Wohin mit Notizen und To-Do-Listen, die im Laufe des Bürotages entstanden sind? Namen und Telefonnummern, Log-In-Daten oder auch Kontonummern werden schnell mal notiert, um sie für die aktuelle Aufgabe am Schreibtisch nicht zu vergessen. Wie entsorge ich ein persönliches Anschreiben, das nicht aufbewahrt werden muss oder einen alten Versicherungsvertrag, der seit langem abgelaufen ist? Sensible Schriftstücke sollten im Agrarbüro mit einem Aktenvernichter - oder auch Schredder genannt - vernichtet werden.

Streifenschnitt oder Partikelschnitt, damit machen Schredder das Papier klein. Der Streifenschnitt ermöglicht, recht viele Blätter gleichzeitig zu zerstören und ist recht leise. Die Papierstreifen haben dafür ein ganz schön großes Volumen und können mit etwas Geduld einfach wieder zusammengesetzt werden. Aber genau das soll ja vermieden werden.

Mit dem Partikelschnitt ist dagegen eine höhere Sicherheitsstufe möglich, da die Schnipsel sehr klein sind und ein Zusammensetzen kaum möglich ist. Das Volumen des gehäckselten Papiers ist zudem geringer als beim Streifenschnitt, dafür ist das Schneidwerk eher etwas lauter. Die Anzahl der Blätter, die gleichzeitig geschreddert werden können, ist eher geringer, je nach Modell des Gerätes.

Wer sich einen Schredder kaufen möchte, kann zwischen den Sicherheitsstufen P-1 bis P-7 wählen. P steht für Papier. Je höher die P-Zahl, desto kleiner sind die geschredderten Partikel. Grundlage ist die DIN-Norm 66399. Ab P-4 wird immer in Partikel zerkleinert. P-4 und P-5 sind der mittlere Bereich und werden in der Regel für geheim zu haltendes Schriftgut eingesetzt – also auch für Ihre sensiblen Notizen und Dokumente. (Wikipedia)

Weitere wichtige Unterschiede, die beim Kauf beachtet werden sollten, sind die Breite des Blatteinzugs und die Anzahl der Blätter, die auf einmal geschreddert werden können. Autostart und Autostopp sind ebenfalls empfehlenswert. Dabei startet das Schneidwerk, sobald Papier in den dafür vorgesehenen Schacht gesteckt wird. Das Gerät stoppt ebenfalls automatisch, wenn alles durch das Schneidwerk zerkleinert wurde.

Ebenso ist ein dauerhafter Ein – und Aus-Modus praktisch im Agrarbüro. Die meisten gebräuchlichen Geräte sind nach 15 – 20 Minuten Dauerbetrieb erstmal am Ende ihrer Leistung und brauchen eine Pause. Die Lautstärke, das Gewicht und die Größe des Auffangbehälterskönnen sind weitere Kaufkriterien. Schauen Sie sich am besten die technischen Daten oder Produktdetails des Gerätes an und lassen Sie sich in Ihrem Fachgeschäft beraten.

Aktenvernichter gibt es in allen Preisklassen, und der Bedarf ist je nach Papieraufwand im Agrarbüro unterschiedlich. Es lohnt sich, die Merkmale der Geräte zu vergleichen und dann zu entscheiden. Wir haben für Sie unabhängig einige Hersteller-Websites herausgesucht, wo Sie sich weiter informieren können. Herstellerinformationen zu Aktenvernichtern und Modellbeschreibungen, zum Beispiel:

DAHLE^®     EBA     HSM^®     IDEAL     Rexel^® 

Auf dem Weg zum digitalen Agrarbüro spielt der Scanner eine entscheidende Rolle. „Welcher Scanner ist denn am besten geeignet?“ Diese Frage taucht in Seminaren immer wieder auf. Deshalb haben wir einige Informationen zusammengestellt, die Ihnen die Entscheidung für das ein oder andere Modell erleichtern können. Denn die Auswahl ist riesig!

Um möglichst viele Dokumente in kurzer Zeit einzuscannen ist der Dokumentenscanner eine gute Wahl. Das Papier wird von oben in eine Öffnung (Papier-Einzug) gesteckt und kommt am unteren Ende des Gerätes wieder heraus. Der Scanner nimmt durch seine vertikale Ausrichtung recht wenig Platz in Anspruch.

Dokumentenscanner kosten in der Regel zwischen 250 und 600 Euro. Darauf sollten Sie bei der Auswahl eines Dokumenten-Scanners achten:

1. Geradedrehen der Dokumente (Standard): Wenn auch etwas „schief“ gescannt wird, erscheint das digitale Dokument schön ordentlich.
2. Duplex-Funktion: Gleichzeitiges Einscannen von Vorder- und Rückseite (Standard)
3. OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition): Erkennt Buchstaben, Zahlen und Zeichen, obwohl die Datei eigentlich ein Bild ist. Damit ist eine umfangreiche Suchfunktion möglich. Sollte Ihr Scanner auf jeden Fall haben!
4. Anzahl der Blätter im Einzug / ADF (Automatischer Vorlagen-Einzug) oder Feeder (engl. Fütterer): Mit einem „Rutsch“ wird ein ganzer Papierstapel eingescannt, der Einzug erfolgt Blatt für Blatt automatisch. Die Anzahl der Blätter im Einzug spielt bei Ihrer Wahl eine wichtige Rolle. In der Regel können zwischen 25 und 60 Blätter auf einmal in das Eingabefach gelegt werden. Je mehr Sie scannen wollen, umso größer sollte die Zahl sein.
5. Papierformat: Können unterschiedliche Papierformate (z. B. kleiner Beleg und DIN A4-Rechnung) gleichzeitig in den Einzug gelegt werden? Das ist ja insbesondere bei der Beleg-Archivierung in der Buchführung wichtig!
6. Geschwindigkeit: Wird angegeben in Einzug (Seiten) pro Minute, z. B. 40, 50 oder 60 (Achtung: Geschwindigkeit sollte mit dpi-Wert korrelieren. Je höher die Geschwindigkeit, umso höher sollte auch der dpi-Wert sein.)
7. Auflösung in dpi: Die Auflösung wird in Pixel angegeben. Als Richtwert für Texte gilt ein Wert zwischen 300 und 600 dpi. Für Bilder und Dias liegt der Wert höher – bis zu 4000 dpi.
8. Scans pro Tag oder Tagesvolumen: Dieser Wert gibt an, wie viel der Scanner pro Tag schafft. Zum Beispiel 1500 oder 3500 Scans. Machen Sie eine Bestandsaufnahme: Wie viele Dokumente wollen Sie pro Tag scannen?
9. Kompatibel mit eigenem PC-Betriebssystem: Achten Sie auf die Angabe, ob der Scanner für Windows, Mac oder Linux geeignet ist. Er muss zu Ihrem PC-Betriebssystem passen.
10. WLAN Verbindung möglich? Oder reicht ein USB-Anschluss? Wie ist die Situation in Ihrem Büro?
11. Gewicht: Soll das Gerät immer an derselben Stelle stehen? Oder soll es auch mal mobil genutzt werden? Achten Sie dann auf das Gewicht!
12. Schnittstellen mit anderen Software-Programmen: Mit welchem Programm arbeiten Sie weiter, um die eingescannten Dokumente zu verwalten, z. B. digitale Belegarchivierung mit Buchführungs-Software? Passen die Geräte zueinander, gibt es Schnittstellen? Sprechen Sie am besten mit Ihrer Buchstelle oder dem Anbieter Ihres Buchführungsprogramms.
13. Flachbettscanner integriert: Einige Dokumentenscanner haben zusätzlich einen Flachbettscanner integriert. Das unterscheidet den Scanner schon optisch von den anderen. Nützlich ist er dann, wenn auch gebundene Dokumente gescannt werden müssen. Wenn Sie aber bereits ein Multifunktionsgerät haben, können Sie ja auch damit einige gebundene Dokumente einscannen.
14. Netzwerk: Nicht alle Scanner sind als Netzwerkgerät geeignet, so dass Sie von mehreren PCs Zugriff haben. Überlegen Sie, ob das für Sie wichtig ist oder in Zukunft mit sein könnte. Zum Beispiel, wenn Sie im Büro eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter einstellen.
15. Fernwartung, Support: Wenn’s mal nicht so klappt wie gehofft, ist es hilfreich, wenn Sie einen Hersteller oder Fachhändler wählen, der einen Support anbietet, wo Sie anrufen und nachfragen können.
16. Farbtiefe: In der Regel ist der Standard-Wert von 24 Bit ausreichend. Es sei denn, Sie haben hohe Ansprüche an das Scan-Ergebnis, zum Beispiel bei Bildern.
17. Handhabung: Technische Daten und Zahlen sind wichtig und hilfreich, aber: Das Gerät muss Ihnen auch gefallen. Wie sind die Tasten angeordnet? Welcher Logik folgen sie? Wie intuitiv ist das Gerät für Sie nutzbar? Welche Farbe soll es sein, um zur Einrichtung zu passen?
18. Software: Zum Scanner gehört eine Software. Wünschen Sie dabei eine Cloud-Verbindung, um Daten auch dort zu sichern? Ist eine Verbindung zum Smartphone gewünscht (App)?
19. Beleg-Archivierung: Wenn Sie Belege für die Buchführung einscannen möchten, fragen Sie Ihre Steuerberatung! Die Belegarchivierung muss den GoBD entsprechen!