Arbeitsabläufe vereinfachen: Herangehen mit System
Das Agrarbüro ist in viele betriebliche Arbeitsabläufe eingebunden und hat einen hohen Stellenwert. Lieferscheine prüfen, Aufträge und Bestellungen verwalten, Dokumentationspflichten erfüllen oder Aufgaben delegieren. Das sind nur einige von vielen Arbeitsabläufen, die im Unternehmen tagtäglich stattfinden und alle Beteiligten auf Trab halten.
Machen wir die Sache schon richtig gut oder kann es vorteilhafter gehen? Mögliches Verbesserungspotenzial wird im Arbeitsalltag leicht übersehen. Daher ist es gut, sich regelmäßig zu überlegen, was verbessert werden könnte. Ist ein ganzes Team betroffen, kann es sinnvoll sein, die Sache – „das Problem“ - gemeinsam anzugehen, um den Arbeitsablauf zu verbessern.
Sieben Schritte führen zu einem – manchmal erstaunlich einfachen! – Ergebnis:
1. Problem benennen: Um welchen Arbeitsablauf handelt es sich? Was läuft nicht so wie gewünscht? Hierbei ist es wichtig, sich nur eine Sache vorzunehmen. "Das Büro besser organisieren" ist zu umfangreich, besser einen konkreten Ablauf heraussuchen.
Beispiel: Telefonische Kundenbestellungen führen immer wieder zu Rückfragen
2. Problem beschreiben: Was konkret ist dabei problematisch und sorgt für Unmut? Was raubt den Beteiligten Zeit und Nerven? Beschreiben Sie konkret das Problem. Das können mehrere verschiedene Punkte sein. Beleuchten Sie die Sache detektivisch genau. Je konkreter desto besser. Zum Beispiel:
- Jedes Mal wird ein neuer Zettel geschrieben
- Zettel werden oft gesucht
- Das lästige Aufschreiben dauert zu lange
- Die Schrift ist unleserlich
- Häufige Nachfragen nerven
- Kontaktdaten des Kunden fehlen
3. Lösungen suchen: Was könnte die Situation vereinfachen oder verbessern? Überlegen Sie gemeinsam mit den beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiteren, wie es anders bessergehen könnte. Lassen Sie alle Meinungen zu, und vermeiden Sie Bewertungen wie „Das geht aber bei uns nicht“. Sie können bei Bedarf vorher festlegen, ob Sie mit den vorhandenen Mitteln etwas verbessern möchten (Mitarbeiter, Arbeitsmittel, Software) oder ob auch die Anschaffung neuer professioneller Software in Frage kommt, die in der Regel mit höheren Kosten verbunden ist.
Mögliche Lösungen für das genannte Beispiel:
- Größerer Vorrat an Blöcken
- Blöcke und Stift an mehreren Stellen hinlegen
- Notizzettel als Vordruck zum Ankreuzen vorbereiten, evtl. auch in verschiedenen Farben und neuer Größe
- Spezial-Software anschaffen, da die Anzahl der Bestellungen immer größer wird
- Bestellungen nur noch direkt in den PC eingeben – konsequent papierlos
4. Vorschläge abwägen: Welche der Lösungsvorschläge kommen aktuell in Frage? Wägen Sie die einzelnen Vorschläge ab. Was sind jeweils die Vor- und Nachteile? Diskutieren Sie die Alternativen in einer Mitarbeiterbesprechung. Am besten Flip-Chart einsetzen und Notizen machen. So werden die Beteiligten auch mitgenommen.
5. Entscheiden: Legen Sie (gemeinsam) fest, welche Variante umgesetzt und getestet werden soll. Werden Beteiligte mit einbezogen ist die Akzeptanz der Veränderung in der Regel größer. Die Entscheidung könnte auf den Vordruck fallen, der im Agrarbüro mit Word oder Excel erstellt werden kann. Die erforderlichen Punkte, die dort aufgelistet sind, werden zuvor gesammelt.
6. Umsetzen: Setzen Sie die Entscheidung um, und erstellen Sie einen Vordruck zum Ankreuzen. Drucken Sie den Vordruck in der benötigten Anzahl aus und nutzen sie ihn ab einem bestimmten Zeitpunkt. „Das wir darauf nicht schon eher gekommen sind“, könnte es hinterher heißen. Ein Zeichen dafür, dass sich die Teamarbeit gelohnt hat. Kleine Veränderungen können für alle eine große Arbeitserleichterung bringen.
7. Kontrollieren: Prüfen Sie nach einigen Wochen oder Monaten, ob der gewünschte Erfolg eingetreten ist. Funktioniert die Veränderung gut, etablieren Sie den neuen Arbeitsablauf, zum Beispiel in Ihrem Betriebshandbuch.
Viel Erfolg!
So bleibt der Schreibtisch leer
Einen leeren Schreibtisch! Wer wünscht sich das nicht? Doch Wunsch und Wirklichkeit klaffen oft auseinander. Post kommt an, jemand gibt eine Information per Telefon durch und das Faxgerät hat auch einiges an Informationen zu bieten. Eher man sich versieht, liegen schon wieder Prospekte, Papiere und Notizen auf dem Schreibtisch. Wenn Sie selbst mit der Situation unzufrieden sind, versuchen Sie, Schritt für Schritt etwas zu ändern.
Prinzip "Durchgangsverkehr": Informationen, die als Post, E-Mail, Telefonnotiz oder Fax am Arbeitsplatz ankommen, werden in einem gut organisierten Büro sofort bearbeitet und "fließen" gleichsam über den Schreibtisch wie Durchgangsverkehr durch eine Stadt. Ziel ist es, die Information die ankommt, sofort auf den richtigen (Büro)-Weg zu bringen und keinen Stau entstehen zu lassen. Die Wege können analog (mit Papier) oder digital verlaufen. Und das sind die fünf Wege, die eine ankommende Information nehmen kann:
- Wegwerfen: Der Weg führt direkt in den Papierkorb. Das betrifft in erster Linie Werbung und Angebote, die ohne Nutzen für den Betrieb sind.
- Ablegen: Das Schriftstück geht in die Ziel-Ablage und wird sofort im Ordner abgeheftet. Dazu ist es wichtig, dass die Ablage gemäß Aktenplan genau geregelt ist. Enthält die Information Termine werden diese vorher in den Terminkalender eingetragen. Beispiel: Zuwendungsbescheid nach einem Förderantrag.
- Weiterleiten oder Delegieren: Die Information geht direkt zu einer anderen Person, weil sie an diese adressiert ist. Oder ein Anderer soll die Information weiterbearbeiten bzw. die Aufgabe erledigen. Dann wird die Information - eventuell mit einem Vermerk - weitergleitet und damit die Aufgabe delegiert. Ein typisches Beispiel ist der Rechnungseingang: Die BL-Ehefrau öffnet die Post und leitet die Rechnung an den Betriebsleiter weiter, damit dieser die Rechnung prüft.
- Selbst bearbeiten: Was weniger als zwei/drei Minuten dauert erledigen Sie am besten sofort. Auch dringende Informationen bzw. Aufgaben müssen in der Regel sofort bearbeitet werden - auch wenn es etwas länger dauert. Hat die Information bzw. Aufgabe noch etwas Zeit, legen Sie diese auf Wiedervorlage. Dafür nutzen Sie eine Zwischenablage, zum Beispiel in Form einer Mappe oder einer Stapelbox.
Das gleiche gilt für digitale Informationen, zum Beispiel eine E-Mail. Die E-Mail kann in einen digitalen Ordner abgelegt werden, der Ihre Wiedervorlagen enthält. Hier gibt es noch weitere Möglichkeiten. - Lesen: Die Zeitschrift oder der neue Katalog kommt in die schön eingerichtete Lesecke oder den Stehsammler im Regal direkt daneben. Lesen bezieht sich insbesondere auf Zeitschriften und Zeitungen. Aber auch Protokolle und umfangreiche Mitteilungen gehören dazu. Aber Vorsicht! Wenn sämtliche Post auf einem Stapel "Lesen" landet und nicht weiterbearbeitet wird, sind Papierberge vorprogrammiert!
Tipp: Wichtig ist, dass die Information immer eine Bearbeitungsstufe weiter geht. Die Telefonnotiz direkt ins Mitarbeiterfach, die Rechnung sofort zu demjenigen, der sie prüft oder bearbeitet, die Seminarankündigung in die Zwischenablage "Besprechen", wenn sie regelmäßige Bürobesprechungen machen und den Termin mit der Familie oder Mitarbeitern absprechen wollen.