Telefonnotizen

Telefonnotiz – Gewünschte Informationen mit Struktur

27.08.2026

Chef oder Chefin sind im Betrieb unterwegs, in einem wichtigen Termin oder mit anderen Aufgaben, beschäftigt, die möglichst störungsfrei erledigt werden sollen. Währenddessen klingelt im Büro das Telefon am laufenden Band. Anfragen, Rückfragen, Aufträge oder die Bitte um einen Rückruf gehören zum Alltag. Für eine neue Bürokraft kann das schnell zu einer Herausforderung werden.

Welche Informationen sind für den Chef oder die Chefin wichtig, wenn Telefonanrufe später bearbeitet werden sollen? Eine strukturierte Telefonnotiz hilft nicht nur Neulingen, sondern auch erfahrenen Bürokräften bei der täglichen Kommunikation. Entscheidend ist, dass die relevanten Informationen vollständig erfasst und in der gewünschten Form weitergeleitet werden.

Mündlich, telefonisch, per E-Mail, über Messenger-Dienste oder klassisch mit einer handschriftlichen Notiz: Viele Wege sind möglich. Die eine Person hat gerne einen Notizzettel in der Hand, die andere möchte alle Telefonnotizen gesammelt im E-Mail-Postfach vorfinden und eine dritte arbeitet bevorzugt mit einer bestimmten Software-Anwendung. Welche Form genutzt wird, sollte sich nach den betrieblichen Vorgaben und auch den Anforderungen an Datenschutz und Dokumentation richten.

Eine Telefonnotiz-Vorlage hilft dabei, keine wichtigen Angaben zu vergessen. Name, Firma, Telefonnummer, Erreichbarkeit, Rückrufwunsch oder weitere betriebsindividuelle Informationen unterstützen die Bürokraft dabei, die wesentlichen Punkte gezielt zu erfragen und sicher weiterzugeben. So gehen Informationen nicht verloren und zeitaufwendige Rückfragen lassen sich reduzieren.

Entscheidend ist nicht, welches System genutzt wird, sondern dass Informationen vollständig erfasst und zuverlässig weitergegeben werden. Die folgenden Beispiele zeigen verschiedene Möglichkeiten aus der Praxis und können als Idee und Orientierung für eigene Lösungen dienen.

Überlegen Sie gemeinsam mit der Betriebsleitung, welche Informationen bei Telefonanrufen grundsätzlich erfasst werden sollen. Je klarer die Vorgaben sind, desto einfacher wird die Bearbeitung für alle Beteiligten.

Zwei Beispiele und Möglichkeiten:

Papier-Telefonnotiz

Wer weiterhin auf Papier setzt, findet im Fachhandel oder in Online-Shops zahlreiche Formularbücher für Gesprächs- oder Telefonnotizen. Bekannte Hersteller sind beispielsweise Avery Zweckform, SIGEL oder Herlitz. Hilfreiche Suchbegriffe sind Telefonnotiz, Gesprächsnotiz, Notizformular oder Formularbuch.

Noch praxisgerechter sind individuelle Formulare, in denen die strukturierten gewünschten Informationen vorgegeben sind. Individuelle Vordrucke lassen sie sich nach einer Testphase auch kostengünstig in größerer Stückzahl bei Online-Druckereien, zum Beispiel Flyeralarm, WirmachenDruck oder print24, produzieren. Ob als Block mit Leimbindung oben oder seitlich, Umfang und Gestaltung können individuell angepasst werden.

Digitale Telefonnotiz 

Digitale Telefonnotizen lassen sich mit Schnellbausteinen oder vergleichbaren Funktionen des jeweiligen E-Mail-Programms erstellen. Dadurch steht mit wenigen Klicks eine strukturierte Vorlage zur Verfügung, die alle gewünschten Informationen erfasst und das Risiko verringert, wichtige Angaben zu vergessen. Neben E-Mails können hierfür beispielsweise auch Aufgabenverwaltungen, Microsoft Teams oder SharePoint-Listen genutzt werden.  

Schnellbaustein in Outlook

1. Tabelle gestalten

  • Öffnen Sie eine neue, leere E-Mail in Outlook.
  • Klicken Sie auf Einfügen > Tabelle und erstellen Sie eine Tabelle mit Ihren gewünschten Feldern, zum Beispiel:
    • Name
    • Firma
    • Kontakt
    • Anliegen
    • To-Do
    • Erreichbar
    • Sonstiges

Bewährt haben sich zusätzlich die Felder Datum, Uhrzeit und Rückruf gewünscht. So kann die Betriebsleitung die Dringlichkeit einer Anfrage besser einschätzen und Telefonate gezielt abarbeiten. Ergänzen Sie bei Bedarf eine Anrede und eine Grußformel. So ist die E-Mail an die zuständige Person direkt versandbereit.  

2. Als Schnellbaustein speichern

  • Markieren Sie die gesamte Tabelle und gegebenenfalls den weiteren Text.
  • Bleiben Sie in der Registerkarte Einfügen.
  • Klicken Sie in der Gruppe Text auf Schnellbausteine und wählen Sie ganz unten Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.
  • Benennen Sie den Baustein, zum Beispiel Telefonnotiz und klicken Sie auf OK.

3. Nutzen im Alltag

  • Wenn das Telefon klingelt, öffnen Sie eine neue E-Mail oder einen Kalendereintrag.
  • Klicken Sie auf Einfügen > Schnellbausteine und wählen Sie Ihre Vorlage aus.
  • Alternativ: Geben Sie den Namen des Schnellbausteins, beispielsweise Telefonnotiz, in das Textfeld ein. Je nach Outlook-Version wird die Vorlage bereits während der Eingabe vorgeschlagen und kann direkt ausgewählt werden. Spätestens mit der Taste F3 wird der gespeicherte Schnellbaustein eingefügt.  

Wenn im Büro viel telefoniert wird, ist ein Headset sinnvoll. So bleiben beide Hände frei, um Informationen direkt am PC zu erfassen und Telefonnotizen vollständig auszufüllen.  

Fazit:

Gut erfasste Telefonate sind ein kleiner Baustein im Büromanagement, leisten aber einen wichtigen Beitrag zu klaren Abläufen und einer verlässlichen Kommunikation im Betrieb. Jede Verbesserung an dieser Stelle erleichtert die Arbeit für alle Beteiligten.