Arbeitsabläufe

Konzentrierter arbeiten - E-Mail-Benachrichtigungen ausschalten  

E-Mails zu bearbeiten gehört zur Arbeit im Büro. Je mehr E-Mails anfallen, desto wichtiger ist ein professioneller Umgang damit. Um nicht ständig bei der Arbeit gestört zu werden, ist es hilfreich, die Signale auszuschalten, die auf neue Nachrichten hinweisen. Dazu gehören der Signalton, das Anzeigen von Symbolen sowie das Einblenden neuer E-Mails. Ein ständiges „Pling“ und wiederkehrende Ablenkung sind die Folge. Das kostet Konzentration und Nerven – vielleicht auch nur unbewusst.

Passen Sie die Einstellungen Ihren Bedürfnissen an und bearbeiten Sie die Posteingänge dann, wenn Sie es möchten – und nicht dann, wenn eine neue, vielleicht unwichtige E-Mail Ihre Aufmerksamkeit erhaschen will.

Das heißt: Wichtige Aufgaben, wie zum Beispiel die Belegbearbeitung oder Banküberweisungen, können Sie so in Ruhe erledigen und werden nicht ständig abgelenkt. Wer das Gefühl hat, jede E-Mail sofort lesen und bearbeiten zu müssen oder zumindest wissen möchte, dass eine neue Nachricht angekommen ist, wird sich zu Beginn vielleicht etwas schwertun, aber bald spüren, dass weniger Signale den Büroalltag ruhiger machen.

So deaktivieren Sie Signalton, Banner und Symbole:

Outlook (klassisch): Datei → Optionen → E-Mail → Nachrichteneingang → Häkchen entfernen

Outlook (neu): Einstellungen → Allgemein → Benachrichtigungen

Smartphone, z. B. iPhone: Einstellungen → Mitteilungen → Mitteilungsstil → Mail → Mitteilungen erlauben ganz ausschalten oder Hinweise individuell anpassen (z. B. Töne „Keine“, Banner/Kennzeichen aus)

Probieren Sie es aus - viel Erfolg!