Aufbewahrungsfristen
26.08.2026
Wer alte Papierakten entsorgen möchte, steht oftmals vor der Frage, ob die Dokumente entsorgt werden dürfen oder nicht. In der Regel sind Aufbewahrungsfristen in den entsprechenden rechtlichen Grundlagen oder in behördlichen Bescheiden zu finden. Wir haben für Sie nachgeschaut:
Förderunterlagen
Eine einheitliche Frist für Förderunterlagen gibt es nicht. Entscheidend sind vielmehr die jeweilige Fördermaßnahme und der Förderzeitraum. Die maßgebliche Aufbewahrungsfrist finden Sie im Grundantrag (Antrag) oder im Zuwendungs- bzw. Bewilligungsbescheid unter dem Punkt Verpflichtungen. Rechtliche Grundlage ist in der Regel die jeweilige Förderrichtlinie oder Verordnung.
Bei aktuellen Agrarumweltmaßnahmen (AUM) ist beispielsweise im Grundantrag festgelegt, dass die für Antragstellung und Kontrollen relevanten Unterlagen sechs Jahre ab Ende des Verpflichtungszeitraums aufzubewahren sind, soweit keine längeren gesetzlichen Fristen bestehen.
Die Angaben in älteren Anträgen und Bescheiden zu landesspezifischen Fördermaßnahmen oder verschiedenen Tierprämien sind vergleichbar, unterscheiden sich jedoch hinsichtlich Beginn und Dauer der Aufbewahrungsfrist. In der Regel liegen diese Fristen zwischen vier und zehn Jahren. Informationsquellen und Rechtsgrundlage sind auch hier neben dem Antrag und dem Bewilligungsbescheid die jeweiligen Richtlinien.
Zur Aufbewahrungsfrist gehört früher wie heute der Hinweis, dass andere oder längere Aufbewahrungsfristen für die Förderunterlagen unberührt bleiben. Dazu zählen beispielsweise steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen. Diese betragen, abhängig von der Art der Unterlagen, aktuell 10, 8 oder 6 Jahre. Ansprechpartner hierfür ist die steuerliche Beratung.
Für den Sammelantrag gilt eine Aufbewahrungspflicht für Unterlagen und Belege, die für die Antragstellung und Kontrollen relevant sind. Sie sind sechs Jahre ab der Antragsbewilligung aufzubewahren. Auch hier gilt die Einschränkung, dass längere Aufbewahrungsfristen nach anderen Rechtsvorschriften Vorrang haben.
Beim AFP (Agrarinvestitionsförderungsprogramm) ist zusätzlich auf die sogenannten Zweckbindungsfristen für Gebäude, Stallanlagen oder technische Einrichtungen zu achten. Diese führen dazu, dass Unterlagen deutlich länger aufbewahrt werden müssen. Denn während der Zweckbindungsfrist können Nachweise über die geförderte Investition weiterhin erforderlich sein.
Bevor Förderunterlagen vernichtet werden, sollte immer geprüft werden, ob neben der förderrechtlichen Frist noch andere Aufbewahrungspflichten, zum Beispiel aus dem Steuerrecht, bestehen. Maßgeblich ist stets die jeweils längere Frist.
Aufzeichnungen im Pflanzenschutz
Die Aufzeichnungen zu Pflanzenschutzmaßnahmen sind unverzüglich zu erstellen. Sie müssen mindestens drei Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem 1. Januar des Jahres, das auf das Jahr der Erstellung der Aufzeichnung folgt. Weitere Informationen des Pflanzenschutzdienstes NRW
DURCHFÜHRUNGSVERORDNUNG (EU) 2023/564 DER KOMMISSION vom 10. März 2023 betreffend den Inhalt und das Format der gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1107/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates von den beruflichen Verwendern geführten Aufzeichnungen über Pflanzenschutzmittel
Aufzeichnungen zur Düngung
Die nach der Düngeverordnung erforderlichen Aufzeichnungen sind sieben Jahre nach Ablauf des jeweiligen Düngejahres aufzubewahren. Auf Anforderung müssen sie der zuständigen Behörde vorgelegt werden. Gesetzestext
Tierarzneimittelaufzeichnungen
Die Nachweise sind übersichtlich und allgemein verständlich zu führen. Sie müssen mindestens fünf Jahre ab ihrer Erstellung in dem Tierhaltungsbetrieb aufbewahrt werden, in dem die Tiere zum Zeitpunkt der Verabreichung des genannten Tierarzneimittels gehalten wurden. Auf Verlangen sind die Unterlagen der zuständigen Behörde vorzulegen.
Fazit
Aufbewahrungsfristen sind nicht immer einfach zu überblicken. Daher lohnt es sich, vor dem Aussortieren alter Unterlagen noch einmal einen Blick in die geltenden Vorschriften sowie in Anträge, Bewilligungs- und Förderbescheide zu werfen. Die Verantwortung für eine rechtskonforme Aufbewahrung und Entsorgung liegt beim Betrieb. Im Zweifel ist es oft die sicherere Lösung, Unterlagen noch etwas länger aufzubewahren. Unterstützung bieten dabei beispielsweise die Steuerberatung oder die zuständige Behörde.
Weitere Informationen
Information der IHK Köln zur Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen