Ablage nach Sachgebieten ordnen - Beispiel Schweinemast

Aktenrücken sollten einfach und gut lesbar beschriftet sein. Ordnerinhalt und Rückenschild sollten übereinstimmen. "Es steht das drauf, was auch drin ist." Bilder sind eine gute Hilfe beim Suchen. Unser Auge findet die Bilder schneller als den Text. Bilder zeigen außerdem auf einen Blick, welche Ordner zusammengehören

Eine ungeordnete Ablage ist für viele Betriebe ein Knackpunkt und wirft immer wieder die Fragen auf: Wo hefte ich was ab und wie finde ich es wieder? Zudem ist ein Teil der Dokumente in Papierform abgelegt, ein anderer Teil befindet sich als Datei auf dem Betriebs-PC oder in der Cloud. Ein weiterer Teil ist als Datensatz in einer Datenbank zu finden. Das macht die Suche nach der passenden Ordnung nicht gerade einfach.

Hilfe bieten hierbei Ablagepläne, die es bereits gibt. Sie geben eine grobe Richtung vor und können bei der Entwicklung der eigenen strukturierten Ablage helfen.

Am Beispiel Schweinemast stellen wir drei Strukturen vor. Beim genauen Hinschauen sind viele Gemeinsamkeiten in der Struktur zu erkennen. Das macht zuversichtlich und spricht dafür, die Ablage im eigenen Büro ähnlich zu gliedern. Am Ende der Seite finden Sie unser Resümee und Informationen zum Querverweis.

Wir vergleichen drei Strukturen:

  1. Musteraktenplan Netzwerk-Agrarbüro
  2. GQS Hof-Check
  3. QS Leitfaden Schweinehaltung

Alle drei genannten Strukturen für den Schweinebereich sind grundsätzlich ähnlich aufgebaut und bündeln die Anforderungen und Dokumente nach Sachgebieten. Alle Versionen haben aus Sicht einer möglichst praktischen Ablagestrukur im Büro ihre Vor- und Nachteile. Diese gilt es für die eigenen Bedürfnisse abzuwägen. Nützlich zum Aufbau der eigenen Ablage sind sie auf jeden Fall!

1. Musteraktenplan Netzwerk-Agrarbüro:

Merkmale:

  1. Der Musteraktenplan, der bereits vor einigen Jahren vom Team Agrarbüromanagement der Landwirtschaftskammer NRW entwickelt wurde, spiegelt die branchenübergreifenden Strukturen eines Unternehmens wider. Diese wurden dann an die Situation in der Landwirtschaft angepasst. 
  2. Unternehmensgründung, Hofübergabe, Verträge, Finanzen, Banken und Buchführung sind zum Beispiel bei der Ablagestruktur berücksichtigt. Diese Bereiche kennzeichnen die Bedeutung des landwirtschaftlichen Betriebes als Unternehmen. Verträge mit Geschäftspartnern sind der Unternehmensführung zugeordnet, um einen Überblick über alle geschäftlichen Verträge zu haben. Der Bereich Schweinemast ist als ein Teilbereich des gesamten Unternehmens zu sehen, und zwar als ein spezieller - eher nachgeordneter - Produktionsbereich. 
  3. Qualitätssicherung, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz zum Beispiel sind als typische Führungsaufgaben im Bereich der Unternehmensführung eingegliedert. Das unterstreicht die Bedeutung für das gesamte Unternehmen und zeigt, dass die Verantwortung bei der Leitung des Unternehmens liegt.

Die einzelnen Sachgebiete sind: 

  • Haltung: Lagepläne, Kennzeichnung, HIT-Datenbank, Bestandsführung, Tierverluste, Notfallversorgung)
  • Einkauf: Lieferanten und Lieferscheine
  • Fütterung: Fütterungspläne, Mischungen, Rationsberechnungen, Tränkwasser-Check, Lieferanten, Lieferscheine, Mischprotokolle
  • Veterinäramt, LANUV: Meldungen, Registrierungen, Zulassungen, Anwendungsprotokolle Zusatzstoffe
  • LUFA: Futtermitteluntersuchungen
  • Tierge sundheit: Arzneimittelanwendungen, Blutuntersuchungen, Impfpläne, Salmonellenuntersuchungen, Tierarzt-Betreuungsvertrag, TAM-Maßnahmen, Therapiehäufigkeit, Reinigungs- und Desinfektionspläne, Betriebsanweisungen Desinfektionsmittel
  • Verkauf und Abgang: Standarderklärungen, Schlachtprotokolle, Organbefunde, Lieferscheine, Schriftverkehr, Tierkörperbeseitigung
  • Qualitätssicherung: Hof-C heck, QS Schwein, Tierwohl, Bündler

Den Musteraktenplan (Excel-Tabelle) finden Sie im Formularcenter in der Rubrik Büroorganisation auf der Website www.netzwerk-agrarbuero.de
Direkter Link: Formularcenter-Büroorganisation

2. GQS Hof-Check

Merkmale:

Der gesamtbetriebliche GQS Hof-Check bezieht sich auf die Anforderungen des landwirtschaftlichen Fachrechts und auf privatwirtschaftliche Qualitätssicherungssysteme. Die Struktur ist so aufgebaut:

  1. Bereiche, die generell für den gesamten Betrieb gelten, zum Beispiel Anforderungen an die Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit und die Rückverfolgbarkeit für alle Produktionsbereiche. Dabei ist es egal, ob Milch, Schweine oder Kartoffeln produziert werden. Die Anforderungen sind in einem übergeordneten Bereich „Betrieb“ zu finden. Ebenso sind dann auch die Dokumente sortiert.
  2. Bereiche, die generell für die Tierhaltung gelten, mit Anforderungen für alle Tierhaltungen, egal ob Rinder, Schweine oder Geflügel im Betrieb gehalten werden. So zum Beispiel die Meldungen an die Tierseuchenkasse oder die allgemeinen Anforderungen an den sachgerechten Umgang mit Tierarzneimitteln. Das ist praktisch für Betriebe, die außer Schweinen noch andere Tiere halten.
  3. Bereiche, die für spezielle Tierhaltungen gelten. In unserme Beispiel für die Schweinehaltung. Hier geht es zum Beispiel um die besonderen Anforderungen an Isolierstall und Hygieneschleusen in größeren Schweinehaltungen. Es sind auch Angaben für die Ferkelproduktion enthalten.

QS- und Dokumente der Inititative Tierwohl gliedern sich in die drei genannten Bereiche ein.

 ​​​​​Die einzelnen Sachgebiete sind:

  • Betrieb mit: Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Rückverfolgbarkeit, Dokumentation und Management, Notfallplan
  • Tierhaltung+ Schweinehaltung mit
    • Haltung: Registrierungen und Tierkennzeichnung, Meldungen, Gebäude und Stalleinrichtung, Stallklima, Beleuchtung, Bestandkontrolle und -betreuung, Notfallvorsorge für elektrisch betriebene Einrichtungen, Kontrolle und Aufzeichnungen, Eingriffe an Tieren, Herkunft und Vermarktung
    • Fütterung: Bezug von Futtermitteln, Einsatz von Futtermitteln, Tränke, Aufzeichnungen
    • Hygiene: Personalhygiene und Personenverkehr, Stallhygiene, Fütterungs- und Tränkhygiene, Tierhygiene, Tierverluste und Tierverkehr, Isolierstall, Kadaverlagerung
    • Tierärztliche Behandlung und Tierarzneimittel: Lagerung, Erwerb und Anwendung, Aufzeichnungen und Meldungen, Antibiotikamonitoring, Tierärztliche Bestandsbetreuung, Salmonellenbekämpfung
    • Tierkrankheiten: Tierseuchen
    • G rundanforderungen Tiertransport: Transportverbote, Abgabeverbot trächtige Tiere, Transportfahrzeug, Personal, Be- und Entladen, arbeitsteilige Tierproduktion
    • Zusätzliche Anforderungen Tiertransport: Fütterung, Tränke, Ver- und Entladen, Ladedichte

Den GQS Hofcheck finden Sie in der Rubrik Landwirtschaft > Unternehmensführung > GQS NRW Hof-Check auf der Website www.landwirtschaftskammer.de 
Direkter Link zum Checklistengenerator: Checklistengenerator Vorauswahl Betrieb 
Zur besseren Darstellung, bei der die Kapitel ein- und ausklappbar sind empfehlen wir die Downloadversion eGQSNRW Informationen zu eGQSNRW

3. QS-Leitfaden Schweinehaltung

Merkmale:

  1. Der Leitfaden und eine damit verbundene mögliche Ablagestruktur bezieht sich ausschließlich auf die QS-Anforderungen im Bereich Schweinehaltung. Spezielle Anforderungen für die Ferkelproduktion sind enthalten und entfallen entsprechend für die Ablage im Mastbetrieb.
  2. Die Struktur spiegelt die Prüfkriterien von QS wider und ist damit gleichzeitig eine hilfreiche Grundlage für die Audits. 
  3. Die Eigenkontrollcheckliste ist ähnlich aufgebaut und kann als Grundlage für die Ablagestruktur genutzt werden. Je nach Umfang der Dokumente werden mehrere Ordner benötigt. IQ-Agrar Service, bietet als QS-Bündler zudem Systemordner an (s. u.)

Die einzelnen Sachgebiete sind:

  • Allgemeine QS-Anforderungen: Betriebsskizze, Lageplan, Teilnahme- und Vollmachtserklärung, Stammdatenblatt, Liste der tierbetreuenden Personen (Tierbetreuerliste), Eigenkontrollcheckliste, Maßnahmenplan Eigenkontrolle, Ereignisfallblatt, Notfallplan (vgl. Musterformular Arbeitshilfe Notfallplan)
  • Beratung
  • Rückverfolgbarkeit Kennzeichnung: Lieferscheine, Rechnungen sind in der Buchführung, Sackanhänger Futtermittel, Lieferberechtigungen, Lebensmittelketteninformation (Standarderklärung), Auszug QS-Datenbank, Bestandsregister, HIT-Daten, Aufzeichnungen über Verluste, Bescheinigungen Tierkörperbeseitigungsunternehmen, Untersuchungsbefunde
  • Tierschutzgerechte Haltung: Qualifikationsnachweise, Prüfung Alarmanlage, Vertragliche Vereinbarung zur Bereitstellung des Notstromaggregats (wenn von Dritten), Lieferscheine (Tiertransport), ggf. Bescheinigung des Tierarztes
  • Futtermittel Fütterung Tränkwasser: Lieferscheine, Rechnungen, Sackanhänger, vertragliche Vereinbarung, Warenbegleitpapiere, Korrekturhinweis, Rationsberechnung, Liste eingesetzter Einzel- und Mischfuttermittel, Dokumentation zur Überprüfung der Anlagen und Einrichtungen (z. B. im Rahmen der Eigenkontrolle), Einsatz von Futtermittelzusatzstoffen, vertragliche Vereinbarung zur Futtermittelherstellung, Dokumentation zur Rückverfolgbarkeit bei Kooperationen, Lieferscheine (fahrbare Mahl- und Mischanlagen)
  • Tiergesundheit Arzneimittel: Tierärztlicher Betreuungsvertrag, Tierärztliche Bestandsbesuchsprotokolle oder ähnliche Dokumente, Maßnahmenplan, Impfplan, Belege über den Bezug und Verbleib von Arzneimitteln und Impfstoffen (tierärztlicher Arzneimittelnachweis, Kombibelege, Quittungen, Verschreibungen, Impfbuch, Impfstoff-Kontrollbuch, Bestandsbuch etc.)
  • Hygiene: Monitoringprotokolle, Köderpläne, Schädlings-Bekämpfungsprotokolle, ggf. zusätzlich zu QS-Anforderungen betriebsindividuelle Reinigungspläne, ggf. hier auch Informationen oder Dokumente zu aktuellen ASP-Biosicherheitsmaßnahmen
  • Monitoringprogramme: Salmonelleninfobrie f, Salmonellendatenbank, Dokumentation Ermittlung von Salmonelleneintragsquellen in Schweinemastbeständen, Dokumentation zur Ermittlung von Salmonelleneintragsquellen in Schweinemastbeständen, Dokumentation Umsetzung der Maßnahmen, Probenahme bakteriologische Untersuchung
  • Tiertransport: Lieferpapiere, Dokumentation der Ladedichte (Transport), Desinfektionskontrollbuch, Aufzeichnungen zu Beförderungsdauer und Ruhezeiten, Fahrtenbuch, Dokumentation über Tierversorgung, Lieferpapiere, Transportpapiere, Transporterklärung, Befähigungsnachweis Fahrer/Betreuer

Zum Downloadcenter von QS mit der Möglichkeit Leitfaden und Eigenkontrollcheckliste downzuloaden: QS Landwirtschaft Schweinehalter - Dokumente 
Beim QS-Bündler IQ-Agrar Service, kann ein Systemordner bestellt werden, dessen Gliederung sich an den Leitfäden (QS oder ITW) orientiert und durch Dokumentationshilfern ergänzt wird. Weitere Informationen: www.iq-agrar.de 

Resümee

In allen drei Beispielen sind die Sachgebiete Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Haltung, Fütterung, Tiergesundheit, Monitoring oder Untersuchungen, Hygiene und Tiertransport zu finden. Diese grobe Einteilung zu übernehmen, könnte daher ein erster Schritt für Ihre individuelle Ablage sein. Passen Sie diese Ausgangsstruktur dann nach Ihren Wünschen an. Bündeln Sie die Dokumente so, wie es für Sie und bei Bedarf weitere Personen im Büro am besten ist. Beschriften Sie die Ordner klar und deutlich, so dass im Notfall auch andere Personen die Unterlagen finden.

Querverweise: Notieren Sie im Akten-Ordner, wenn es weitere Dokumente als Datei im Betriebs-PC, der Cloud oder als Daten in einer Datenbank gibt, zum Beispiel in der HIT-Datenbank oder dem Portal des QS-Bündlers. Das sind sogenannte Querverweise, die in der Ablageorganisation hilfreiche und wichtige Wegweiser sind. Zum Beispiel könnte auf dem Deckblatt des Aktenordners folgende Notiz stehen: Weitere Unterlagen zur Fütterung siehe PC Ordner "Schweinemast", Unterordner "Fütterung". 

Tipp: Kaufen Sie sich auf Vorrat mehrere einfache Register mit 5 oder 10 Fächern. Dann sind die Unterlagen im Aktenordner schnell sortiert und das Deckblatt ebenso schnell beschriftet. VIEL ERFOLG! 

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