Digitalisierung

Wer eine neue Software sucht, sollte auf Hinweise zum Rechenzentrum (Cloud) achten, in dem die Daten gespeichert werden. Viele Software-Anbieter informieren auf ihrer Website und liefern erste Anhaltspunkte. Fragen Sie bei Bedarf weiter nach. Vor allem Personalunterlagen und weitere Dokumente mit personenbezogenen Daten, müssen gut geschützt und sicher aufbewahrt werden. 

Bleiben Sie stets gut informiert:

DSGVO: Die Datenschutz Grundverordnung dient dem Schutz der persönlichen Daten, die digital verarbeitet werden. Niemand möchte, dass Adresse, Lohnhöhe oder Gesundheitsdaten frei im Netz verbreitet werden. Besonders für Arbeitgeber, die personenbezogenen Daten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verarbeiten, müssen hierauf achten. Digitale Personalakten zum Beispiel sollten nur mit einer HR-Software (Human Resources = Personalwesen) verwaltet werden, die DSGVO-konform ist.

BDSG: Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ergänzt die Datenschutz‑Grundverordnung und gilt für Behörden und Unternehmen. Es regelt den Schutz personenbezogener Daten – sowohl am Computer als auch in Papierunterlagen, sofern diese in einer geordneten Ablage wie einem Ordner oder Register liegen.

GoBD: Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) legen fest, wie Unternehmen ihre steuerrelevanten Unterlagen - Buchführung - korrekt führen und aufbewahren müssen – egal ob digital oder auf Papier. Sie sorgen dafür, dass Daten vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit überprüfbar sind. Vereinfacht gesagt: Die GoBD geben Regeln vor, damit alle Buchführungsunterlagen, insbesondere die Belege, ordentlich verarbeitet werden und das Finanzamt bei Bedarf darauf zugreifen kann.

Abkürzungen im Zusammenhang mit der Digitalisierung von Entgeltunterlagen ab 2027:

BVV: Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) regelt, wie Unternehmen Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung führen müssen. Noch bis Ende 2026 sind Ausnahmen möglich, doch ab dem 01.01.2027 müssen alle vorgeschriebenen Unterlagen vollständig digital vorliegen – Papier allein reicht dann nicht mehr aus. Siehe Hinweis unter SGB IV.

SGB IV: Die aktuellen Änderungen im SGB IV (Sozial-Gesetzbuch) unterstützen die vollständige Digitalisierung der Entgeltunterlagen. Mit dem Siebten Gesetz zur Änderung des SGB IV wurde festgelegt, dass Arbeitgeber ab dem 01.01.2027 bestimmte Lohn‑ und Sozialversicherungsunterlagen verpflichtend digital führen müssen. Diese Vorgaben greifen eng mit der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) zusammen, die ebenfalls die elektronische Aufbewahrung regelt. Ziel ist eine vollständig digitale Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung und weniger Papieraufwand für Betriebe.

Hinweis: Eine digitale Personalakte kann die Umsetzung erleichtern, ist aber nicht gesetzlich vorgeschrieben. Unternehmen dürfen weiterhin eigene Lösungen wählen – digital, hybrid oder papierbasiert –, solange die ab 2027 vorgeschriebenen Entgeltunterlagen elektronisch vorliegen.

ISO und BSI: ISO 27001 ist ein internationaler Sicherheitsstandard für Informationssicherheits-Managementsysteme, der zeigt, dass der Anbieter die Daten schützt und unabhängig geprüft wird. Damit Sie sensible Personal‑ und Entgeltdaten sicher in einer HR‑Cloud ablegen können, lohnt sich ein Blick auf die Zertifizierungen und den Standort der Rechenzentren. Ideal ist eine DSGVO‑konforme Speicherung in Deutschland oder der EU.

Neben ISO 27001 helfen weitere Zertifikate bei der Orientierung – zum Beispiel ISO 27017 (Cloud‑Sicherheit), ISO 27018 (Schutz personenbezogener Daten in der Cloud) oder der BSI‑C5‑Standard. Letzterer stammt vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik und beschreibt klare Mindestanforderungen (Kontrollkatalog) für sichere Cloud‑Dienste.

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