennamen, das reicht oftmals aus.
• Keine revisionssichere Archivierung, das gilt insbesondere für digitale Belege der Buchführung, siehe Hinweis unten!
• Keine Benutzerverwaltung, also einfache Erteilung von Zugriffsrechten auf bestimmte Informationen 

Spätestens wenn mehrere Personen mit Dokumenten arbeiten, mobiler Datenzugriff gewünscht wird oder externe Anforderungen steigen, sollte über ein Dokumentenmanagementsystem nachgedacht werden. Die Entscheidung für eine umfassende professionelle DMS-Lösung sollte nicht von heute auf morgen getroffen werden. 

Um herauszufinden, was für den eigenen Betrieb sinnvoll ist, gilt es, sich über die Möglichkeiten zu informieren. Im Netzwerk-Agrarbüro, im E-Learning Büromanagement oder in den Weiterbildungsveranstaltungen rund um das Agrarbüro greifen wir das Thema regelmäßig auf. Bleiben Sie also stets "am Ball" mit der Weiterbildung der Landwirtschaftskammer NRW.

Bei der Belegablage ist Revisionssicherheit auf jeden Fall einzuhalten. Hierfür gibt es spezielle Software-Lösungen, die in der Regel nur für die digitale Belegablage und für die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung genutzt werden, also DMS-ähnliche Funktionen haben. Diese Lösungen sind in der Regel bereits im Einsatz oder werden derzeit eingeführt, zum Beispiel von Landdata, Just farming, Nlb, Addison und Datev.

Weitere Informationen und Vergleiche zu branchenunabhängigen DMS: Die Vergleiche sollen zur allgemeinen Information über DMS dienen und sind nicht mit Empfehlungen verbunden. Speziell für die Landwirtschaft wurde zum Beispiel topfarmplan entwickelt, das ebenfalls DMS-Funktionen hat. Addison hat zum Beispiel das DMS DocuWare integriert. Branchenunabhängig kooperieren zum Beispiel Datev und ELO. 

Leitfaden Dokumentenmanagementsystem in KMU systematisch auswählen und einführen (Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Hamburg)

DMS Software 2025: Test & Vergleich, trusted.de 

DMS Anbieter Marktübersicht 40 DMS software search.com 

OMT Dokumentenmanagementsysteme 27 Programme im Vergleich 

Softguiede 85 DMS-Lösungen im Vergleich 

Sie sprechen mit einem Softwareanbieter und verstehen nur Bahnhof? Hier kommen einige Erklärungen, die für das bessere Verständnis hilfreich sind:

1. Dashboard: Ein Dashboard ist eine übersichtliche Anzeige von wichtigen Informationen und Daten, oft in Form von Grafiken und Diagrammen. Es hilft dabei, schnell einen Überblick über die Software zu bekommen. Das Dashboard ist in der Regel die Startseite und kann vom Anwender individuell gestaltet werden.
Beispiel: Auf der E-Learning-Plattform ILIAS kann man auf der Startseite seine Favoriten einrichten, zum Beispiel das Lernmodul, an dem man gerade arbeitet.

2. Drag and Drop: Drag and Drop bedeutet "Ziehen und Ablegen". Es ist eine einfache Methode, um Elemente auf einem Computerbildschirm zu verschieben. Man klickt auf ein Element, hält die Maustaste gedrückt, zieht es an die gewünschte Stelle und lässt die Maustaste los. 
Beispiel: Eine E-Mail aus Outlook wird in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) gezogen und abgelegt.

3. ERP-System: Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning: Unternehmensressourcen-Planung) ist eine Software, die Unternehmen dabei hilft, ihre Geschäftsprozesse zu verwalten und zu integrieren. In diesem Kontext bedeutet "integrieren", dass das ERP-System verschiedene Geschäftsprozesse und Abteilungen eines Unternehmens miteinander verbindet und koordiniert. Das Ziel ist es, eine nahtlose Zusammenarbeit und einen effizienten Informationsfluss zwischen den verschiedenen Bereichen wie Finanzen, Personalwesen, Produktion, Vertrieb und Lagerverwaltung zu ermöglichen. 
Beispiel: SAP ist wohl das bekannte ERP-System. Es wird meistens in größeren Unternehmen eingesetzt.

4. On Premise: On Premise bedeutet, dass Software oder IT-Infrastruktur direkt im eigenen Unternehmen installiert und betrieben wird, anstatt sie über das Internet (Cloud) zu nutzen.
Beispiel: Ein Zeiterfassungssystem wird auf Ihrem PC von Ihnen selbst oder von Ihrem IT-Diensleister installiert. Alle Daten sind auf Ihrem eigenen Server.

5. DMS: Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist eine Software, die dabei hilft, Dokumente zu speichern, zu verwalten und zu organisieren. Es erleichtert das Auffinden und Teilen von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens.
Beispiel: ELO, topfarmplan, ecoDMS oder DocuWare sind bekannte Dokumentenmanagementsysteme. 

Was ist der Unterschied zwischen DMS und ERP? 
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und ein Enterprise Resource Planning (ERP) System haben unterschiedliche Funktionen und Zwecke. Ein DMS hilft hauptsächlich bei der Verwaltung von Dokumenten und Informationen, während ein ERP-System darauf abzielt, die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens durch die Integration und Automatisierung von Geschäftsprozessen zu verbessern

Das papierlose Büro ist der Wunsch vieler, die im landwirtschaftlichen Betrieb für das Agrarbüro zuständig sind. In der Tat kann durch die Digitalisierung viel Papier gespart werden. Abrechnungen, Lieferscheine und gesetzliche Aufzeichnungen nehmen nicht mehr Platz im Regal ein, sondern sind digital mit PC, Tablet oder Smartphone abrufbar. Tendenz steigend.

In den meisten Betrieben sorgt eine gut strukturierte Ablage im PC und auch die Suchfunktion des Dateimanagers für das Wiederfinden der digitalen Dokumente. Doch irgendwann stößt dieses System an seine Grenzen. Vor allem wenn die Anzahl der Dokumente sehr groß ist und mehrere Personen mit diesen Dokumenten arbeiten wollen. Hier kommen immer mehr die Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS, ins Spiel.

Das sind drei wesentlich Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems, DMS:

1. Ein DMS ist ein System, das Ihre digitalen Dokumente verwaltet. Das Ablegen, Bearbeiten und Wiederfinden erledigen Sie nicht mehr mit Dateimanager und Windows-Suchfunktion, sondern das übernimmt das DMS. Dabei sind viele Dokumentenmanagementsysteme GoBD konform, was für die Ablage von Buchaltungs-Belegen erforderlich ist.
2. Die Suchfunktion ist wesentlich besser und schneller als in einem PC. Die gute Suchfunktion ist der Hauptgrund für viele Betriebe, sich mit dem Thema zu befassen. Ziel ist es, die Effizienz im Agrarbüro zu steigern.
3. Eingescannte Schriftstücke können dank OCR-Erkennung durchsucht werden. OCR steht für Optical Character Recognition und bedeutet, dass einzelne Schriftzeichen wie Buchstaben und Zahlen auch in einer Bild ähnlichen Datei, die zum Beispiel beim Scannen mit einem Dokumentenscanner entsteht, erkannt werden. Die Entwicklungen in der Texterkennung gehen immer weiter. 

Welches DMS ist das richtige für uns? Diese Frage treibt immer mehr Unternehmerinnen und Unternehmer im Agrarbüro um. Diese drei Fragen helfen weiter:

• Welche Dokumente will ich digital ablegen? Geht es in erster Linie um die Buchhaltungs-Belege, oder möchte ich hauptsächlich Informationen und Auswertungen im Pflanzenbau digital ablegen?
• Kommt eine Cloud-Lösung in Frage oder möchte ich lieber ein Programm kaufen und es dann auf meinem Rechner oder dem eigenen Server installieren? Benötige ich den mobilen Datenzugriff auf die Dokumente?
• Möchte ich einfach nur digitale Dokumente in einem Archiv ablegen, anstatt Papierdokumente im Ordner abheften, oder möchte ich einen Schritt weitergehen und direkt Daten in ein Programm eingeben und dann damit weiterarbeiten?

Das Angebot auf dem Software-Markt ist inzwischen riesig. Letztendlich entscheidet auch die persönliche Sympathie für die ein oder andere Lösung. Es ist nicht von heute auf morgen zu entscheiden. Nach einer Ist-Analyse zum Umfang von Dokumenten im Agrarbüro und möglichst konkreter Zielsetzung, was genau mit dem Dokumentenmanagement-System erreicht werden soll, folgt eine Testphase, in der Sie verschiedene Anbieter und deren Software-Programme genauer unter die Lupe nehmen. Beispiele für DMS sind ELO, DocuWare, topfarmplan, Adnova+, Ass-Beleg, EcoDMS u. v. a. Alle haben verschiedene Schwerpunkte und passen zu unterschiedlichen Anforderungen des Betriebes. 

Nutzen Sie für die Suche nach geeigneter Software auch unsere Checkliste:

„Wie finde ich die richtige Software?“