Sicher haben Sie schon einmal von der ABC-Methode oder ABC-Analyse gehört. Es handelt sich um eine einfache Methode, die eigenen Prioritäten bei der Arbeit schnell und übersichtlich zu erfassen. Ziel dabei ist es, die Aufgaben in einer Liste zu priorisieren, um damit einen klaren Kurs für den Tag zu haben.

Demnach gilt:

A-Aufgaben sind wichtige Aufgaben mit höchster Priorität, und sie haben den größten Einfluss auf Ihre persönlichen oder betrieblichen Ziele. Überlegen Sie vorab, was Ihnen im Betrieb und für Sie persönlich und in der Familie wirklich wichtig ist. Nach diesen Zielen richten sich Ihre individuellen Prioritäten, die Sie bei der Planung beachten.

B-Aufgaben sind durchschnittlich oder nicht ganz so wichtige Aufgaben, die aber auch gemacht werden müssen und zum gewünschten Erfolg beitragen. Im Tagesplan kommen sie nach den A-Aufgaben dran oder werden bei Bedarf auch schon mal delegiert oder neu terminiert.

C-Aufgaben sind eher nicht so wichtige oder zeitraubende Routineaufgaben, die häufig auch delegiert oder kurz aufgeschoben - manchmal sogar ganz weggelassen - werden können. Hinterfragen Sie Aufgaben immer wieder und finden Sie heraus, ob es vielleicht C-Aufgaben sind, die einfach nur Zeit rauben und auch anders erledigt werden oder sogar auch wegfallen könnten.

Anwendung der ABC-Methode im eigenen Betrieb

Die ABC-Methode kann im betrieblichen Arbeitsalltag auf verschiedene Weise angewendet werden, um den Betrieb effizienter zu gestalten und damit mehr Zeit für sich persönlich zu haben:

1. Tagesplanung: Notieren Sie die Aufgaben, die Sie am nächsten Tag gern erledigen wollen. Oftmals sind es ja mehr Aufgaben als tatsächlich zu schaffen sind. Finden Sie die zwei oder drei A-Aufgaben heraus, die für Sie höchste Priorität haben. Beginnen Sie Ihren Tag mit den A-Aufgaben, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Tätigkeiten zuerst erledigt werden. Können diese Aufgaben erst am Nachmittag umgesetzt werden, behalten Sie sie im Blick. Die Tagesübersicht hilft, Stress zu reduzieren und den Tag produktiv zu gestalten.
    
2. Wochenplanung: Nutzen Sie die ABC-Methode, um Ihre Woche zu planen. Legen Sie fest, welche Aufgaben an welchen Tagen erledigt werden sollen, und markieren Sie besonders wichtige Aufgaben, Ihre persönlichen A-Aufgaben. Behalten Sie diese im Blick und setzen Sie sie konsequent um. 
    
3. Delegation: Übertragen Sie C-Aufgaben an Mitarbeitende oder externe Dienstleister, um sich auf die wichtigen A- und B-Aufgaben zu konzentrieren. Dies erhöht die Effizienz und entlastet Sie von weniger wichtigen Tätigkeiten. Oder nutzen Sie Software-Programme, die zum Beispiel die Dokumentationspflichten erleichtern.
    
4. Langfristige Planung: Verwenden Sie die ABC-Methode, um langfristige Projekte zu planen und sicherzustellen, dass wichtige Meilensteine rechtzeitig erreicht werden. Dies könnte die Planung der nächsten Anbausaison oder die Einführung neuer Technologien oder Software-Programme umfassen.

Fazit

Die ABC-Methode ist ein einfaches, aber effektives Werkzeug, um die eigenen Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern. Durch die klare Priorisierung von Aufgaben können Sie sicherstellen, dass die wichtigsten Tätigkeiten zuerst erledigt werden. Das führt zu einer höheren Effizienz und letztlich zu einem erfolgreicheren Büro- und Betriebsmanagement. Probieren Sie die ABC-Methode einfach mal aus und erleben Sie, wie das Sortieren der Aufgaben nach A, B und C Ihren Arbeitsalltag strukturieren und erleichtern kann. Viel Erfolg!

Muster-Tages- und Wochenpläne finden Sie weiter unten auf dieser Seite.

Tag und Woche sind überschaubare und sinnvolle Einheiten für die Zeitplanung und damit für die Prioritätensetzung. Mit diesen Einheiten gelingt es, die eigenen Prioritäten im Blick zu behalten und wichtige Aufgaben auch tatsächlich zu erledigen. Worin unterscheiden sich Tages- und Wochenplanung?

Tagesplan: Wer am Vortag den folgenden Tag kurz plant, hat meistens die dringlichen Aufgaben im Blick. Was steht morgen auf dem Programm? Welche Termine muss ich einhalten? Welche Aktivitäten habe ich schon länger geschoben und möchte sie morgen endlich erledigen?

Wochenplan: Wer am Freitag oder am Wochenende die kommende Woche plant, kann eher alle wichtigen Lebensbereiche berücksichtigen. Arbeit, Freizeit, Familie, Privates, Hobby, Gesundheit – alle Bereich haben ihre Berechtigung im Zeitplan und sollten in die Planung einfließen. Eine zu einseitige (langfristig ungesunde) Ausrichtung auf die Arbeit, kann dadurch verhindert werden.

Fazit: Beim Tagesplan steht die Dringlichkeit der Aufgaben im Vordergrund während beim Wochenplan die Wichtigkeit der Aufgaben die größere Rolle spielt.

Diese Vordrucke unterstützen Sie dabei, Ihre Prioritäten umzusetzen:

Tagesplanung

Wochenplan (kleinste Einheit: 1/2 Stunde)

Wochenplan2 (kleinste Einheit: 2 Stunden)

Wir verzichten an dieser Stelle ganz bewusst auf Hinweise für digitale Möglichkeiten! Das mit der Hand analog auf Papier Geschriebene oder gezeichnete kann man sich besser merken!