Ablagestruktur Baumaßnahme

Dokumentenchaos ade: So behalten Sie den Überblick bei Ihrem (Bau-)Projekt

Foto: DOC RABE Media©Fotolia.com Nutzen Sie Aktenordner oder Hängeregister. Vermeiden Sie unstrukturierte Papierstapel. Sortieren Sie Ihre umfangreichen Projektunterlagen von Beginn an. Das gilt nicht nur für Bauprojekte.

Ein gut organisiertes Büro ist der Schlüssel zum Erfolg bei jedem Bauprojekt und anderen Projekten. Mit der richtigen Ablagestruktur behalten Sie den Überblick und sparen wertvolle Zeit. Bei einem Umbau oder Neubau sind viele neue Dokumente im Büro zu erwarten: erste eigene Skizzen, Architektenzeichnungen, Bauvoranfrage, Umnutzungsantrag, Förderantrag, Beratungsempfehlung, Notizen und Ideen. Und viele mehr. Wer die Unterlagen sofort etwas sortiert, hat es im Laufe des Projektes leichter, die Unterlagen abzulegen und wiederzufinden. Das gilt für Bauprojekte, aber auch für alle anderen größeren Projekte.

Gestalten Sie die Ablage für Ihr Projekt zum Beispiel nach Bezugspersonen. Das heißt, sämtliche Unterlagen, die im Laufe des Projektes entstehen, werden konsequent nach den Personen (Geschäftspartner, Firmen, Institutionen, Organisationen) mit denen Sie zu tun haben, gebündelt abgelegt. Fragen Sie sich dabei immer: „Mit wem habe ich es zu tun? Mit welcher Person, mit welchem Unternehmen oder mit welcher Behörde? Was steht auf dem Briefkopf desjenigen, von dem ich Unterlagen erhalte oder an den ich Unterlagen sende?“

„Bezugsperson“ ist ein gängiges Kriterium für die Gestaltung der Dokumentenablage. Bezugspersonen sind zum Beispiel: Architekt, Bauamt der Stadt, Bauamt des Kreises, Landwirtschaftskammer, Steuerberater, Elektriker, Bauunternehmer oder Ihre Bank. Wenn Sie selbst Skizzen und Kalkulationen erstellen, gibt es natürlich ein Fach „Eigene" oder Eigene Kalkulationen. Das Angebot des Bauunternehmers mit seinen Preisen würde im Fach für „Bauunternehmung XY“ abgelegt.

Bei Ihrer Suche nach Unterlagen ist also immer die Frage entscheidend: „Von wem kommen die Unterlagen? Wer hat sie erstellt?“ Da es sich beim Umbau oder Neubau um ein eigenständiges Projekt handelt, ist zu empfehlen, sämtliche Unterlagen dem Projekt zuzuordnen. So sind alle Unterlagen sinnvoll zusammen und nicht in der bestehenden Ablage an verschiedenen Stellen verteilt. Die beiden klaren Regeln (projektbezogenen Ablage und Ablage nach Bezugspersonen) unterstützt Sie beim schnellen Wiederfinden von Dokumenten während und auch nach der Bauphase. 

Die Sortierung sollte aber auch Ihren individuellen Bedürfnissen entsprechen. Wenn es für Sie wichtig ist, sämtliche Bankgespräche mit den dazugehörigen Unterlagen in Ihre bestehende Ordnung "Banken" einzugliedern, so ist das natürlich auch möglich. Machen Sie dann im Projektordner einen Querverweis, das heißt eine kurze Notiz auf dem Deckblatt, wo die projetbezogenen Bankunterlagen abgelegt wurden. So findet auch der Ehepartner oder der Hofnachfolger die Unterlagen, wenn er oder sie in den Projektordnern danach sucht. Querverweise sollten aber eine Ausnahme bleiben, damit das Hauptkrieterium für die Ablage bestehen bleibt.

Nachfolgend sind zwei Beispiele für die Ablage nach Bezugspersonen für eine Baumaßnahme dargestellt.

Beispiel 1: Ablage für ein Umbauprojekt nach Bezugspersonen, die im Vorfeld bekannt sind, so dass nach den bekannten Namen der Firmen und Behörden sortiert werden kann:

  1. Amt für Denkmalschutz der Stadt
  2. Bauamt der Gemeinde / Stadt
  3. Bauamt des Kreises
  4. "Bergwelt" Tourismusgesellschaft
  5. Eigene Notizen / Ideen
  6. Landwirtschafskammer / Landservice Beratung
  7. "Planmacher" Ingenieur- und Vermessungsbüro
  8. "Profi" Gutachter
  9. "Schutzengel" Versicherungsgesellschaft
  10. "Sonnendach" Architekturbüro
  11. Volksbank
  12. "Zauberhand" Bauunternehmung

Beispiel 2: Wenn Sie noch nicht genau wissen, mit welchen Unternehmen (Bezugspersonen) Sie es zu tun haben werden, weil zum Beispiel eine Ausschreibung erfolgt, passen Sie die Sortierung an und erstellen erstmal eine grobe Ablagestruktur (ohne Firmennamen) mit diesen Fächern: 

  1. Architekt
  2. Bank
  3. Bauamt
  4. Denkmalamt
  5. Eigene Dokumente
  6. Bauunternehmen
  7. Landwirtschaftskammer
  8. Steuerberatung
  9. Tourismu sverband
  10. Versicherung

Sie sehen, dass eine grobe Vorsortierung nach Bezugspersonen stets möglich ist. Mit diesem kleinen Aktenplan erleichtern Sie sich und anderen das Ablegen und Wiederfinden. 

Foto: Falko Matte©stock.adobe.com Im Hängeregister mit Mappen ohne Heftung sind Unterlagen ruckzuck abgelegt. Hängeregister als Rollwagen bieten zusätzlichen Komfort. Geben Sie bei der Internetsuche die Begriffe Hängeregister und Rollwagen ein.

In der Regel werden es je nach Umfang der Maßnahme mehrere Ordner werden. Als Alternative zu Aktenordnern kann auch für die Zeit der Bauphase eine Hängeregistratur mit Hängemappen ohne Heftung genutzt werden. Damit sind Sie beim Ablegen schneller, weil das Abheften entfällt. Es gibt flexible kleinere Hängeregistraturen oder auch Rollwagen, die etwas mehr Platz bieten, aber auch mehr Platz beanspruchen. Erst wenn das Projekt beendet ist, werden die wichtigen Unterlagen in Aktenordner geheftet. Erste Skizzen, Notizen und Angebote, die nicht angenommen wurden, können dann entsorgt werden. 

Die Ablagestruktur kann für die Papieralblage oder für die Ablage im PC genutzt werden. Grundsätzlich sollten Papier- und PC-Ablage identisch sein. Strukturieren Sie auch bei anderen Projekten, wie zum Beispiel einem größeren Hof-Event die Unterlagen von Beginn an. Auch dabei kann die Struktur nach Bezugspersonen hilfreich sein. 

Weitere Informationen zum Thema Ablage und Aktenplan 

Praxisleitfaden Umnutzung landwirtschaftlicher Gebäude

Tipp: Haben Sie immer eine Packung Haftnotizen im Büro. Damit können Sie innerhalb der einzelnen Fächer ausgewählte Unterlagen markieren. Zum Beispiel den Bauantrag, in den Sie sicher öfter mal reinschauen. Sind die Haftnotizen groß genug, können Sie diese auch noch beschriften.