Das passende System finden
Die folgenden Fragen unterstützen Sie dabei, die passende Lösung zu finden.
Fragen, die weiterführen:
Betrieb und Mitarbeiter
- Wie viele Mitarbeiter beschäftigt der Betrieb?
- Welche Arbeitsverhältnisse und Arbeitsformen liegen vor? Vollzeit, Teilzeit, Saisonarbeit, Minijobs, Gleitzeit, Sonstiges?
- Arbeiten die Mitarbeiter an einem Ort oder sind sie auch viel unterwegs?
- Hat der Betrieb mehrere Standorte oder Verkaufsstellen? Wenn ja wie viele?
- Wie vertraut sind die Mitarbeiter mit PC oder Smartphone?
- Gibt es besondere Anforderungen an die Bedienbarkeit?
- Wie schmutz- und staub-unempfindlich muss das System sein?
- Würden die Mitarbeiter ein eigenes Smartphone für die Zeiterfassung nutzen wollen?
- Will ich als Arbeitgeber meine Mitarbeiter mit mobilen Endgeräten ausstatten?
- Wie viel Vertrauen ist gegenüber den Mitarbeitern vorhanden? Muss ich die Zeiterfassung stark oder eher wenig kontrollieren?
Verwaltung und Kosten
- Welches Budget steht für die Erstanschaffung und für die späteren laufenden Kosten zur Verfügung?
- Wer bearbeitet die erfassten Zeitdokumente der Mitarbeiter weiter oder leitet sie zum Lohnbüro?
- Wie viel Zeit steht insgesamt für die Arbeitszeitverwaltung zur Verfügung?
- Soll die Arbeitszeiterfassung effizienter werden?
- Sollte das System von einer bestimmten Person im Agrarbüro verwaltet werden, und welche technischen und organisatorischen Kenntnisse und Fähigkeiten hat diese?
- Welche Informationen oder Schulungen sind für Büromitarbeiter und Mitarbeiter, deren Zeiten hauptsächlich erfasst werden erforderlich?
- Wie soll die Zeiterfassung, insbesondere bei Ablehnung der Mitarbeiter, intern kommuniziert werden?
- Welche Auswertungen und Übersichten erwarte ich von dem System?
- Wer kann mir bei Fragen oder als Prozessbegleiter zur Seite stehen?
Digitale Zeiterfassung
- Geht es um die reine Arbeitszeiterfassung nach dem Gesetz oder sollen die Daten zu weiteren betriebsindividuellen Auswertungen führen?
- Welche Auswertungen und Übersichten wünschen Sie sich?
- Wie soll die Zeiterfassung durch die Mitarbeiter erfolgen - stationär oder mobil?
- Wie soll die Erkennung bei einem stationären digitalen Eingabegerät (Terminal) erfolgen? PIN-Eingabe, Schlüsselanhänger, Chipkarte, Fingerabdruck, Sonstiges?
- Soll es Tamplates (engl., Vorlagen, Schablonen) zum Anlegen von Projekten, Aufgaben und Berichten geben?
- Sollen neben der Arbeitszeit auch Urlaubs- und Krankheitstage sowie weitere Fehltage (z. B. Fortbildung, Kind krank, Zeitausgleich) erfasst werden?
- Sollen Überstunden eines Mitarbeiters für den Arbeitgeber und Arbeitnehmer sofort sichtbar sein?
- Will ich eine Kennzeichnung oder Warnung, wenn jemand zu spät kommt oder zu früh geht?
- Welche Firmen bieten Testmöglichkeiten oder Demo-Versionen? Sind diese kostenlos oder gebührenpflichtig? Geschäftsbedingungen des Anbieters beachten!
- Erfüllen wir die Datenschutzauflagen für personenbezogene Auflagen - insbesondere wenn biometrische Daten erzeugt werden wie zum Beispiel der Fingerscan? Funktioniert der Fingerscan auch bei schmutzigen Händen einwandfrei?
- Sind im Programm Änderungen nachvollziehbar, um Manipulationen möglichst auszuschließen?
- Ist für bestimmte Bereiche eine Zutrittskontrolle erwünscht?
- Gibt es einen Support – vor allem bei umfangreichen Tools und voraussichtlicher Erweiterung des Systems?
- Sollen Reisekosten oder andere Ausgaben erfasst werden?
- Wie sicher ist die Datenübertragung? Erfolgt dies verschlüsselt?
- Gelten die deutschen Datenschutzbestimmungen?
- Werden Dateneingaben bei schlechter Internetverbindung gespeichert und dann bei guter Verbindung weitergeleitet bzw. erfasst?
- Soll der Mitarbeiter selbst auch Arbeitszeiten manuell eintragen – also auf das System zugreifen – können?
Nutzen Sie die ausgefüllte Checkliste auch als Grundlage für das Gespräch mit Ihrem IT-Dienstleister oder Software-Anbieter. So wird nichts vergessen.
Checkliste "Das passende System finden - digitale Zeiterfassung" zum Ausdrucken (PDF 487 kB)
Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird an mehreren Stellen auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.