Mind-Mapping

Mit Mind-Maps zur besseren Dokumentenablage im Agrarbüro

August 7, 2025

Foto: Andrey Popov©AdobeStock.com

Eine durchdachte Ablage erleichtert die tägliche Arbeit im Agrarbüro erheblich. Ziel ist es, Dokumente und Informationen schnell und zuverlässig zu finden. Wer seine Ablagestruktur neu aufbauen oder überarbeiten möchte, steht oft vor typischen Fragen:

  • Gehört die Versicherungspolice des Schleppers in den Ordner „Versicherungen“ oder „Schlepper“?
  • Wird das Protokoll einer behördlichen Kontrolle zum EU-Förderantrag im Ordner „ELAN-Antrag“, „Kontrollen“ oder im themenspezifischen Bereich wie „Tierkontrolle“ oder „Düngemittelkontrolle“ abgelegt?

Praxis-Tipp für die Ablageentscheidung:

Stellen Sie sich die Frage: „Wo würde ich zuerst suchen?“ Prüfen Sie, ob das Dokument thematisch passt und stimmen Sie sich mit den Kolleginnen und Kollegen im Büro ab. Entscheiden Sie gemeinsam und halten Sie die Ablage konsequent nach dieser Logik ein.

Beispiel:
Wenn Sie alle behördlichen Kontrollen – unabhängig von der zuständigen Stelle – als eine Einheit betrachten, bietet sich ein zentraler Ordner „Behördliche Kontrollen“ an. Bei wenigen Kontrollen pro Jahr (z. B. 5–7) reicht eine chronologische Ablage. Für spezifische Kontrollbereiche wie das Veterinäramt kann ein separater Unterordner „Kontrollen Veterinäramt“ sinnvoll sein.

Mind-Mapping als Hilfsmittel
Zur Entwicklung einer langfristig tragfähigen Ablagestruktur kann das sogenannte Mind-Mapping hilfreich sein. Dabei werden die betrieblichen Themen, zu denen Dokumente vorliegen, logisch gegliedert und visuell dargestellt. So entsteht eine Übersicht über alle relevanten Sachgebiete.

Wichtig ist, dass der Betrieb eine klare Grundstruktur nach Themen hat – besonders dann, wenn Dokumente an verschiedenen Orten abgelegt werden, etwa in Papierform und digital.

So funktioniert Mind-Mapping:
Das zentrale Thema steht im Mittelpunkt. Davon ausgehend werden Haupt- und Unterthemen ergänzt. Mit Pfeilen lassen sich Zusammenhänge darstellen, Umrahmungen helfen bei der Bündelung von Themen. Der Prozess fördert Klarheit – das Ergebnis ist eine individuelle, praxisnahe Mind-Map.

Am Beispiel Pflanzenbau als Hauptthema sind im Bild oben schon einige typische Themen für diesen Bereich ergänzt. Diese Übersicht kann als Grundlage für Ihre betriebsindividuelle Mind-Map dienen. Sortieren Sie den Themen das zu, was auf Ihren Betrieb zutrifft. Zum Beispiel könnte das Thema Pflanzenschutz folgende Unterthemen enthalten: 1. Sachkundenachweis (evtl. Kopie, das Original trägt ja der oder diejenige als Karte bei sich), 2. Fortbildungen zum Sachkundenachweis, 3. Pflanzenschutzmittel (z. B. Lieferscheine, Genehmigungen für bestimmte Anwendungen), 3. Spritz- und Sprühgeräte (z. B. Sicherheitsinformationen, TÜV-Unterlagen), 4. Aufzeichnungen zum Pflanzenschutz, wenn diese in Tabellen eingetragen werden.

Die Darstellung als Mind-Map gibt einen guten Überblick und macht auf einen Blick deutlich, wo es Zusammenhänge gibt oder wo etwas gestrichen werden kann. Mind-Maps für Ihre Aktenstruktur können Sie per Hand auf einen DIN A 4 Zettel notieren. Nehmen Sie sich nach und nach ein Sachgebiet vor – zum Beispiel Pflanzenbau, Förderung, Personal oder Schweinehaltung. Digital geht das natürlich auch, wie in unserem Beispielbild. 

Nachdem Sie die richtigen Zuordnungen gefunden und sich entschieden haben, welche Unterlagen wo abgelegt werden sollen, gehen Sie den nächsten Schritt und legen den ersten Ordner (Papier oder digital) an. Vorhandene Unterlagen werden ab jetzt immer so wie Sie es einmal festgelegt haben abgelegt. So gehen Sie Schritt für Schritt weiter vor. Lassen Sie sich Zeit und sprechen Sie sich mit Ihrem Büro-Team ab.

Fotio: contrastwerkstatt©Fotolia.com

Damit die Ablage für alle Beteiligten bekannt ist, können Sie Ihre Mind-Map noch einmal „schön“ darstellen und an geeigneter Stelle im Büro positionieren. Eine übersichtliche Mind-Map hilft – insbesondere im Notfall- oder Vertretungsfall –, dass alle Unterlagen schnell zu finden sind. Im Internet finden Sie kostenfreie Mind-Map-Programme. Aber auch mit Word oder Power-Point können Sie diese leicht erstellen. Klicken Sie dazu auf den Reiter "Einfügen" und nutzen die vielfältigen "Formen" und Linien. Alternativ tragen Sie die Zuordnung in einer Word- oder Excel-Tabelle ein. 

Entscheidend ist, dass die Ablagestruktur zu Ihnen und Ihrem Betrieb passt und die Ablage auch von allen akzeptiert und gelebt wird. Auch wenn der Weg dorthin manchmal etwas mühsam erscheint, es lohnt sich! Eine geordnete Ablagestruktur ist stets hilfreich und entlastet! Da Unterlagen zunehmend im PC oder in der Cloud gespeichert werden, empfehlen wir den Ablageort immer zu ergänzen.