Ordnung im Ordner
Schluss mit überquellenden Ordnern!
Wer kennt sie nicht – prall gefüllte Ordner, die kaum noch zu greifen sind und bei einem Sturz ihre Inhalte großzügig verteilen? Dabei empfehlen Hersteller, Ordner nur zu etwa 80 % zu füllen. Das schont die Mechanik, erleichtert das Umblättern und sorgt für mehr Ordnung im Büro.
Wenn ein Ordner aus allen Nähten platzt, helfen mehrer einfache Strategien:
1. Sichten und aussortieren
Blättern Sie den Ordner durch und entfernen Sie veraltete oder irrelevante Unterlagen. Dazu zählen zum Beispiel Versicherungsdokumente zu längst verkauften Fahrzeugen oder Gebäuden, die gar nicht mehr da sind. Laut GDV (Gesamtverband der deutschen Versicherungswirtschaft e. V.) sollten Versicherungsunterlagen mindestens drei Jahre nach Vertragsende aufbewahrt werden. Alte Angebote, Broschüren oder Weiterbildungsunterlagen ohne aktuellen Nutzen können ebenfalls weg.
Tipp: Wenn Sie unsicher sind, legen Sie aussortierte Dokumente probeweise beiseite – Hauptsache, der Ordner enthält nur Relevantes.
2. Archivieren und neu starten
Lagern Sie den vollen Ordner ins Archiv - damit ist ein Raum außerhalb des Büros gemeint - aus und beginnen Sie mit einem neuen. Bewährte Registerstrukturen können übernommen werden. Kennzeichnen Sie beide Ordner zusätzlich zum Thema mit dem jeweiligen Zeitraum, zum Beispiel. „Ab Januar 2026“ und „bis Dezember 2025“.
3. Aufteilen und entlasten
Bleiben alle Inhalte aktuell und im Büro, teilen Sie den Ordner. Aus einem Ordner werden zwei oder drei und die Last wird verteilt. Je nach Thema – zum Beispiel Pachtverträge – kann eine alphabetische Trennung (A–M, N–Z) oder eine Aufteilung nach besonders umfangreichen Vorgängen sinnvoll sein. Zum Beispiel, wenn bei bestimmten Pächtern immer viel Schriftverkehr anfällt.
4. Thematische Neuordnung
Statt nach Zeiträumen oder alphabetisch zu sortieren, kann eine thematische Gliederung sinnvoll sein. Beispiel: Ein Ordner „Verträge“ wird aufgeteilt in 3 neue Ordner, „Pachtverträge“, „Kaufverträge“, „Dienstleistungsverträge“. Wägen Sie dabei ab, ob evtl. ein schmaler Ordner ausreicht. Mit der neuen Übersicht finden Sie schneller, was Sie suchen.
5. Digitalisieren statt stapeln
Vielleicht sollen bestimmte Dokuemente mittel- oder langfristig gar nicht mehr in Papierform abgelegt werden. Bauen Sie eine entsprechende digitale Ordnerstruktur im Explorer oder einem Dokumentenmanagementsystem auf und speichern Sie ab einem von Ihnen definierten Zeitpunkt konsequent nur noch im PC ab. Das passt besonders gut, wenn die Unterlagen auch per E-Mail im Betrieb ankommen und damit nicht mehr ausgedruckt werden. Zum Beispiel PDF-Dateien von Laboruntersuchungen der LUFA oder Informationen zur Förderung, die über das ELAN-Antragspostfach ankommen. Vorteil: Platzersparnis und schneller Zugriff – auch mobil, wenn eingerichtet.
Starten Sie jetzt! Wählen Sie einen Ordner und eine Strategie – jede kleine Veränderung bringt spürbar mehr Ordnung und Leichtigkeit in Ihren Büroalltag!
Taben clever nutzen – für mehr Überblick im Papierchaos
Auch wenn vieles digital läuft – Papierdokumente wie Lieferscheine, Rationspläne oder Analyseergebnisse gehören oft zum Agrarbüro-Alltag. Ein gut sortierter Aktenordner spart Zeit und Nerven – besonders in arbeitsintensiven Phasen wie zum Beispiel der Ernte. Mit Registern - am besten farbig - bringen Sie ganz einfach und schnell System in Ihre (chaotische?) Papierablage im Aktenordner.
➡️ Was sind Register?
- Ordner-Register – oft einfach „Register“ genannt – sind spezielle Trennblätter, die einen Aktenordner in mehrere Abschnitte gliedern. Sie helfen dabei, Dokumente übersichtlich zu sortieren und schnell wiederzufinden, siehe Bild.
- Farbige Varianten, bei denen die Taben bunt sind, helfen beim schnellen Wiederfinden und erhellen die Stimmung bei der Büroarbeit. Praktisch sind Register mit 5 oder 10 Fächern. Die Register sind in der Regel 22,5 cm breit und 29,7 cm hoch, also etwas größer als ein DIN A 4 Blatt. Dazu gehört in der Regel ein Registerdeckblatt aus Papier. Das Deckblatt ist oft bereits mit Zahlen vorbedruckt, die der Anzahl der Taben entspricht. So können Sie die Inhalte schnell notieren.
➡️ Was sind Taben?
- Taben oder Tabs sind die kleinen, meist rechteckigen und leicht abgerundeten Laschen, die an der Seite der Registerblätter zu sehen sind.
- Der Begriff stammt vom Englischen „tab“ und bedeutet Lasche oder Reiter.
- Sie ragen über das DIN-A4-Format hinaus und dienen zur Gliederung und Orientierung innerhalb eines Aktenordners, das ist ihre Stärke.
- Sie können grundsätzlich auch beschriftet werden, wenn es sich um ein Register aus Papier und nicht Kunststoff handelt. Der Platz ist jedoch nur gering. Zur Beschriftung ist das Deckblatt gedacht, das obenauf liegt. Es dient als Inhaltsverzeichnis für den Aktenordner.
➡️ Wo befinden sich die Taben?
- Die verteilen sich gestaffelt entlang des rechten Randes der Registerblätter.
- Dadurch sind sie nebeneinander sichtbar und lassen sich leicht greifen – ideal zum schnellen Blättern und finden.
- Die gestaffelte Anordnung ist im Vorteil gegenüber den schmalen Trennstreifen, die alle übereinander liegen.
➡️ Wie können Taben aussehen?
- Material: Taben sind je nach Register aus etwas stärkerem Papier oder Kunststoff.
- Farbe: Sie können einfarbig sein oder auch bunt.
- Blanko oder beschriftet: Es gibt Taben, die bereits beschriftet sind, zum Beispiel mit Zahlen von 1 - 5 oder 1 -20.
➡️ Funktion der Taben:
- Schneller Zugriff: Man sieht auf einen Blick, wo ein bestimmter Abschnitt im Ordner beginnt.
- Visuelle Orientierung: Farben oder Beschriftungen helfen beim Wiederfinden.
- Strukturierung: Große Papiermengen lassen sich nach Themen gliedern – z. B. im Ordner Fütterung nach den Themen „Rationen“, „Lieferscheine“, „Analysen“.
➡️ So zaubern Sie schnell einen neuen Ordner mit Register:
- Wählen Sie einen Ordner aus, der schon etwas strukturiert ist, bei dem Sie also die Inhalte schon etwas nach Themen geordnet haben, aber bisher vielleicht einfach nur mit Trennstreifen getrennt haben. Trennstreifen sind die schmalen Trenner, die nur ca. 10 cm hoch sind und mittig über die Dokumente gelegt sind. Die Übersicht ist hierbei nicht so gut wie bei einem Register mit Deckblatt.
- Überlegen Sie, ob die Anzahl Fächer im Register, Sie wählen zum Beispiel 5, der Anzahl von Themen im bisherigen Ordner entspricht. Es macht nichts, wenn ein Fach frei bleibt. So haben Sie noch etwas Puffer für weitere Dokumente, die sie hier einfügen möchten.
- Sortiern Sie die Dokumente in den neuen Ordner und beschriften Sie das Deckblatt aussagekräftig und gut lesbar. Jetzt gelingen Suchen, Finden und Ablegen ganz schnell!
Fangen Sie mit dem Ordner an, der für Sie am wichtigsten ist und den Sie oft gebrauchen. Viel Erfolg!
Tipp: E-Learning "Büromanagement im landwirtschaftlichen Betrieb"
Aktenordner: Register schaffen Ordnung und Übersicht
Viele Dokumente werden nach wie vor in Aktenordnern aufbewahrt, auch bei zunehmender Digitalisierung. Damit diese Ordner dauerhaft gute Nachschlagewerke sind, lohnt es sich, ein wenig Ordnung zu schaffen, zum Beispiel mit Register und Inhaltverzeichnis.
Ein Register
hilft dabei, die Akte in verschiedene Fächer zu unterteilen und damit die Unterlagen sinnvoll zu
bündeln. Das Inhaltsverzeichnis, das beim Aufschlagen immer zuerst zu sehen ist, dient als
Übersicht und erleichtert das Suchen und Finden einzelner Dokumente.
Register
aus Karton können direkt auf der ersten Seite beschriftet werden. Bei Registern aus Kunststoff wird ein
Deckblatt aus Papier benötigt, das beschriftet werden kann. Wir haben für Sie im Formularcentereinige Vorlagen erstellt, die Sie individuell nutzen können, zum Beispiel für die
Register 1 - 20 oder 1 - 10. Die Deckblätter können Sie bei Bedarf schnell austauschen und aktualisieren.
Nehmen Sie sich die Zeit, und schreiben Sie immer ein Inhaltsverzeichnis. Mit dem PC sieht es natürlich sehr gut aus, aber auch handschriftlich erfüllt es seinen Zweck, nämlich Dokumente schneller zu finden. In der Fachzeitschrift schaut man ja auch im Inhaltsverzeichnis nach, um beliebte Themen schnell zu finden.
Ein paar Minuten: Nicht nur für den täglichen Büroablauf ist das Inhaltsverzeichnis hilfreich. Auch im Notfall oder bei der Urlaubsvertretung werden Dokumente schnell gefunden. Nutzen Sie die nächsten freien Minuten, um wenigstens einen wichtigen Ordner mit Inhaltsverzeichnis auszustatten. Die weiteren folgen später! Viel Erfolg!
► Register-Deckblätter in der Rubrik
„Büroorganisation“. Zum Formularcenter
► Video-Tipp: Ausfüllen von PDF-Dateien mit dem PC am Beispiel
Aktendeckblatt
Aktenordner schön und praktisch gestalten
Einige Aktenordner stehen immer an erster Stelle, wenn es ums Abheften oder Nachschlagen geht. Machen Sie diese Ordner besonders schön und sorgen Sie dafür, dass das Abheften und Wiederfinden praktisch und schnell geht. Vermeiden Sie langwieriges Blättern durch den Dokumentenstapel und das Umschlagen dicker Papiermengen, um in der Tiefe ein Dokument zu finden.
Diese Ordnungsmittel schaffen Ordnung im Ordner und erhöhen den Lese- und Nachschlag-Spaß:
- Register mit entsprechender Anzahl an Fächern, um die Dokumente in kleinere logische Einheiten zu bündeln. Wenn die seitlich überstehenden Tabs groß genug sind, können Sie darauf auch etwas notieren. Sie sollten nur nicht querschreiben, so dass erst Order oder Kopf gedreht werden muss, um das Geschriebene zu entziffern.
- Deckblatt mit Inhaltsverzeichnis. Hier notieren Sie, was in jedem Fach zu finden ist. Möglichst konkret. Bei einem Versicherungsvertrag zum Beispiel mit Angabe der Versicherungsnummer. So sehen Sie sofort, in welchem Fach der Vertrag zu finden ist.
- Trennstreifen sind die schmalen nur ca. 11 cm hohen gelochten Streifen zum nachträglichen oder zusätzlichen Unterteilen von Unterlagen innerhalb eines Faches. Schneiden Sie die Streifen bei Bedarf so zu, dass sie die Register-Tabs nicht überdecken.
- Rückenschild mit selbsterklärenden Informationen. Schnell zu erfassen beim Blick auf die Aktenwand sind Farben, Bilder und Symbole. Ein Schwein oder eine Kuh auf dem Rückenschild lässt schnell erkennen, dass hier Unterlagen zur Tierhaltung zu finden sind. Mit dem Text werden die Dokumente, die im Ordner gebündelt sind, näher beschrieben.
- Füllmenge des Ordners geht maximal bis einen Fingerbreit unterhalb der beiden Ring-Bögen. Der Ordner droht also nicht „überzuquellen“. Auch das hohe Gewicht eines zu vollen Ordners ist nicht zu unterschätzen, es belastet die Handgelenke und ist einfach unpraktisch, schnell fallen Dokumente raus oder der ganze Ordner „stürzt ab“.
Wenn der erste Ordner neugestaltet ist, macht das Lust auf mehr! Denn jetzt macht es jedes Mal Freude, den Ordner zu greifen, reinzuschauen und das gesuchte Dokument auf Anhieb zu finden!