Die Ablagestruktur im Büro zu verbessern ist ein tolles Vorhaben. Eine gut organisierte Ablage – sowohl digital als auch analog – spart Zeit, reduziert Stress und sorgt für mehr Überblick. Aber wo und wie fange ich damit an? Wo ist die richtige Einstiegsstelle? Hier kommt eine hilfreiche Strategie, mit der Sie Ihren individuellen Einstieg finden.

Um den so wichtigen Anfang zu machen und an einer Stelle gezielt loszulegen, klären Sie Ziele und Anlass. Klingt theoretisch, ist aber zum Finden der richtigen Einstiegsstelle wichtig. Der Wunsch, alles irgendwie besser zu machen bleibt zu sehr im Ungenauen, so dass es keine praktische Lösung gibt, die ich sofort umgesetzt werden kann.

Fragen Sie sich: „Was will ich ganz genau erreichen?“ Gehen Sie dem konkreten Anlass für Ihr Vorhaben, die Strukturen zu verbessern, auf den Grund.

Dazu drei Beispiele, die den Unterschied deutlich machen. Sie werden schon an den drei unterschiedlichen Fragen erkennen, dass die Lösungen dafür jeweils ganz andere sind. Und damit auch die Umsetzungsschritte ganz andere sind.

1. Will ich, dass die Beschriftung der Aktenordner so ist, dass ich schneller erkenne, was in dem Aktenordner enthalten ist? Um dann den richtigen Aktenordner und die gesuchten Dokumente schneller zu finden?
   Antwort: In diesem Fall reicht es aus, die Ordner grob zu sichten und dann gut leserlich zu beschriften. Die Beschriftung kann mit dem PC schön übersichtlich gestaltet werden. Hier gibt es viele Möglichkeiten das Auge beim Suchen an die richtigen Stellen im Regal zu lenken. Aber auch eine gut leserliche Druckschrift per Hand kann schon hilfreich sein. 
    
2. Will ich erreichen, dass bestimmte Dokumente von allen Beteiligten an einem bestimmten Ort abgelegt werden, zum Beispiel in einem Ordner im PC? Damit alle im Büro die Dokumente schnell finden?
   Antwort: In diesem Fall herrscht wahrscheinlich etwas Chaos im Miteinander derjenigen, die im Büro arbeiten, weil sich keiner an die Abmachung hält, die Datei in einem bestimmten Ordner abzulegen. Die Lösung ist hier eine ganz andere. Sie müssen schauen, warum das nicht funktioniert und mit den Beteiligten gemeinsam nach einer Lösung suchen, zum Beispiel dem Ordner im PC einen anderen Namen zu geben. Oder vielleicht durch Verschieben ins Archiv oder Löschen von nicht mehr aktuellen Ordnern eine bessere Übersicht im Dateimanager zu haben. Auf einer Ordnerebene sollten maximal 7 – 10 Ordner da sein.
    
3. Will ich nicht mehr so viele Aktenordner haben und mehr digital ablegen? Weil ich einfach mehr digitalisieren und mich damit vertrauter machen möchte?
   Antwort: Diese Frage ist wiederum ganz anders zu beantworten. Hierbei geht es darum zu schauen, welche digitalen Möglichkeiten ich nutzen möchte. Dabei sollte klar umrissen werden, was konkret digitaler werden soll, es ist also eine weitere Frage zu beantworten. Soll es die Belegablage in der Buchführung, die Dokumentation von Dünge- und Pflanzenschutzmaßnahmen oder die Kommunikation per E-Mail und die Nutzung von Online-Portalen sein?

Was will ich ganz genau erreichen? Was sind Ihre Fragen und Antworten? Gehen Sie dem Wunsch, mehr Übersicht zu bekommen oder das Büro besser zu strukturieren, auf den Grund und finden Sie Ihre nächste Einstiegsstelle in ein gut organisiertes Büro. Viel Erfolg!

Hat der klassische Aktenordner bald ausgedient? Wenn man sich die digitalen Entwicklungen anschaut, möchte man das meinen. Aber ganz so schnell geht es dann doch nicht – vielleicht! Was auf jeden Fall bleibt ist die Notwendigkeit, irgendwie eine Struktur in die Ablage von Dokumenten und Informationen zu bringen. Und damit auch das Unternehmen insgesamt besser im Blick zu haben.

Alle Beteiligten müssen wissen, wo welche Informationen zu finden sind und wie sie bei digitalen Lösungen den Zugang dazu bekommen. Stichwort „Benutzername und Passwort“. Ohne geschützte Liste auf dem Papier geht es meistens (noch) nicht. Ein Ablageplan oder eine klare Beschriftung von Ordnern – Papier oder PC - ist eine wichtige Voraussetzung für das Gelingen einer reibungslosen und effizienten Büroorganisation.

Was ist heute zu tun? Stichwort „Strukturen schaffen“. Schauen Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz einmal um. Wo ist ein Aktenordner, ein Behältnis oder ein Ordner im PC, der erkennbar zu voll, nicht richtig beschriftet oder einfach unstrukturiert ist? Gehen Sie das (noch) kleine Übel sofort an und schaffen Sie in 5 - 10 Minuten wieder ein wenig Ordnung: Durch Wegwerfen, Löschen, Sortieren oder Beschriften – die wichtigsten Basics im Büro. Ruck zuck sind Sie wieder einen Schritt weiter und der – übrigens bei den meisten Gehirnen geliebten – Struktur ein Stückchen näher. Viel Erfolg!

Weitere Tipps:

Aktenordner schön praktisch gestalten 
So finden Sie die passenden Ordner- und Dateinamen 
Umgang mit Passwörtern (Informationen des BSI)

Haben Sie sich im vergangen Jahr öfters über einige Aktenordner geärgert? Oder haben Sie Gesuchtes einfach nicht gefunden? Dann nutzen Sie unseren Auszug aus dem bewährten Aktenplan für landwirtschaftliche Unternehmen, um einige Ordner nach Ihren Wünschen zu ändern. Die Nummern sind nicht zwingend erforderlich, wenn die Anzahl der Ordner insgeamt überschaubar ist oder Sie durch Bilder und Symbole auf den Rückenschildern das Finden erleichtern.

In unserem Beispiel stehen Gebäude, Fuhrpark und Maschinen im Mittelpunkt. Nutzen Sie das Muster als Checkliste und ergänzen oder ändern Sie Ihre Ordner. Vielleicht reicht auch schon ein Inhaltsverzeichnis, um einen Ordner aufzupeppen. Oder ordnen Sie die Inhalte komplett neu in neuen Ordnern. Damit macht Büroarbeit auch einfach mehr Spaß.

Nehmen Sie sich nur so viele Ordner vor, wie Sie schaffen. Dann haben Sie am Ende ein Ergebnis (= Erfolgserlebnis), auf das Sie – ruhig auch etwas stolz - blicken können. Sie haben keine Zeit oder keine Lust dazu? Fragen Sie in Ihrer Familie oder bei Ihren Mitarbeitenden. Vielleicht ist jemand dabei, der diese Aufgabe gut und gerne - vielleicht auch, um das Taschengeld etwas aufzufrischen - übernehmen möchte. Fragen Sie doch einfach mal nach! 

Beispiel-Ablage für Unterlagen zu Gebäuden, Fuhrpark und Maschinen

So wird Ihr Aktenordner zur Lieblingslektüre – Tipps für die Papierablage in Ordnern

Bei einem Umbau oder Neubau sind viele neue Dokumente im Büro zu erwarten: erste eigene Skizzen, Architektenzeichnungen, Bauvoranfrage, Umnutzungsantrag, Förderantrag, Beratungsempfehlung, Notizen und Ideen. Und viele mehr. Wer die Unterlagen sofort etwas sortiert, hat es im Laufe des Projektes leichter, die Unterlagen abzulegen und wiederzufinden.

Gestalten Sie die Ablage für Ihr Projekt zum Beispiel nach Bezugspersonen. Weiter...

Werden Dokumente nach einem logischen System abgelegt, ist damit eine sehr gute Voraussetzung für eine gelungene Büroorganisation geschaffen. Egal ob im Aktenordner oder im PC-Ordner, die Orte, wo welche Unterlagen zu finden sind, sollten im Agrarbüro allen Beteiligten bekannt sein. Vor allem dann, wenn mehrere Personen im Büro mitarbeiten.

Für die Tierhaltung kann die Struktur im GQS Hof-Check als Vorlage hilfreich sein. Je nach Bedarf kann und sollte diese natürlich dem eigenen Betrieb angepasst werden.

Mögliche Sachgebiete (Kapitel) für den Bereich Tierhaltung:

1. Haltung (z. B. Bestandsregister, Nachweise über Bestandskontrolle und –betreuung, Meldungen Tierseuchenkasse, Prüfprotokolle Notstromaggregat, Dokumentation zu Kontrollsystem und Kontrollen Tierschutz)
2. Fütterung (z. B. Anwendungsprotokolle für Futtermittelzusatzstoffe, Mischprotokolle und Rationsberechnungen, Futtermittelbuch)
3. Hygiene und Schutz vor Tierkrankheiten (z. B. Reinigungs- und Desinfektionspläne für die Stallhygiene, Ergebnisse von Futtermittel- und Tränkwasser-Untersuchungen, Aufzeichnungen zur Absonderung im Isolierstall vor Aufstallung, Nachweise zur Tierkörperbeseitigung)
4. Tierärztliche Behandlungen und Tierarzneimittel (z. B. tierärztliche Abgabebelege, Aufzeichnungen zu Tierarzneimitteln, Impfstoffanwendungsplan, Ergebnisse und ggf. Maßnahmenplan zum Antibiotikaeinsatz)
5. Anforderungen Tiertransport (z. B. Desinfektionskontrollbuch für Fahrzeuge)

Diese Sachgebiete sind die erste Strukturebene. Bei Bedarf sind weitere Unterordner anzulegen. Im Aktenordner kann das am besten mit Registern erfolgen. Im Explorer (Dateimanager) in Ihrem PC werden einfach weitere Unterordner eingerichtet.

Verschaffen Sie sich mit dem GQS Hofcheck einen Überblick über die notwendigen Anforderungen, Meldungen und Aufzeichnungen. Nutzen Sie dazu einfach auf der Website www.nrw.gqs-hofcheck.de den Checklistengenerator.

Alle Unterlagen schnell finden, darum geht es bei der Ablage im Agrarbüro. Eine Grundstruktur zu haben ist Gold wert. Das können sicher alle bestätigen, die einen Aktenplan für ihr Agrarbüro erstellt und die Ordner im Regal entsprechend positioniert haben.

Hier auf unserer Website möchten wir immer wieder Möglichkeiten und Wege aufzeigen, wie Sie zu Ihrer betriebsindividuellen Ablage gelangen können. Das geschieht nicht von heute auf morgen, sondern nimmt je nach Umfang der Ablage Zeit in Anspruch. Zeit, die sich lohnt und letztendlich zu mehr Effizienz führt. Und das heißt Zeitgewinn!

Wir haben heute für Sie eine Mind-Map erstellt, die sich an die Struktur des Excel-Muster-Aktenplans in unserem Formularcenter anlehnt. Die Mind-Map soll als Anregung und Hilfe dienen, Ihre eigene Ablage so zu organisieren, dass es für Sie passt.

In der Mind-Map ist das gesamte landwirtschaftliche Unternehmen am Beispiel eines Betriebes mit Kuhhaltung abgebildet. Außen vor sind hier private Unterlagen der Familie sowie Unterlagen zu weiteren Betrieben wie Biogasanlage oder Photovoltaikanlage. Für diese ist eine eigenständige separate Ablage sinnvoll. 

Immer mehr Dokumente und Daten werden inzwischen nicht mehr im Papierformat, sondern digital im PC oder in einer Cloud abgelegt. Hilfreich sind dann kurze Hinweise zu den Speicherorten von Dokumenten, die am Ende eines Mind-Map-Zweigs oder in einer zusätzlichen Spalte der Excel-Tabelle angegeben werden können. So gibt es einen guten Überblick für alle, die im Agrarbüro arbeiten oder sich neu einarbeiten.

Download Mind-Map Beispiel Landwirtschaft mit Kuhhaltung

Zum Fachbeitrag Ablagestruktur selbst entwickeln mit Hilfe von Mind-Maps 

Das Sortieren von Unterlagen ist ein „Dauerbrenner“ im Büro. Wo fange ich an? Wie sollen wir sortieren? Jeder sortiert hier anders - wie soll das gehen? Eine gemeinsame Ablagestruktur zu finden, ist nicht immer leicht, aber nicht unmöglich! Die Herangehensweise kann sehr unterschiedlich sein, und sollte zu den Menschen passen, die es angeht.

Sortieren im Zeitalter der Digitalisierung? Gute Suchfunktionen im Dateimanager oder im Dokumentenmanagementsystem erleichtern die Suche enorm. Dennoch müssen Dokumente im Vorfeld zugeordnet werden, so dass das Software-System sie wiederfindet. Wer seine (Papier)-Ablagestruktur kennt spart Kosten und Zeit die für die Einführung digitaler Systeme.

Ein guter Einstieg kann gelingen, wenn man mit einem überschaubaren Bereich anfängt. Zum Beispiel mit dem Bereich „Versicherungen“. Legen Sie neue Ordner an, wenn die alten überquellen. Nehmen Sie die aktuellen Verträge und ggf. weitere Unterlagen heraus uns sortieren Sie neu. Wie Versicherungsunterlagen sortiert werden können haben wir an zwei Beispielen dargestellt.

PDF-Download "Wie können Versicherungsunterlagen sortiert werden"

Einen betrieblichen Aktenplan zu erstellen ist ziemlich aufwändig. Dennoch lohnt es sich, die Ablage aller Dokumente im Betrieb gut zu durchdenken und eine Grundordnung zu haben. Die Ablage-Struktur schafft Sicherheit in vielen Situationen. Zum Beispiel bei Kontrollen, im Gespräch mit Geschäftspartnern und Kunden oder wenn Sie sich einen Urlaub gönnen und das Ruder einer Vertretung überlassen wollen.

Um den Vorteil einer guten Ablage zu "erleben", ohne die Lust an dem großen Projekt zu verlieren kann es sinnvoll sein, erst einmal mit einem kleinen Bereich anzufangen. Nehmen Sie sich einen Ordner vor, auf den Sie am häufigsten zugreifen. Zum Beispiel den Ordner mit wichtigen Dokumenten zur Tiergesundheit wie Kontrollmitteilungen des Veterinäramtes für Ihren Tierbestand, Arzneimittel-Belege des Tierarztes und dem Betreuungsvertrag mit Ihrem Tierarzt. Machen Sie sich ein Liste der Unterlagen, die nach Ihrer Erfahrung in diesen Ordner gehören und schätzen Sie ab, ob ein Ordner reicht oder besser gleich zwei neue anzulegen sind, weil im Jahr so viele Dokumente hier entstehen.

Versehen Sie den Ordner mit einem Register und obenauf einem Inhaltsverzeichnis. Eine Overhead-Folie zum Abschluss schützt das Deckblatt/Inhaltsverzeichnis vor unschönen "Eselsohren". Abschließend erstellen Sie ein Rückenschild, das den Inhalt möglichst genau wiedergibt, so dass Sie bei der Suche nach einem Dokument nicht erst den Ordner durchblättern müssen.

Wenn der neue Ordner Ihnen Freude bereitet, haben Sie sicher wieder Lust einen weiteren neu zu gestalten! Viel Erfolg!

In vielen Büros kommen ausschließlich graue Ordner zum Einsatz. Die einheitlichen Ordner werden dann beschriftet, um die notwendige Orientierung zu geben. Oftmals gesellen sich auch farbige oder bunte Ordner dazu, wobei Ordnerfarbe und -inhalt beliebig zusammengewürfelt sind. Diese sogenannten „gewachsenen Strukturen“ sind in der Regel gepaart mit längeren Suchzeiten.

Ein erhebliches „Zeitspar-Potenzial“ wird dabei förmlich in den Sand gesetzt. Unser Auge orientiert sich nämlich viel schneller an Farben, und eine farbliche Zuordnung erleichtert damit das Finden von Ordnern und Dokumenten. Rot, gelb, grün der Ampel ist das beste Beispiel. Stellen Sie sich nur eine Verkehrsampel ohne Farben vor!

Was können Sie tun, um die Farbwirkung im Ordner-Regal ganz schnell zu nutzen? Markieren Sie die Rückenschilder mit einem farbigen Stift oder mit farbigen Klebeetiketten oder –punkten, die in jedem Büromarkt erhältlich sind. Ordner mit Förderunterlagen markieren Sie zum Beispiel grün, Ordner für die Direktvermarktung orange und Ordner für die Kuhhaltung blau. Sortieren Sie die Ordner im Regal nach den Farben.

Wählen Sie kraftvolle Farben, da diese am besten wirken. Markieren Sie die Ordner am oberen Rand, denn wir suchen systematisch von oben nach unten. Die Farbe ist nun die erste wichtige Information und zeigt, ob wir im richtigen Sachgebiet sind. Es kann durchaus ausreichen, nur bestimmte Ordner zu markieren und die Sachgruppe, die am häufigsten vorkommt gar nicht zu markieren.

Am besten gleich loslegen und umsetzen! Wenn Ihnen das Farbsystem gefällt, gehen Sie, wenn es die Zeit erlaubt, den nächsten Schritt und arbeiten mit farbigen Rückenschildern oder farbigen Ordnern. So erleben Sie in absehbarer Zeit, wie Sie mit Farben richtig viel Zeit sparen können!

Viel Erfolg!