Digitalisierung

Wenn Sie mit Co-Pilot oder ChatGPT arbeiten, unterstützen Sie diese Tipps dabei, präzise und hilfreiche Antworten zu erhalten.

1. Kontext liefern

Der Kontext hat den stärksten Einfluss auf die Qualität der Antwort. Ein fehlender oder unpräziser Kontext führt oft zu unpassenden Ergebnissen.

Der Kontext muss zu Beginn der Unterhaltung gesetzt werden, kann aber bei Bedarf wiederholt werden.

Wichtige Kontextangaben für Copilot:

• In welcher Rolle soll die KI antworten? (Standard ist: Assistent)
• Welche Frage oder welches Problem soll die KI bearbeiten?
• Tonfall - falls erforderlich: Soll die Antwort sachlich oder emotional formuliert sein?

Formulierungsbeispiele:

„Antworte als (Rolle) und nicht als Assistent.“ Zum Beispiel: Anworte als Ausbilder in der Landwirtschaft.
„Ich benötige (Beschreibung des Problems).“ Zum Beispiel: Ich benötige eine Arbeitsanweisung
„Erstelle / formuliere / schreibe (Anforderung).“ Zum Beispiel: Schreibe eine Arbeitsanweisung für die Routine-Aufgabe "Arbeitsplatz sauber halten".
„Die Antwort soll (sachlich / emotional mit folgender Emotion …) sein. Zusätzlich …“ Zum Beispiel: Die Antwort soll die Auszubildenden motivieren und klar und verständlich sein.

2. Struktur vorgeben

Copilot neigt dazu, ausführlich oder sich wiederholend zu schreiben. Deshalb ist es hilfreich, Aufgaben in klare, kleine Teilaufgaben zu zerlegen.

Wichtige Strukturangaben für Copilot:

• Welche Form soll die Antwort haben?
• Wofür wird die Antwort genutzt?
• Welche Informationen liegen bereits vor und sollen einbezogen werden?

Formulierungsbeispiele:

• „Formuliere den Text als [Plattform]-Posting mit maximal [x] Zeichen.“
• „Verwende kurze Sätze.“
• „Erstelle einen Vermerk mit folgenden Überschriften: [Liste].“
• „Strukturiere die Kernaussagen als [Beschreibung].“
• „Der Text soll folgende Punkte enthalten: [detaillierte Angaben].“

3. Beispiele geben

Gute Beispiele können detaillierte Anweisungen zu Kontext und Struktur teilweise ersetzen. Copilot orientiert sich stark an vorgegebenen Mustern.

Hilfreich sind:

• Textbeispiele im gewünschten Detailgrad
• Beispiele in der gewünschten Struktur
• Schritt-für-Schritt-Beschreibungen („Chain of Thought Prompt“)

Beispiel aus dem Agrarbüro:

Formuliere die folgenden Aufgaben in demselben Stil wie in diesem Beispiel:

1. Aufgabe: Posteingang sortieren
2. Wochentag: Montag bis Freitag
3. Kurzanweisung: Sortiere die Post nach „Rechnungen“, „Lieferscheine“ und „Sonstiges“. Lege alles, was heute erledigt werden muss, in den roten Ablagekorb.

Aufgabe: Schreibtisch aufräumen
Aufgabe: Mitarbeitertafel aktualisieren

4. Ausweg anbieten

Copilot möchte möglichst immer eine Antwort geben – auch dann, wenn Informationen fehlen. Wenn Sie einen Ausweg angeben, vermeiden Sie erfundene Inhalte.

Formulierungsbeispiele:

„Sollte das Thema ‚XY‘ im Text nicht vorkommen, antworte bitte: "Das angefragte Thema wurde im Text nicht genannt."

„Wenn du das Thema nicht wie beschrieben beantworten kannst, antworte bitte: "Das angefragte Thema kann ich nicht beantworten."

Probieren Sie Copilot ruhig aus und stellen Sie viele Fragen – je klarer Ihre Anweisungen, desto besser die Ergebnisse. Achten Sie dabei jedoch immer darauf, keine personenbezogenen Daten einzugeben.

Wer eine neue Software sucht, sollte auf Hinweise zum Rechenzentrum (Cloud) achten, in dem die Daten gespeichert werden. Viele Software-Anbieter informieren auf ihrer Website und liefern erste Anhaltspunkte. Fragen Sie bei Bedarf weiter nach. Vor allem Personalunterlagen und weitere Dokumente mit personenbezogenen Daten, müssen gut geschützt und sicher aufbewahrt werden. 

Bleiben Sie stets gut informiert:

DSGVO: Die Datenschutz Grundverordnung dient dem Schutz der persönlichen Daten, die digital verarbeitet werden. Niemand möchte, dass Adresse, Lohnhöhe oder Gesundheitsdaten frei im Netz verbreitet werden. Besonders für Arbeitgeber, die personenbezogenen Daten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verarbeiten, müssen hierauf achten. Digitale Personalakten zum Beispiel sollten nur mit einer HR-Software (Human Resources = Personalwesen) verwaltet werden, die DSGVO-konform ist.

BDSG: Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ergänzt die Datenschutz‑Grundverordnung und gilt für Behörden und Unternehmen. Es regelt den Schutz personenbezogener Daten – sowohl am Computer als auch in Papierunterlagen, sofern diese in einer geordneten Ablage wie einem Ordner oder Register liegen.

GoBD: Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) legen fest, wie Unternehmen ihre steuerrelevanten Unterlagen - Buchführung - korrekt führen und aufbewahren müssen – egal ob digital oder auf Papier. Sie sorgen dafür, dass Daten vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit überprüfbar sind. Vereinfacht gesagt: Die GoBD geben Regeln vor, damit alle Buchführungsunterlagen, insbesondere die Belege, ordentlich verarbeitet werden und das Finanzamt bei Bedarf darauf zugreifen kann.

Abkürzungen im Zusammenhang mit der Digitalisierung von Entgeltunterlagen ab 2027:

BVV: Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) regelt, wie Unternehmen Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung führen müssen. Noch bis Ende 2026 sind Ausnahmen möglich, doch ab dem 01.01.2027 müssen alle vorgeschriebenen Unterlagen vollständig digital vorliegen – Papier allein reicht dann nicht mehr aus. Siehe Hinweis unter SGB IV.

SGB IV: Die aktuellen Änderungen im SGB IV (Sozial-Gesetzbuch) unterstützen die vollständige Digitalisierung der Entgeltunterlagen. Mit dem Siebten Gesetz zur Änderung des SGB IV wurde festgelegt, dass Arbeitgeber ab dem 01.01.2027 bestimmte Lohn‑ und Sozialversicherungsunterlagen verpflichtend digital führen müssen. Diese Vorgaben greifen eng mit der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) zusammen, die ebenfalls die elektronische Aufbewahrung regelt. Ziel ist eine vollständig digitale Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung und weniger Papieraufwand für Betriebe.

Hinweis: Eine digitale Personalakte kann die Umsetzung erleichtern, ist aber nicht gesetzlich vorgeschrieben. Unternehmen dürfen weiterhin eigene Lösungen wählen – digital, hybrid oder papierbasiert –, solange die ab 2027 vorgeschriebenen Entgeltunterlagen elektronisch vorliegen.

ISO und BSI: ISO 27001 ist ein internationaler Sicherheitsstandard für Informationssicherheits-Managementsysteme, der zeigt, dass der Anbieter die Daten schützt und unabhängig geprüft wird. Damit Sie sensible Personal‑ und Entgeltdaten sicher in einer HR‑Cloud ablegen können, lohnt sich ein Blick auf die Zertifizierungen und den Standort der Rechenzentren. Ideal ist eine DSGVO‑konforme Speicherung in Deutschland oder der EU.

Neben ISO 27001 helfen weitere Zertifikate bei der Orientierung – zum Beispiel ISO 27017 (Cloud‑Sicherheit), ISO 27018 (Schutz personenbezogener Daten in der Cloud) oder der BSI‑C5‑Standard. Letzterer stammt vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik und beschreibt klare Mindestanforderungen (Kontrollkatalog) für sichere Cloud‑Dienste.

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