„Das muss in dieser Woche erledigt werden…!“ Alles klar? Oft nicht! In der Hektik des Alltags werden Aufgaben an die Mitarbeitenden oftmals schnell nebenher übertragen, denn die Zeit rennt und es muss viel geschafft werden. Zu kurze und vielleicht auch etwas hektische Anweisungen sind in Arbeitsspitzen wahrscheinlich nicht zu vermeiden, sie sollten aber nicht die Regel sein. 

Wer Aufgaben an seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Betrieb und Büro übertragen möchte, sollte sich dafür Zeit nehmen und sachlich bleiben. Mit diesen Tipps können Sie dazu beitragen, dass Ihr Auftrag beim Gegenüber gut ankommt und die Arbeit motiviert erledigt wird:

1. Sagen Sie kurz worum es geht und fragen Sie nach dem Kenntnisstand der Person, die etwas für Sie erledigen soll.
2. Sagen Sie möglichst konkret, was die Person für Sie tun soll (was Sie erwarten) und berücksichtigen Sie dabei deren Kenntnisstand.
3. Zeigen Sie bei Bedarf wie es geht oder geben Sie Hilfsmittel mit an die Hand, zum Beispiel eine Checkliste, ein Muster oder Informationsquellen.
4. Erläutern Sie kurz, warum die Aufgabe für das Unternehmen wichtig ist. Wer macht schon gern etwas, was nicht wirklich wichtig und sinnvoll ist.
5. Handelt es sich um einen umfangreicheren Auftrag, fragen Sie zwischendurch nach, ob alles verstanden wurde. Antworten Sie nicht ungeduldig, sondern sachlich auf mögliche Nachfragen. Wenn es auch schwer fällt, zuhören ist wichtig.
6. Lassen Sie die Person den Auftrag kurz zusammenfassen, um zu erkennen, ob Ihre Anweisungen und Erläuterungen richtig verstanden wurden.
7. Teilen Sie mit, wer Auskunft geben kann, wenn Sie nicht da sind, oder ermuntern Sie die Person, Sie bei Bedarf anzurufen.
8. Handelt es sich um eine komplexe Aufgabe, schauen Sie zwischendurch nach, so dass frühzeitig erkannt werden kann, wenn etwas nicht richtig läuft.
9. Besprechen Sie das Ergebnis sachlich. Loben Sie was gut gelungen ist und geben Sie bei Bedarf freundlich und sachlich Tipps, wie die Person es beim nächsten Mal noch erfolgreicher machen kann.

Diese Punkte dienen als Anregung für eine gelungene Gesprächsführung, wenn es darum geht, Aufgaben an jemanden zu übertragen. Setzen Sie immer mal wieder den ein oder anderen Punkt im Gespräch mit Ihren Beschäftigten um. Das motiviert für die weitere Mitarbeit und macht Sie als Führungkraft stark.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter freuen sich über motivierende Anerkennung und Wertschätzung. Dazu ist es wichtig, dass Chef oder Chefin, die richtigen Gesprächssituationen und Worte finden. Ein ehrliches Lob oder einfach einige anerkennende Worte in der passenden Situation können sehr positiv wirken und jemanden motivieren.

Ganz praktische Tipps gibt es dazu von der Bundesagentur für Arbeit. Lesen Sie den ganzen Artikel (Lesezeit 5 Min., Link s. u.).

Die hier aufgeführten acht Punkte geben einen Überblick zum Artikel:

1. Anerkennung und Wertschätzung zeigen. Das dauert nicht lange, kann aber enorme Wirkung entfalten. Zum Beispiel: Ich freue mich, dass Du in unserem Team bist.
2. Individuelle Werte erfragen. Was bewegt den Mitarbeitenden persönlich? Fragen können sein: Was ist Dir wichtig? Was kann ich für Dich tun?
3. Sinn der Arbeit und des Produkts herstellen. Was ist das Ziel des Unternehmens? Passt es zu den Werten des Mitarbeitenden? Vor allem jüngere Menschen möchten etwas bewegen und bewirken, zum Beispiel dazu beitragen, dass die Umweltbilanz verbessert wird.
4. Angemessene Aufgaben und Verantwortungsbereiche festlegen. Die Eigenverantwortung der Person fördern, indem man sie ihren Stärken entsprechend einsetzt.
5. Weiterentwicklung anbieten. Wenn Mitarbeitende sich weiterentwickeln möchten, ist es gut, dafür Möglichkeiten zu schaffen, zum Beispiel an einer Weiterbildung teilzunehmen.
6. Flexible Arbeitsmodelle anbieten. Durch etwas flexiblere Arbeitszeitgestaltung kann jemand die persönlichen Werte besser in Einklang mit der Arbeit bringen.
7. Teamgeist fördern. Zum Beispiel durch Workshops die Zusammenarbeit fördern. Nach dem Motto „Wir sind zwar alle sehr unterschiedlich, aber hier bei der Arbeit ergänzen wir uns gut!“
8. Werte vorleben. Führungskräfte müssen auch Vorbild sein und das vorleben, was sie von ihrem Team erwarten.

Lesen Sie den ausführlicheren Artikel: So fördern Sie die intrinsische Motivation Ihrer Mitarbeitenden