Telefonnotizen mit (eigener) Struktur - Papier oder Outlook

Foto: Picture-Factory©Fotolia.com Mit der betriebsindividuellen Telefonnotiz werden alle wichtigen Punkte eines Telefonats erfasst und an die oder den Zuständigen im Betrieb weitergeleitet.

Die Telefonnotiz ist auch im digitalen Büro eine schnelle Hilfe, wenn Anrufe entgegengenommen werden. Der meist gelbe Block ist schnell zur Hand und sorgt dafür, dass das Anliegen des Anrufers richtig und vollständig weitergeleitet wird. Dabei sollen die Informationen während des Telefonats schnell und einfach zu notieren sein und natürlich darf nichts Wichtiges vergessen werden.

Es gibt viele verschiedene Gesprächsnotiz- oder Telefonnotiz-Blöcke fertig zu kaufen. Sie sind professionell aufbereitet und sehen gut aus. Meistens im DIN A 5 Format – Hochformat oder Querformat. Kästchen und Linien sind vorgezeichnet, ebenso Abfragen oder Notizen wie „bittet um Rückruf“ oder „meldet sich wieder“.

Aber oftmals passt der Vordruck nicht zum eigenen Betrieb. Erstellen Sie deshalb am besten eine eigene Vorlage, die passgenau für Ihre betrieblichen Anforderungen ist. Vielleicht reicht Ihnen die Information „Wer hat angerufen?“ „Was ist das Anliegen?“ „Unter welcher Telefonnummer können wir zurückrufen?“

In unserem Formularcenter haben wir für Sie ein einfaches Muster erstellt. Passen Sie die Notiz an Ihre betrieblichen Gegebenheiten an, zum Beispiel mit Hilfe einer Wordtabelle. Testen Sie das neue Formular im Betriebs- und Büroalltag und nehmen Sie – wenn erforderlich – Veränderungen vor.

Wichtige Angaben:

  • Name des Anrufers
  • Kontaktdaten (Firma, Adresse, Telefon, E-Mail)
  • Grund des Anrufs / Betreff
  • Vereinbarung
  • Sonstiger Hinweis für den Telefondienst, z. B. Bitte E-Mail-Adresse deutlich schreiben!
  • Weitere mögliche Angaben:
    • Uhrzeit des Anrufs
    • Ruft wieder an
    • Bittet um Rückruf
    • Bittet um Zusendung von …
    • Bestellung: □ Produkt A, □ Produkt B …
    • Frist / Bis wann?
    • Wichtigkeit
    • Telefonat angenommen von … (Name / Unterschrift Mitarbeiter)
    • Erledigt von … (Name / Unterschrift Mitarbeiter)

Telefonnotiz-Blöcke in Ihrem Büro-Online-Shop finden Sie mit der Suche nach "Telefonnotiz" oder "Gesprächsnotiz". 

Anleitung Telefnonnotiz-Vorlage mit Word-Tabelle erstellen

Beispiel 1 (verschiedene Formulare) (zum Ausdrucken und Testen)

Telefonnotiz mit Outlook erstellen

Foto: Pixel Création©Fotolia.com
Foto: Pixel Creation©Fotolia.com Im digitalen Agrarbüro kann Outlook die Telefonnotiz in Papierform ersetzen. Das Journal bietet Ihnen eine Übersicht über weitergeleitete Notizen.

Telefonnotizen können auch schnell und einfach mit einer speziellen Outlook-Funktion erstellt werden. Das hat den Vorteil, dass am Ende des Tages alle Anrufe in einem Journal zusammengefasst sind. Eingabefenster ermöglichen eine effiziente Erfassung des Anrufs und die schnelle Weiterleitung an den oder die zuständige Person im Betrieb.

So geht's:

  • Outlook öffnen und Strg + 8 drücken, es öffnet sich das Journal
  • Klicken Sie oben links auf den Button "Neuer Journaleintrag".
  • In die Betreffzeile den Anrufer eigeben, zum Beispiel den Firmennamen oder den Namen der Person. 
  • Dass es sich um eine Telefonnotiz handelt ist bereit in der Zeile darunter angezeigt.
  • Im freien Feld können Sie nun Informationen unterbringen, in der Regel ein kurzer Text.
  • Anschließend die Notiz speichern (Button oben links Speichern & schließen)

Wenn Sie die Zeit des Telefonats erfassen möchten, klicken Sie zusätzlich auf "Zeitmessung starten". Den Button zu Beginn anklicken. Am Ende des Telefonats den Button "Zeitgeber anhalten" klicken.

Einfach mal ausprobieren, in welcher Form Sie das Journal in Ihrem Betrieb einsetzen können.