Alpen-Methode im Agrarbüro
ALPEN-Methode im Agrarbüro
Wer schon mal Urlaub in den Bergen gemacht hat, kennt das: Wenn ein Berg erklommen ist, sieht Vieles anders aus: Die Stadt im Tal wird als Ganzes sichtbar, es tauchen Gebäude auf, die man unten noch nie gesehen hat, die Autos im Tal sind kaum zu erkennen, die Bergspitzen der Nachbarberge umso mehr. Ganz zu schweigen von der Ruhe und dem guten Gefühl, dass etwas gelungen ist.
Was im Urlaub möglich ist, geht auch im Büro: Neue Situationen schaffen, etwas ausprobieren und dadurch neue Sichtweisen bekommen. Die ALPEN-Methode ist für die Tagesplanung gut geeignet, aber auch jeder einzelne Punkt kann die Arbeit erleichtern.
Das sind die einzelnen Stufen der ALPEN-Methode:
A: Aufgaben und Termine notieren, wenn sie wichtig sind. Zum Beispiel in einer To-Do-Liste oder einem Terminplaner. Wer (noch) nicht abschätzen, ob etwas wichtig für das Büro oder den Betrieb ist, notiert den Termin oder die Aufgabe trotzdem. Streichen oder löschen geht später immer noch. Das A könnte auch für Anfang stehen. Wenn Aufgaben oder Termine notiert sind, ist das eine wichtige Voraussetzung und damit ein guter Anfang für die reibungslose Büroarbeit.
L: Länge der Aufgaben schätzen. Wer zum Beispiel einen Vormittag im Büro vorplanen möchte, weil jetzt die Kinder in der Schule sind, überlegt sich für jede Aufgabe, wie lange sie ungefähr dauern wird. Dann wird schnell deutlich, was zu schaffen ist und was nicht. Die wichtigste Aufgabe wird zuerst erledigt - auch wenn es nicht die beliebteste ist.
P: Pufferzeiten schaffen Raum für Spontanes, Kreatives oder sorgen einfach vor, falls man sich mal verschätzt hat bei der Zeitplanung. Wie auch immer, die 60:40-Regel besagt, dass man nur 60 % der Gesamtzeit, die zur Verfügung steht, verplanen soll. 40 % werden als Pufferzeit verplant. Klingt widersprüchlich, aber Pufferzeiten bei der Aufgabenplanung zu berücksichtigen ist äußerst wirkungsvoll, denn sie geben wichtige Spielräume oder auch Freiräume, die für das persönliche Wohl wichtig sind.
E: Entscheidungen stehen laufend an. Zuerst die Betriebsberatung anrufen oder erst die Mails bearbeiten? Erst die Belege sortieren oder erst die HIT-Datenbank füttern? Zuerst Routinearbeit oder erst die Suche nach einer bestimmten Software beginnen? Wer den Überblick über Prioritäten im Betrieb und im Büro hat, hat es leichter. Wer neu anfängt, darf sich erst noch einarbeiten - aber auch das gehört ja dazu und darf etwas Zeit in Anspruch nehmen.
N: Nachkontrolle ist die Kür. Wenn aus Erfolg oder Misserfolg Schlüsse für spätere oder andere Aufgaben gezogen werden, ist das die Grundlage für eine immerwährende Verbesserung. Wurde das Kontieren der Belege in der geplanten Zeit nicht geschafft, wird für das nächste Mal mehr Zeit eingeplant oder mögliche Hindernisse werden aus dem Weg geräumt. Das kann im wahrsten Sinne des Wortes bedeuten, dass der Schreibtisch (endlich wieder einmal) leergeräumt wird, damit nicht so viel Papier die eigentliche Arbeit verzögert.
Alle Stufen bauen aufeinander auf, aber auch jede einzelne Stufe birgt großes Potenzial für eine Büroarbeit die Spaß macht!